Nova ferramenta de validação irá facilitar envio de documentos pelo E-Carta
Inovação otimiza processos e reduz custos com validação automática de documentos para o E-carta
O Tribunal de Justiça de Mato Grosso (TJMT), em parceria com o Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios (TJDFT), deu um importante passo na inovação de seus processos com a implementação de uma nova funcionalidade no Processo Judicial Eletrônico (PJe).
O projeto, indicado para a Meta 9 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) pelo Laboratório de Inovação do TJMT, o InovaJusMT, busca otimizar a validação de documentos enviados pelo sistema E-Carta, uma ferramenta essencial na expedição de citações e intimações pessoais no PJe.
O sistema E-Carta, integrado ao PJe do TJMT desde janeiro de 2022, tem sido o principal meio de envio de correspondências oficiais, com os Correios responsáveis por sua impressão, envelopamento e envio. No entanto, o E-Carta possui diversas regras de impressão que, se não atendidas, resultam na devolução dos documentos e em retrabalho. Apenas em 2023, dos 248.085 documentos enviados pelo TJMT aos Correios, 7.546 foram devolvidos por inconsistências, ocasionando atrasos processuais.
Para solucionar esse problema, o TJDFT desenvolveu uma ferramenta que valida os modelos de documentos no E-Carta. Inicialmente, essa validação estava disponível apenas no formulário de criação de modelos, mas, com a colaboração do Departamento de Sistemas e Aplicações (DSA) do TJMT, a funcionalidade foi ampliada e agora também está integrada ao editor de textos do PJe.
O gestor de Projetos de Inovação do TJMT, Nestor José Comachio Junior, destacou a importância dessa implementação: "Na primeira etapa do nosso projeto de linguagem simples, foi feito o manual de utilização para os usuários, e depois nós criamos os modelos de documentos no PJe. Mas houve uma falha porque ele não passou no E-Carta. Então, durante a expedição do documento, agora é possível verificar se ele cumpre os requisitos do E-Carta antes de você assinar o documento."
Essa validação é feita automaticamente quando o usuário clica no botão “confirmar” ao finalizar o documento. Caso haja algum problema que impeça o envio pelo E-Carta, uma mensagem de erro é exibida, permitindo a correção imediata do documento, evitando o retrabalho e a perda de tempo que antes eram comuns.
“Hoje, na criação do modelo de documento, já se tem essa validação. Então, o que nós tivemos que fazer foi implementar a mesma validação que se tem no momento em que se cria o documento, também na produção da comunicação. Com essa validação, nós conseguimos demonstrar para o usuário, basicamente, antes de ele assinar, o que aconteceria com o documento que ele estava produzindo, se estava válido ou não”, explicou o responsável pela execução do projeto no DSA e assessor de projetos de TI, Henrique Augusto Monteiro da Silva.
Essa solução, adaptada pelo TJMT e que será compartilhada com outros tribunais, representa um grande avanço na modernização dos serviços judiciários. O código, desenvolvido pelo TJDFT e expandido pelo DSA do TJMT, foi implementado em 31/07/2024 no PJe, tornando sua operação imperceptível ao usuário final, mas extremamente eficiente para o sistema como um todo. “Nós fizemos essa implementação e disponibilizamos para o TJDFT para que eles também façam essa avaliação e, posteriormente, vamos incluir na versão nacional, que colaborativamente temos com os tribunais, trabalhando junto com o CNJ em divulgar essas melhorias para as próximas versões do PJe”, pontuou Henrique.
O diretor do DSA, Danilo Pereira da Silva, reafirmou a importância da parceria entre seu departamento e o Laboratório de Inovação para a entrega de importantes projetos. “Esse já é o quinto ou sexto projeto que estamos entregando em parceria, uma parceria que deu muito certo. E temos ainda mais alguns projetos que estamos finalizando. Posso citar um desses cinco, seis projetos que nós entregamos: o Formulário de Atermação, que veio atender diretamente o público. Foi algo muito interessante, pois fizemos essa entrega para o público lá na ponta”, salientou o diretor.
Com essa inovação, o InovaJusMT reafirma seu compromisso com a eficiência e a celeridade no Judiciário mato-grossense, trazendo não só ganhos de produtividade, mas também uma significativa redução de custos, beneficiando tanto os servidores quanto a sociedade.
A INICIATIVA (publica em 15.05.2024)
O Tribunal de Justiça do Estado de Mato Grosso (TJMT) passará a utilizar uma ferramenta inovadora que irá mudar a validação do E-Carta. O projeto, que está sendo conduzido em parceria com o Laboratório de Inovação Aurora, do TJDFT, irá implementar um sistema de validação e pré-visualização de documentos no E-Carta, usado para a expedição de citações e intimações pelo Processo Judicial eletrônico (PJe).
A necessidade do projeto surgiu a partir das dificuldades enfrentadas pelo TJMT com a devolução de documentos pelos Correios, devido a inconsistências que violam as regras do E-Carta. Estima-se que, em 2023, cerca de 7.546 documentos foram devolvidos, causando retrabalho e atrasos processuais. A nova ferramenta permitirá a validação de documentos no PJe, possibilitando correções antes mesmo de serem enviados, o que deverá reduzir significativamente as devoluções.
Os benefícios esperados incluem não apenas a redução de custos operacionais, como também o aumento da celeridade no trâmite processual. "Este projeto não só aprimora a eficiência de nossas operações, mas também nos alinha com o Objetivo de Desenvolvimento Sustentável 16.6 da Agenda 2030 da ONU, que é desenvolver instituições eficazes e responsáveis em todos os níveis," explicou Viviane Brito Rebello, Juíza Auxiliar da Presidência e Coordenadora do LIODS no TJMT.
O cronograma do projeto prevê a finalização e implantação da ferramenta até outubro de 2024. As etapas incluem o desenvolvimento e validação da ferramenta, com monitoramento constante para garantir sua eficácia. As equipes técnicas dos dois tribunais estão trabalhando de forma integrada para garantir que a implementação seja bem-sucedida no TJMT, promovendo uma justiça mais ágil e acessível para todos.
O PROJETO
Objetivo do Projeto
Implementar uma ferramenta de validação e pré-visualização de documentos no sistema E-Carta durante a expedição dos mesmos pelo Processo Judicial eletrônico (PJe), e se viável, integrá-la à Plataforma Digital do Poder Judiciário Brasileiro (PDPJ-Br). Este projeto visa aprimorar o processo de confecção e validação de documentos para garantir conformidade com os padrões exigidos pelo E-Carta, minimizando retrabalhos e custos associados à devolução de documentos.
Justificativa
O sistema E-Carta, utilizado para a remessa de citações e intimações pelo PJe, apresenta restrições específicas que, se não observadas, resultam em devoluções de documentos e atrasos no trâmite processual. A implementação dessa ferramenta se justifica pela necessidade de padronizar e validar os documentos antes de sua expedição, otimizando o processo e reduzindo custos operacionais.
Metodologia
- Firmar Parceria com o Laboratório Aurora (TJDFT):
- Solicitar colaboração e compartilhamento de conhecimento e código-fonte da ferramenta desenvolvida pelo TJDFT.
- Agendar reuniões com as áreas técnicas envolvidas para alinhar objetivos e expectativas.
- Desenvolvimento da Ferramenta:
- Integrar a funcionalidade de validação e pré-visualização diretamente no editor de textos do PJe, baseando-se no código e experiências do TJDFT.
- Analisar a possibilidade de incorporação desta funcionalidade na PDPJ-Br.
- Validação da Ferramenta:
- Testar a ferramenta em conjunto com o Departamento de Aprimoramento da Primeira Instância para garantir que todas as funcionalidades atendam às necessidades operacionais.
- Realizar ajustes conforme necessário para garantir eficácia total.
- Monitoramento e Ajustes:
- Monitorar a utilização da ferramenta após a implantação, recolhendo feedbacks e realizando ajustes para otimizar seu desempenho.
- Registrar e analisar os dados sobre redução no número de documentos devolvidos e melhorias na produtividade.
Resultados Esperados
- Redução significativa na quantidade de documentos devolvidos devido a inconsistências com o E-Carta.
- Aumento na eficiência e celeridade do trâmite processual.
- Diminuição dos custos operacionais relacionados à expedição de documentos.
Cronograma
- Firmar parceria: até 07/06/2024.
- Desenvolver a ferramenta: até 31/08/2024.
- Validar a ferramenta: até 30/09/2024.
- Monitorar a ferramenta implantada: até 31/10/2024.
Este projeto contribuirá significativamente para o aprimoramento das operações no TJMT e TJDFT, alinhando-se com o Objetivo de Desenvolvimento Sustentável 16.6 da Agenda 2030 da ONU, que visa desenvolver instituições eficazes, responsáveis e inclusivas em todos os níveis.
Protocolo administrativo: CIA n. 0028875-60.2024.8.11.0000
- E-mail do laboratório: inovacao@tjmt.jus.br