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Oficina de Cocriação de Iniciativas Estratégicas

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Buscar, por meio da Oficina de Cocriação, a elaboração de soluções para os problemas identificados pelas Varas do Trabalho no processo de desdobramento da estratégia organizacional.

Benefícios do projeto

- Alinhamento estratégico entre a visão e os objetivos de uma organização e as atividades rotineiras dos servidores da área fim

- Disseminação da estratégia organizacional de forma clara e eficaz, garantindo que todos os membros da equipe entendam seu papel na consecução dos objetivos estratégicos

- Estabelecimento de prioridades claras, identificando as iniciativas mais importantes para alcançar os objetivos estratégicos através da ferramenta de Design Thinking

- Proporcionar às áreas finalísticas o papel de colaboradores diretos na busca de ideias que melhorem a rotina de trabalho, criando-se um senso de comprometimento e pertencimento de colaboradores no papel decisório das ações da alta administração

- Compreender claramente os objetivos estratégicos do órgão e como suas funções individuais contribuem para esses objetivos

- Envolver os colaboradores em todo o processo de planejamento estratégico relacionado à sua área e na definição dos planos de ação  para que estes sejam cumpridos  

- Adoção do conceito de Design Thinking de foco central no usuário para tornar o processo de desdobramento da estratégia mais democrático e participativo.

Justificativa sobre o aspecto inovativo

Segundo West et al. (2014), a gestão estratégica possui alguns objetivos importantes e ideais no contexto da organização, como: a criação de laços promovendo um senso de propósito e valores compartilhados; criação de uma identidade e um direcionamento, com orientações para apoiar as tomadas de decisões, além de facilitar o entendimento do presente; a visão de futuro e o reconhecimento de sinais que sugerem mudanças; a construção de uma cultura de comunicação em todos os níveis e sentidos (vertical e horizontal), apoiando a governança da organização; a melhoria do desempenho financeiro, independente se a instituição é pública ou privada, na perspectiva de sustentabilidade institucional; o incentivo à inovação e à transformação na organização, a fim de se adaptar ao dinamismo do ambiente e às condições de incerteza. 

Esses desafios estão, em certa medida, emoldurados no plano estratégico organizacional e a experiência tem demonstrado que definir e estabelecer os objetivos estratégicos é desafiador, porém o obstáculo maior tem se demonstrado na fase de desdobramento e execução da estratégia. Não pela ausência de iniciativas alinhadas aos objetivos, mas pela necessidade de estimular o envolvimento das equipes em processos que façam sentido com suas atividades cotidianas e que respondam aos desafios impostos. Mais que vencer a resistência natural às mudanças, percebe-se a necessidade de uma abordagem mais dinâmica, com  ciclos iterativos e incrementais, valorizando os aspectos humanos e organizacionais, com um sistema de colaboração que passe pela intervenção, avaliação e melhoria e que permita às equipes aprender com as experiências e se adaptarem aos ambientes de constantes mudanças, aumentando assim sua capacidade de gerar resultados nos processos em que estão inseridas. 

Atualmente, novas técnicas, chamadas metodologias ágeis, passaram a ser utilizadas com a finalidade de simplificar e agilizar o processo de execução da estratégia. Tais métodos estão intrinsecamente ligados à cultura de inovação, um conceito que estimula a criatividade e adota a cultura colaborativa que está ganhando cada vez mais espaço nas organizações. Inovar envolve criar novos modelos, novas formas de atender as necessidades da sociedade e novas maneiras de se pensar processos organizacionais. 

A Oficina de Cocriação de Iniciativas Estratégicas é parte de um processo inovador que procura sedimentar na execução da estratégia institucional com a finalidade de proporcionar o  envolvimento das partes (stakeholders) na definição de ações voltadas ao alcance dos objetivos estratégicos. Acredita-se que a abordagem contribui para reforçar um engajamento e uma aceitação mais ampla do que a alcançada pelas soluções tradicionais. Ao utilizar a abordagem do Design Thinking tratamos as partes como criadoras de soluções importantes (estratégicas) para os desafios do Tribunal, envolvendo-as na execução de tais soluções. 

Nesse contexto, é importante consignar que a oficina de cocriação, ora proposta, finaliza o processo de cocriação que se iniciará com uma fase de consulta a todos os servidores lotados em Varas do Trabalho.

Uma oficina de cocriação de iniciativas estratégias não é apenas uma atividade adicional, mas sim uma peça fundamental no quebra-cabeça do sucesso organizacional. Ao fornecer um espaço dedicado para alinhar, focar, engajar e monitorar a execução da estratégia, essa iniciativa não apenas aumenta a probabilidade de alcançar os objetivos estratégicos, mas também fortalece a resiliência e a capacidade de adaptação da organização diante de desafios e oportunidades futuras. Investir em uma oficina de desdobramento da estratégia é, portanto, investir no futuro sustentável e próspero da organização e, consequentemente, disseminar o aspecto inovativo em sua integralidade, proporcionado a ruptura de um modelo em que os rumos da instituição são definidos apenas pelos detentores do poder decisório. 

Referências:

Utilizando o método Objectives and Key-Results na gestão de projetos.Cintra, L.P. Texto extraído da Internet, publicado em 09/08/2019., no site Linkedin

WEST, M.; ECKERT, R.; STEWART, K. & PASSMORE, B. Developing collective leadership for health care. The King’s Fund, n. May, p. 1–36, 2014.

Alinhamento a ODS - Agenda 2030

Objetivo 16. Promover sociedades pacíficas e inclusivas para o desenvolvimento sustentável, proporcionar o acesso à justiça para todos e construir instituições eficazes, responsáveis e inclusivas em todos os níveis

16.6 Desenvolver instituições eficazes, responsáveis e transparentes em todos os níveis

16.7 Garantir a tomada de decisão responsiva, inclusiva, participativa e representativa em todos os níveis

Objetivo 17. Fortalecer os meios de implementação e revitalizar a parceria global para o desenvolvimento sustentável

17.17 Incentivar e promover parcerias públicas, público-privadas e com a sociedade civil eficazes, a partir da experiência das estratégias de mobilização de recursos dessas parcerias

Demonstração do apoio da Alta Administração

Por parte do Tribunal do Superior do Trabalho, há documentação oficial que demonstra o efetivo apoio a relevância da oficina, visto seu reconhecimento e a demonstração de confiança na expertise e conhecimento do Laboratório de Inovação do TST, e considera-se importante a participação e contribuição, pois promove a colaboração e troca de experiências com outros órgãos do Poder Judiciário. 

No tocante ao Tribunal Regional do Trabalho da 23ª Região, a oficina demonstra seu caráter de importância mediante termo de cooperação assinado pela alta administração que integra o processo administrativo aberto para este fim, evidenciando seu apoio na execução da iniciativa.

Alinhamento aos princípios da gestão da inovação (Resolução 395/CNJ, art. 3º):

O projeto está alinhado com os princípios da gestão da inovação em destaque: 

• Cultura da inovação: O projeto visa oferecer um ambiente voltado à cultura da inovação, proporcionando de maneira compartilhada o estímulo à prospecção de novas ideias de forma a colaborar com a formulação das estratégias que tenham impacto na rotina operacional da organização.

• Foco no usuário: A iniciativa fomenta de forma colaborativa a participação dos Tribunais envolvidos na parceria, bem como dos atores envolvidos diretamente nessa iniciativa, pois a concepção da oficina terá como alvo os servidores diretamente responsáveis pelo processo finalístico do órgão, ou seja, as Varas do Trabalho.

• Participação: O objeto da iniciativa contempla amplamente a participação do público-alvo, pois dá lugar à mentalidade de abertura e experimentação, encorajando o pensamento disruptivo, ao mesmo tempo em que desafia a romper com a ideia de que são coadjuvantes na participação do planejamento estratégico do órgão. 

• Colaboração: O processo colaborativo se faz atuante de maneira enfática nesse projeto, já que se rompem as barreiras do status quo, explorando novas abordagens e soluções criativas para os desafios. Todas as vozes são ouvidas e valorizadas. Nesse espaço, a inovação floresce para o diálogo honesto e a colaboração genuína.

• Desenvolvimento Humano: A oficina contempla o desenvolvimento de novas habilidades de gestão por parte dos participantes à medida que novos conhecimentos serão absorvidos na forma de pensar o planejamento estratégico da área e o desenvolvimento dos planos de ação, promovendo o senso de criatividade na busca de soluções que possam auxiliar na melhoria dos serviços prestados à sociedade.   

• Desburocratização: A oficina vai aproximar o servidor da área fim à área estratégica do órgão, remediando a lacuna de comunicação da estratégia e promovendo a simplificação dos processos de trabalho, de modo a proporcionar agilidade, otimização de recursos e ganho de eficiência com metodologias mais ágeis de comunicação da decisão entre o que parte da alta administração e chega à área finalística.

Formalização da atribuição do projeto ao Laboratório de Inovação

O projeto será firmado por meio de termo de acordo de cooperação entre o Tribunal Proponente (TRT23) e o Tribunal parceiro da iniciativa (TST) em que as partes signatárias terão suas tarefas especificamente designadas no referido instrumento.

Atividades atribuídas a cada tribunal / divisão de trabalhos

No que diz respeito ao Tribunal Regional do Trabalho da 23ª Região, cabe preparar as seguintes ações necessárias para a realização da oficina de cocriação:

• Por meio de formulário eletrônico, colher ideias e soluções que podem ser desenvolvidas no âmbito de suas unidades com a finalidade de aprimorar o alcance dos indicadores estratégicos em que eles atuam;
• Realizar a compilação das ideias colhidas na fase de brainstorming;
• Reunir os Diretores de Varas e Gestores das unidades de apoio ao primeiro grau para analisar e debater acerca do  desempenho dos indicadores do 1º grau, extraindo-se eventuais sugestões e soluções a serem avaliadas pela Administração;
• Realizar a intermediação com os laboratoristas envolvidos na realização da oficina;
• Realizar os trâmites necessários à divulgação da oficina ao público-alvo da iniciativa;  
• Instruir previamente os participantes da oficina quanto ao seu conteúdo e objetivos;
• Realizar o Workshop de Desdobramento da estratégia em que se pretende habilitar gestores em técnicas avançadas de desdobramento da estratégia organizacional, utilizando uma abordagem integrada, incluindo métodos como Hoshin Kanri, OKRs e Talentos e Pontos Fortes da Gallup, que visa fornecer uma base sólida para a execução estratégica eficaz e o desenvolvimento profissional dos gestores.
• Garantir os recursos, tanto físicos como virtuais, para efetivação da realização da oficina.  

Ao Tribunal Superior do Trabalho, envolvido na parceria, é incumbido realizar as seguintes etapas necessárias para efetivação da oficina:

• Definir, por meio das demandas recebidas pela Gestão Estratégica, qual o problema motivador pelo qual a estratégia não é efetivada nas Varas do Trabalho;
• Por meio da aplicação da ferramenta de Design Thinking, na etapa de divergência, identificar os problemas apontados pelos Diretores de Varas do Trabalho;
• Definir a causa-raiz do(s) problema(s) identificado pelos Diretores de Vara;
• Realizar um direcionamento para executar ações estratégicas em todas as camadas da organização (estratégica/tática/operacional), principalmente nas Vara do Trabalho;
• Apurar a base de soluções extraídas dos Diretores das Varas do Trabalho envolvidos na oficina;
• Colaborar para o direcionamento de soluções a fim de  gerar impacto positivo em forma de matriz de viabilidade x impacto;
• Compartilhar o protótipo e explicação de como aplicar as ações/soluções selecionadas, bem como firmar compromisso de plano de ação para posterior implementação na área fim.    

Identificação de problemas em:

• Políticas Judiciárias
• Relatórios oficiais do Poder Judiciário
• Atos de organismos internacionais

A oficina de cocriação de oficinas estratégicas  tem base angariada em Resoluções do CNJ, tais como a Resolução 325/2020, a qual sobre a Estratégia Nacional do Poder Judiciário 2021-2026, bem como em consonância com a Missão, Visão e Valores Institucionais estabelecidos pelo mapa estratégico e com o Portfólio de Iniciativas Estratégicas do Plano Estratégico do TRT 23ª Região ciclo 2021 -2026.

O Poder Judiciário enfrenta uma série de desafios que impactam sua eficácia, transparência e acessibilidade. Problemas como lacunas nas políticas judiciárias, falhas identificadas nos relatórios oficiais do Poder Judiciário de eficiência evidenciam a necessidade de abordar essas questões de maneira proativa e colaborativa. Para lidar com esses desafios, a implementação de oficinas de cocriação de iniciativas estratégicas mostra um direcionamento para resolução de parte desses problemas, visto que trará ideias de uma melhor prestação jurisdicional por pessoas que atuam na área finalística.  

Para atacar essas ineficiências é essencial que a cocriação seja um processo com clareza de objetivos, respeitando a capacidade técnica do público-alvo, visto que falar sobre planejamento estratégico pode ser algo pouco palatável para quem não tem conhecimento a respeito do assunto, sendo   normal que os envolvidos tenham certa resistência. Por esse motivo é importante garantir que a inovação se torne um objetivo de todos os colaboradores, sentindo-se envolvidos e como parte essencial no processo, em uma verdadeira cocriação.

Nesse sentido, a cocriação de iniciativas estratégicas contribui para que a instituição não caia na armadilha de apenas dividir e comunicar tarefas e acabar não conseguindo chegar a um esforço de cooperação ideal. As tarefas devem sim ser distribuídas, mas é preciso partir de uma decisão em conjunto e da noção de que todos estão trabalhando com foco em um único objetivo.

Cronograma das ações previstas

Novo produto, serviço ou processo de trabalho a ser implementado ou significativamente melhorado

Destaca-se que tanto a Oficina de Cocriação, quanto os demais eventos que compõem o ciclo do desdobramento da estratégia supracitados estão completamente voltados ao Aperfeiçoamento da Prestação Jurisdicional no âmbito do 1º grau de jurisdição haja vista o público dos eventos que são os gestores (Diretores de Varas do Trabalho) e servidores que atuam no primeiro grau de jurisdição e que, na prática, desempenham as funções que determinam o cumprimento das metas nacionais e dos indicadores estratégicos voltados à área fim. A proposta é colocar a Inovação e a Gestão Estratégica em favor da gestão dos processos do primeiro grau de jurisdição. 

Assim, pode-se afirmar que a iniciativa encontra-se totalmente alinhada às Políticas e Práticas de Inovação  incentivadas e adotadas pelo Poder Judiciário, nos termos da Resolução CNJ n. 395/2021, contribuindo para o alcance da Meta Nacional 9,  na mesma medida em que converge para o alcance da Estratégia Nacional do Poder Judiciário, estabelecida pela Resolução CNJ n. 325/2020, sendo um dos macrodesafios o aperfeiçoamento da gestão administrativa e da governança judiciária, além de possibilitar a construção de planos intraorganizacionais (desdobramento da estratégia) voltados a obtenção de resultados com base no estabelecimento de iniciativas e ações impulsionadoras do cumprimento da missão da Justiça do Trabalho e do alcance da visão de futuro do Tribunal, estabelecidos pela Resolução CSJT 259/2020, que aprova o modelo de Gestão Estratégica da Justiça do Trabalho, e pela Resolução Administrativa n. 60/2021, que aprova o Plano Estratégico do TRT23 2021-2026.

Importa destacar que todas essas fases supracitadas compõem um processo denominado Execução da Estratégia Institucional que para além das ações citadas, atuará de forma integrada e coordenada com a Secretaria-Geral Judiciária e com a Secretaria da Corregedoria com a finalidade de apoiar a gestão das Varas do Trabalho com foco na Estratégia Institucional. A iniciativa é inovadora não somente pelo uso de técnicas e métodos inovadores, mas porque inaugura uma fase de articulação entre áreas do Tribunal com foco na prestação jurisdicional. A Gestão 2022/2023 deixou como um legado o processo de revisão das Reuniões de Análise da Estratégia, instituindo as Reuniões Operacionais e Táticas (ROTs) que privilegiam a participação dos diretores nos processos de avaliação da estratégia que são bases para decisões da Alta Administração em todos os assuntos que permeiam o Tribunal. 

A atual proposta é prosseguir na aproximação entre áreas de apoio e as áreas de execução da prestação jurisdicional, colocando a área meio à favor da área fim, e, por consequência, aprimorando a nossa Governança Judicial.

• E-mail do laboratório: inovatrt23@trt23.jus.br