TJ Unifica - Linguagem Simples nas Varas de Família e Sucessões de Natal (Parceria TRE-RN / TJRN)
Identificação do Projeto - TJ Unifica - Varas de Família e Sucessões de Natal
O PotiLab, com apoio da Escola da Magistratura do Rio Grande do Norte (ESMARN), proporcionou capacitação específica na área de inovação com o curso “Design Thinking Aplicado ao Setor Público”, tendo aberto inscrições para membros dos laboratórios de inovação da rede público do Estado https://www.esmarn.tjrn.jus.br/index.php/comunicacao/noticias/2030-esmarn-promove-formacao-de-magistrados-e-servidores-em-inovacao-no-curso-design-thinking-aplicado-ao-setor-publico-2). Durante a capacitação e com aplicação da abordagem do Design Thinking, surgiu a ideia de desenvolver uma solução baseada na linguagem simples. O projeto de inovação foi intitulado TJ Unifica, tendo participado de sua elaboração o laboratório AlziraInova do Tribunal Regional Eleitoral do Rio Grande do Norte (TRE-RN), sob a coordenação da juíza eleitoral Ana Paula Barbosa dos Santos Araújo Nunes, bem como servidores do Tribunal de Justiça do Rio Grande do Norte. Este projeto visa adotar, no âmbito das Varas de Família e Sucessões de Natal (Justiça Estadual), a Linguagem Simples em documentos de despachos judiciais. O projeto é realizado em colaboração com os laboratórios de inovação AlziraInova e PotiLab, garantindo uma abordagem multidisciplinar e inovadora. A seguir, será apresentado um breve descritivo do projeto e as principais iniciativas em andamento.
- Nome do Projeto: TJ Unifica - Varas de Família e Sucessões de Natal
- Área de Atuação: Secretaria Unificada das Varas de Família e Sucessões de Natal
- Início do Projeto: março/2024
- Término Previsto: setembro/2024
- Responsáveis pelo Projeto: Drª Ana Paula Barbosa dos Santos Araújo Nunes e Dr. Diego de Almeida Cabral
- Integrantes:
- ANA ELISA DE VASCONCELOS IGLESIAS OLIVEIRA
- ANA PAULA BARBOSA DOS SANTOS ARAÚJO NUNES
- ANA PRISCILIA LIMA LEITE MAIA
- GLAUDSON LIMA PINHEIRO MARIA
- RUTH BEZERRA MAIA DE HOLLANDA
- PAULA LUCIANA TAVARES DE LIRA DE LIMA GÓES MARANHÃO
- YASMIN MEDEIROS
- Parceria: AlziraInova (TRE-RN) e PotiLab (TJRN)
- Alinhamento com os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS) da Agenda 2030:
- ODS 8 (Meta 8.2): O projeto promove a eficiência e a modernização dos procedimentos judiciais através da aplicação de abordagens inovadoras como o design thinking e a Linguagem Simples.
- ODS 10 (Meta 10.3): A utilização de Linguagem Simples torna os despachos judiciais mais acessíveis e compreensíveis para todas as partes, independentemente de seu nível de escolaridade ou conhecimento jurídico, promovendo a inclusão e a equidade.
- ODS 16 (Metas 16.3, 16.6, 16.10): O projeto TJ Unifica está alinhado com o ODS 16, que visa promover a paz, a justiça e instituições eficazes. Especificamente, ele atende às metas 16.3, 16.6 e 16.10. A simplificação da linguagem nos despachos judiciais facilita a compreensão e o cumprimento das decisões, promovendo maior transparência e eficiência no sistema judiciário. O projeto busca melhorar a clareza e a eficiência da comunicação no judiciário, contribuindo para o fortalecimento de instituições mais transparentes e responsáveis. Além disso, a adoção de Linguagem Simples nos documentos judiciais facilita o acesso à informação para todos os cidadãos, assegurando uma comunicação mais inclusiva e acessível.
Situação-Problema
A Secretaria Unificada das Varas de Família e Sucessões de Natal enfrenta dificuldades com o cumprimento de despachos genéricos, que exigem reanálises constantes e resultam em desperdício de tempo. A linguagem técnica e prolixa dos despachos judiciais dificulta a compreensão pelas partes interessadas e pelos servidores, causando retrabalho, erros e baixa eficiência. Para solucionar essa questão, o projeto TJ Unifica propõe a aplicação das regras da Linguagem Simples, tornando os despachos mais claros e acessíveis. Isso não apenas facilita a compreensão e o cumprimento das determinações judiciais, mas também gera maior segurança jurídica, aumenta a eficiência e melhora a comunicação entre o Judiciário e a sociedade civil.
PLANO DE AÇÃO: Oficina de Linguagem Simples nos Despachos Judiciais
1. Objetivos da Oficina
1.1. Objetivo Geral:
Utilizando a abordagem do design thinking, testar e experimentar a aplicação das regras de Linguagem Simples nos despachos proferidos na Secretaria Unificada das Varas de Família e Sucessões de Natal.
1.2. Objetivos Específicos:
- a) Simular o cumprimento dos despachos para avaliar se a aplicação da Linguagem Simples facilita ou dificulta a atividade dos servidores.
- b) Revisar a linguagem dos despachos para verificar se as palavras, termos e estrutura são facilmente compreensíveis.
- c) Analisar se os despachos atendem aos requisitos legais e se podem ser inseridos como modelos no sistema PJe.
- d) Coletar feedback dos participantes para refinamento e melhorias contínuas dos modelos de despachos.
2. Identificação dos Participantes (Público-Alvo)
Deverão ser identificados servidores, magistrados, advogados e cidadãos que participarão da oficina. É essencial incluir pessoas com diferentes níveis de experiência e conhecimento para garantir uma perspectiva diversificada.
Participantes
- Servidores: 08 pessoas (05 servidores e 03 chefes de setores) da Secretaria Unificada das Varas de Família e Sucessões de Natal
- Magistrados: 08 titulares das Varas de Família e Sucessões de Natal
- Assessores: 08 pessoas das Varas de Família e Sucessões de Natal
Total: 24 pessoas
3. Preparação do Material e Recursos
Deverá ser organizado o ambiente do laboratório de inovação para acomodar os participantes em quatro estações simultâneas. Disponibilizar material de apoio, incluindo o “Guia de Despacho Eficiente”, amostras de despachos atualmente utilizados, modelos propostos e instrumentos para registrar avaliações, sugestões e entrevistas.
4. Programação
4.1. Introdução (20min)
Apresentar o contexto e a importância da simplificação e padronização dos despachos judiciais. Explicar como a Linguagem Simples pode melhorar a eficiência, a qualidade e a comunicação no processo judicial.
4.2. Atividades Simultâneas (08:50 – 10:00 / coffee break de 10min / 10:10 – 11:30)
4.2.1. Simulação de Cumprimento
Atividade: Simular o cumprimento dos despachos que foram minutados com a referência da Linguagem Simples.
Participantes: 06 servidores.
Avaliação: Realizar entrevistas para coletar feedback sobre a clareza, especificidade e facilidade de cumprimento dos despachos.
4.2.2. Revisão Coletiva
Atividade: Participantes lerão os modelos de despachos individualmente, anotando termos e frases incompreensíveis. Posteriormente, compartilharão suas observações e sugerirão alternativas mais simples.
Participantes: 02 servidores, 02 magistrados e 02 assessores.
Avaliação: Identificar palavras e termos difíceis e propor substituições mais compreensíveis.
4.2.3. Elaboração e Avaliação no PJe
Atividade: Participantes utilizarão o sistema de gestão processual (PJe) em ambiente de treinamento para elaborar despachos utilizando os novos modelos.
Participantes: 03 magistrados e 03 assessores.
Avaliação: Avaliar a facilidade de elaboração e identificar melhorias possíveis no sistema e nos modelos de despachos.
4.2.4. Análise Legal e Operacional
Atividade: Comparar os modelos de despachos simplificados com os utilizados atualmente, verificando se atendem aos requisitos legais e são operacionais.
Participantes: 03 magistrados e 03 assessores.
Avaliação: Identificar pontos fortes e fracos dos novos modelos e sugerir melhorias.
4.3. Fechamento (11:30 – 12:00)
Coletar todos os registros e avaliações feitas pelos participantes. Organizar as informações em relatórios ou mapas de calor para análise posterior.
5. Iteração do Processo de Design thinking
Após a oficina, será agendada uma reunião com o grupo de trabalho responsável para apresentar e discutir os resultados obtidos. Durante esta reunião, serão analisados os feedbacks coletados e, se necessário, serão redefinidos, idealizados e prototipados novos modelos de despachos. O objetivo é buscar melhorias contínuas por meio de um processo iterativo de design thinking.
É importante lembrar que a abordagem de design thinking é iterativa, o que significa que suas etapas não são estanques nem linearmente progressivas. Sempre será possível retornar a qualquer etapa do processo (definição do problema, ideação ou prototipagem) para buscar melhorias colaborativas, especialmente durante momentos de divergência e convergência, conforme ilustrado pelo conceito do “duplo diamante”.
Considerações Finais
O projeto TJ Unifica - Varas de Família e Sucessões de Natal tem como objetivo transformar a redação e compreensão dos despachos judiciais elaborados pelos gabinetes, aplicando as regras da Linguagem Simples para tornar o cumprimento pelos setores da Secretaria Unificadas das Varas de Família e Sucessões de Natal. A utilização da abordagem do design thinking assegurará uma solução centrada no ser humano, promovendo uma comunicação clara e efetiva, que beneficiará servidores, magistrados, advogados e todas as partes envolvidas nos processos judiciais.
Além de testar a aplicação do “Guia de Despacho Eficiente”, a oficina pretende fomentar uma cultura de clareza e acessibilidade no Judiciário, facilitando a compreensão e execução das determinações judiciais. Esta iniciativa contribuirá significativamente para a melhoria da eficiência operacional, para a padronização dos fluxos e procedimentos operacionais e para o fortalecimento da confiança e transparência.
- E-mail do laboratório: potilab@tjrn.jus.br