-Menos papel é mais+
1. Introdução
Economizar papel é uma prática importante para a redução do desflorestamento e diminuição da poluição, contribuindo para a sustentabilidade do meio ambiente. Além disso, gera economia nos gastos públicos, uma vez que o uso de papel acarreta custos significativos com compra de materiais, impressão e armazenamento. Por isso, é extremamente relevante repensar o uso do papel de forma a reduzir o seu consumo. Pensando nessa problemática, o laboratório de inovação do Tribunal Regional Eleitoral de Pernambuco (TRE-PE) decidiu se debruçar sobre esse tema em busca de possíveis soluções. Nasceu, a partir dessa iniciativa, o projeto -Menos Papel é Mais+, que pretende atuar em várias frentes com foco na mudança de cultura acerca da necessidade da impressão de documentos.
2. Descrição do Projeto
- Público-alvo
Magistrados/as, servidores/as e estagiários/as (público interno) e eleitores/as (público externo)
- Problemas
- Predomínio de uma cultura de credibilidade apenas de documentos impressos;
- Desconhecimento ou conhecimento insuficiente das ferramentas digitais que substituem a necessidade do impresso;
- Aumento no consumo de papel pelo TRE-PE.
- Objetivo
O objetivo geral do projeto é fazer servidores/as, magistrados/as, estagiários/as (público interno) e eleitores/as (público externo) repensarem o uso do papel impresso, de forma que haja uma redução significativa do consumo deste material e dos impactos causados pela impressão.
Os objetivos específicos são:
- Redução do uso do papel utilizado para imprimir título de eleitor, certidões e declarações emitidas pelos cartórios eleitorais;
- Incentivar o uso do aplicativo e-título e outras ferramentas digitais da Justiça Eleitoral;
- Divulgar as diversas funcionalidades das ferramentas;
- Fomentar uma consciência ambiental nos públicos interno e externo;
- Promover a sustentabilidade.
- Colaboração
Este projeto é desenvolvido em colaboração com o Tribunal Regional Eleitoral do Ceará TRE-CE, articulado por meio de seu Laboratório de Inovação, o LIODS TRE-CE. As atribuições cabíveis aos parceiros (TRE-PE e LIODS TRE-CE), como previsto em memorando de intenções, estão descritas na seção 6 (etapas do projeto). Espera-se que esta parceria gere soluções que sejam extensíveis a outros Tribunais Eleitorais.
- Inovação aplicada
As ideias que nasceram no projeto pretendem repensar o uso de papel impresso no ambiente institucional. No decorrer do projeto serão implementados novos produtos e métodos organizacionais, com mudanças de processos de trabalho, repensando a real necessidade da impressão de certidões, declarações e títulos de eleitor.
Ao final espera-se a geração de valor para o TRE-PE, ao agregar uma imagem de uma instituição que promove a sustentabilidade, ao reduzir o consumo de recursos e gerar uma maior economia dos gastos públicos, colaborando para um desenvolvimento sustentável.
- Benefícios esperados
- Reduzir o consumo de papel;
- Reduzir os gastos embutidos na impressão (outsourcing, toner, energia elétrica, manutenção, transporte de material);
- Fomentar a consciência ambiental e promoção da sustentabilidade;
- Reduzir a geração de resíduos;
- Conscientizar nossos clientes (eleitores/as) de como nossas ferramentas digitais podem facilitar suas demandas relacionadas ao cadastro eleitoral;
- Inspirar as instituições e a sociedade em geral sobre a importância da redução de consumo de recursos, neste caso, do papel.
3. Alinhamento estratégico
O projeto está alinhado a dois instrumentos de gestão do Tribunal:
a. Planejamento Estratégico Institucional (PEI ciclo 2021-2026) no seu objetivo 8, qual seja, Fortalecer boas práticas de gestão socioambiental e acessibilidade;
b. Plano de Logística Sustentável (PLS, ciclo 2021-2026) relativo ao Índice de redução de consumo de papel.
4. Alinhamento com os Objetivos de Desenvolvimento Estratégico (ODS) da Agenda 2030
O projeto visa a promoção do consumo consciente do papel, resultando na redução desse consumo e uma maior economicidade dos gastos públicos, assim como a geração de menos resíduos no ambiente. Portanto, está alinhado ao seguintes ODS's da Agenda 2030:
ODS 12 - Consumo e produção responsáveis
ODS 11 - Cidades e comunidades sustentáveis
5. Metodologia: Design Thinking/Duplo Diamante
A metodologia adotada no desenvolvimento do projeto é o Design Thinking. Trata-se de uma abordagem centrada no ser humano para a resolução de problemas e inovação, e tem sido aplicada com uma frequência cada vez maior pelos órgãos públicos.
Sua metodologia segue cinco etapas principais:
Empatia: Entender profundamente as necessidades e desafios do público afetado pelo problema. Isso é feito através de entrevistas, observações e pesquisas para captar perspectivas e experiências variadas.
Definição: Sintetizar as informações coletadas na fase de empatia para identificar problemas e oportunidades específicas. Essa etapa envolve a formulação clara do problema que o projeto busca resolver.
Ideação: Gerar uma ampla gama de ideias e possíveis soluções através de diversas técnicas criativas. Encoraja-se a participação colaborativa para explorar diferentes ângulos e abordagens.
Prototipagem: Desenvolver versões simplificadas das melhores ideias para testar e validar suas viabilidades.
Teste: Avaliar os protótipos com usuários reais, coletando feedbacks para refinar e melhorar as soluções. Essa etapa pode revelar novos insights, levando a ajustes iterativos no projeto.
Aliamos ao Design Thinking o modelo visual Duplo Diamante, desenvolvido pelo Design Council do Reino Unido, que descreve o processo de design em quatro fases distintas: Descobrir, Definir, Desenvolver e Entregar.
Primeiro Diamante (Exploração do Problema):
Descobrir (Divergir): Corresponde à fase de Empatia no Design Thinking. Aqui, o objetivo é explorar e entender profundamente o problema, coletando informações diversas através de pesquisa, entrevistas e observações.
Definir (Convergir): Equivalente à fase de Definição no Design Thinking. As informações coletadas são sintetizadas para definir claramente o problema a ser resolvido.
Segundo Diamante (Exploração da Solução):
Desenvolver (Divergir): Corresponde à fase de Ideação no Design Thinking. Envolve a geração de uma ampla gama de ideias e possíveis soluções para o problema definido, promovendo a criatividade e a colaboração.
Entregar (Convergir): Abrange as fases de Prototipagem e Teste do Design Thinking. Nesta fase, protótipos das soluções são desenvolvidos e testados, refinando as ideias com base no feedback até chegar à solução final.
Ao aplicar o Duplo Diamante no contexto do Design Thinking para órgãos públicos, o processo se torna estruturado e claro, facilitando a identificação de problemas reais e a criação de soluções eficazes. Este modelo ajuda a garantir que tanto a compreensão do problema quanto o desenvolvimento da solução sejam abordados de forma abrangente e sistemática.
6. Etapas do Projeto
Apresentamos as fases de desenvolvimento do projeto, indicando as participações do nosso parceiro (TRE-CE):
6.1 Descoberta
Objetivo: Definir dentre os diversos aspectos do órgão que podem e devem ser tratadas pelo laboratório de inovação. Coletar informações para serem tratadas durante as reuniões.
Responsável: Laboratório de Inovação TRE-PE.
Entrega: Reuniões entre conselho deliberativo e laboratoristas. Realização de entrevistas.
Descrição: Desde o início de fevereiro de 2024 são realizadas reuniões semanais com laboratoristas e conselho deliberativo, discutindo os problemas encontrados e desafios enfrentados pela administração. Nessa fase foram aplicadas as dinâmicas "matriz CSD" e "mapa de atores", além da realização de entrevistas com diversos setores da sede e alguns cartórios eleitorais.
6.2 Definição
Objetivo: Análise das informações coletadas por meio de dinâmicas para definição do escopo a ser tratado.
Responsável: Laboratório de Inovação TRE-PE.
Entrega: Canvas e documentos de dados com definição do problema.
Descrição: Foram criados canvas com criação de personas, realizada as dinâmicas "jornada do usuário", "mapa de empatia" e "5 por quês" (resultado abaixo) para definir quais os problemas-raiz que deverão ser enfrentados.
6.3 Desenvolvimento
Objetivo: validar os principais desafios e gerar ideias iniciais de solução.
Responsável: Laboratório de Inovação TRE-PE.
Entrega: Canvas e documentos contendo ideias e insights.
Descrição: Realização de dinâmicas de ideação aplicadas aos laboratoristas: Crazy 8 (canva abaixo), T-bar format e round robin.
Encaminhamento: Relatório resumido com fechamento da ideia.
6.4 Entregas
Objetivo: desenvolver versões simplificadas das melhores ideias para testar e validar suas viabilidades.
Envolvidos: Laboratório de Inovação TRE-PE e Alysson Diniz, Assessor do LIODS TRE-CE.
6.4.1 Prototipação
Etapa 1:
Entrega do produto 1:
Posts para redes sociais (Instagram/Facebook) direcionados para todo o eleitorado pernambucano instruindo sobre os canais digitais de consulta ao local de votação. O intuito é evitar a alta quantidade de impressões de certidões pelos cartórios eleitorais.
Entrega do produto 2:
Posts para redes sociais (Instagram/Facebook) direcionados para todo o eleitorado pernambucano desestimulando o uso do titulo impresso e divulgando todos os benefícios do uso do aplicativo e-título.
Descrição: O intuito é fazer campanhas com mensagens diretas, utilizando a linguagem dos "trends" das redes sociais, de forma a se tornarem potenciais conteúdos virais, com grande quantidade de compartilhamento.
Encaminhamento: o Laboratório de Inovação TRE-PE fará o detalhamento dos materiais e encaminhará para produção da Assessoria de Comunicação Social - ASCOM. Após minutadas, as peças serão encaminhadas para o LIODS TRE-CE para análises e sugestões de adequação à linguagem simples.
Etapa 2:
Entrega do produto 3:
Divulgação dos conteúdos pelo projeto TV Corporativa, que visa ampliação da disponibilização de TVs/Monitores nos cartórios eleitorais, veiculando campanhas de conscientização sobre o consumo de papel e estimulando o uso do e-título.
Entrega do produto 4:
Disponibilização de wi-fi inicialmente em todas as centrais e depois em todos os cartório, como incentivo do download e configuração do e-título com auxílio de um/a colaborador/a.
Descrição: O intuito é que as campanhas desenvolvidas sejam veiculadas em TVs/monitores dentro dos locais de atendimento de eleitores/as, para que sejam consumidas no momentos da espera pelo atendimento, facilitando o convencimento pelo/a servidor/a sobre opção de não impressão do título. No segundo momento, havendo possibilidade técnica, seriam disponibilizados pontos de wi-fi nos cartórios, aberto para uso dos clientes (eleitores/as), de forma a mitigar o risco da não aderência ao e-título por falta de acesso à internet.
Encaminhamento: o Laboratório de Inovação TRE-PE oficializará a demanda para a Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação - STIC para verificação da viabilidade de implantação das soluções sugeridas.
6.4.2 Testagem e acompanhamento
Objetivo: implantar a solução proposta (divulgação da campanhas nas redes sociais) e acompanhar os resultados (etapa 1)
Responsáveis: ASCOM-TRE-PE / Laboratório de Inovação TRE-PE / Seção de Almoxarifado - SEAL / Colaboração do LIODS TRE-CE / Assessoria de Gestão Socioambiental - AGS
Entrega: Relatórios de análise de dados de alcance X dados de consumo de papel nos cartórios eleitorais.
Descrição: Os primeiros conteúdos serão postados sem impulsionamento em agosto de 2024. Serão analisados os dados de alcance. Após, serão realizadas as mesmas postagens com impulsionamento pago pelo TRE-PE, por meio de contrato vigente. Serão analisados os dados e confrontados com os dados das postagens anteriores (testagem A/B).
Será realizado levantamento com cartórios eleitorais para observar se houve uma efetiva diminuição na procura por impressão de forma presencial (por meio de aplicação de formulários).
Os resultados serão discutidos de volta no laboratório para que sejam avaliados: a necessidade de impulsionamento; se houve algum segmento que não foi alcançado e repensar o material específico para esse público, dentre outras descobertas após análise dos dados.
7. Cronograma
O projeto -Menos papel é mais+ envolverá diversas etapas e processos, com duração até maio de 2026. Nesse primeiro momento, com as atividades aqui descritas, foram definidos os seguintes prazos:
Etapa 1:
Produto 1 - sem impulsionamento: agosto de 2024.
Produto 1 - com impulsionamento: setembro de 2024.
Produto 2 - a partir de novembro de 2024.
Reavaliações trimestrais, a partir de 2025.
Etapa 2:
Oficina de prototipação - novembro de 2024.
Envio de projeto para alta gestão (por envolver custos e infraestrutura) - dezembro de 2024.
Produto 3 - fevereiro de 2025.
Produto 4 - início de 2026.
Reavaliações trimestrais, a partir de 2025.
8. Resultados até o momento
Esta seção relata os resultados aferidos até o momento. Ela será, portanto, atualizada conforme o andamento do projeto. As seções aqui descritas fazem referência, em ordem, às etapas definidas na seção 6: reunião de imersão, oficina de definição do desafio e geração de ideias, prototipação de solução.
- Reuniões
Inicialmente, em fevereiro de 2024, foi realizada uma reunião de imersão com a finalidade de debater acerca dos principais desafios. Desde então, são realizadas reuniões semanais com os/as integrantes do laboratório de inovação, das quais resultaram as etapas concluídas definidas acima.
Legenda: Reunião semanal realizada na sede do laboratório de inovação do TRE-PE
- Oficina de prototipação
No que se refere a etapa descrita na seção 6.3, no dia 27/05/2024 foi realizada uma oficina sob a orientação do representante do LIODS TRE-CE, Alysson Diniz, que compartilhou suas experiências como Assessor do Laboratório de Inovação, bem como auxiliou os/as laboratoristas do TRE-PE a prototiparem o produto do presente projeto.
Oficina de prototipagem conduzida por Alysson Diniz, do TRE/CE.
Notícia veiculada na página de internet do TRE-PE
Link da matéria: https://www.tre-pe.jus.br/comunicacao/noticias/2024/Maio/laboratoristas-de-inovacao-do-tre-pe-participam-de-oficina-em-parceria-com-o-tre-ce
Protótipo de Solução
O produto será desenvolvido pela Assessoria de Comunicação Social (ASCOM) do TRE-PE. Serão produzidas de 4 a 6 peças (imagens e/ou vídeos), utilizando a linguagem dos "trends" das redes sociais, de forma a se tornarem potenciais conteúdos virais, com grande quantidade de compartilhamento. Os conteúdos serão publicados, no primeiro momento, nas redes sociais do Tribunal (Instagram e Facebook), e, num segundo momento, nas TV's dos Cartórios Eleitorais. Abaixo, esboço de uma publicação:
Evidências de entrega (atualizado em março de 2025)
O projeto já tem várias ações entregues, conforme abaixo elencado:
Entrega do produto 1:
Posts para redes sociais (Instagram/Facebook) direcionados para todo o eleitorado pernambucano instruindo sobre os canais digitais de consulta ao local de votação. O intuito é evitar a alta quantidade de impressões de certidões pelos cartórios eleitorais.
Resultado: Foram realizadas várias postagens com o mesmo sentido, a exemplo destas https://www.instagram.com/p/C_vHzuix6i4/?igsh=MWtmY2oxdjNoOTU4Mw== ttps://www.instagram.com/p/C-qbhy1uH6h/?img_index=3&igsh=cnphZmZhYzQ2Y2hl
Entrega do produto 2:
Posts para redes sociais (Instagram/Facebook) direcionados para todo o eleitorado pernambucano desestimulando o uso do titulo impresso e divulgando todos os benefícios do uso do aplicativo e-título.
Resultado: Foram realizadas várias postagens com o mesmo sentido, a exemplo destas
https://www.instagram.com/p/C_vHzuix6i4/?igsh=MWtmY2oxdjNoOTU4Mw==
https://www.instagram.com/p/DE0tvVPOyAI/?img_index=2&igsh=MTJ2bzBqZDhmd2I2MA==
https://www.instagram.com/p/DGDn_a_R3t3/?img_index=1&igsh=MTlpNHJtdjFqM2Z0NQ==
Entrega do produto 3:
Divulgação dos conteúdos pelo projeto TV Corporativa, que visa ampliação da disponibilização de TVs/Monitores nos cartórios eleitorais, veiculando campanhas de conscientização sobre o consumo de papel e estimulando o uso do e-título.
Resultado: Estão sendo veiculados conteúdos de estímulo ao uso do e-título nas TVs corporativas na Centrais de Atendimento.
Entrega do produto 4:
Disponibilização de wi-fi inicialmente em todas as centrais e depois em todos os cartório, como incentivo do download e configuração do e-título com auxílio de um/a colaborador/a.
Resultado: Está em processo de contratação via SEI 0011884-02.2023.6.17.8000 a inclusão do acesso WiFi nas sedes de pólo e centrais de atendimento do Estado com a liberação de acesso ao público de eleitores, porém, com restrição de tempo. A previsão de conclusão da disponibilização é dezembro de 2025.
- E-mail do laboratório: lab.inovacao@tre-pe.jus.br