Mapeando Saberes: Potencializando a Eficiência com Gestão do Conhecimento no TST
Descubra uma nova forma de trabalhar no Tribunal Superior do Trabalho (TST)! Junte-se a nós nesta jornada de transformação, onde os próprios servidores se tornam os agentes da mudança. Com nossa iniciativa inovadora de mapeamento de processos, não apenas simplificamos as tarefas do dia a dia, mas também criamos um ambiente mais colaborativo e eficiente. Seja parte dessa revolução, onde cada passo dado significa mais qualidade de vida no trabalho e um TST ainda mais produtivo e eficaz.
Porquê?
Esta iniciativa no Tribunal Superior do Trabalho (TST) é sobre transformar a maneira como trabalhamos, focando em reduzir a sobrecarga e melhorar a eficiência. Vamos envolver os próprios servidores do TST para mapear e documentar cada etapa dos processos de trabalho. Isso não só vai criar um conhecimento valioso sobre como fazer as coisas, mas também vai permitir que novos servidores aprendam rapidamente e se adaptem às suas funções. O objetivo final é melhorar a qualidade de vida no trabalho, reduzir o estresse e tornar o ambiente mais produtivo e eficiente para todos.
Problemas Abordados:
- Sobrecarga no Ambiente de Trabalho: O Tribunal Superior do Trabalho (TST) enfrenta uma sobrecarga significativa em suas unidades e entre seus servidores.
- Desafios na Eficiência dos Processos: Os procedimentos atuais podem não estar otimizados, levando a um desperdício de tempo e esforço.
Soluções Propostas e Oportunidades:
- Eficiência e Produtividade: Através da automatização de procedimentos e rotinas, e da implementação de um novo fluxo de trabalho, busca-se uma maior eficiência do órgão, mantendo o mesmo quantitativo de pessoal.
- Redução da Sobrecarga: Ao identificar oportunidades de otimização e racionalização de procedimentos, espera-se reduzir o tempo e esforço despendidos, melhorando a qualidade de vida no trabalho.
- Gestão do Conhecimento: A iniciativa visa criar e registrar o conhecimento de execução de cada etapa do processo de trabalho, facilitando a transferência de habilidades e reduzindo a dependência de conhecimentos individuais.
- Gestão de Riscos: A partir do processo de trabalho redesenhado, a identificação e gestão dos riscos associados a cada etapa possuem mais veracidade e efetividade.
Relação com os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS) da Agenda 2030:
Ao promover a modernização e a eficiência dos processos internos do TST:
A iniciativa se alinha especialmente com o ODS 9 - Indústria, Inovação e Infraestrutura e ODS 16 - Paz, Justiça e Instituições Eficazes;
contribuindo para uma administração pública mais eficaz e moderna.
Como?
No processo de implementação, um grupo de servidores será designado como facilitadores do mapeamento dos processos de trabalho. Eles serão os líderes dessa transformação, orientando seus colegas e garantindo que cada etapa seja executada de forma eficaz. Utilizando a metodologia do design thinking, realizaremos oficinas de inovação para identificar os processos mais críticos, priorizando aqueles que consomem mais tempo e esforço.
Durante essas oficinas, os servidores serão incentivados a compartilhar suas experiências e insights, criando assim um ambiente colaborativo de resolução de problemas. Com base nessas discussões, identificaremos oportunidades de otimização e racionalização dos processos.
Após definir os processos de trabalho críticos que serão mapeados, nosso grupo de facilitadores do mapeamento do processo de trabalho assumirá a responsabilidade por um projeto específico de mapeamento em um desses processos identificados. Eles não só conduzirão o mapeamento, mas também facilitarão a criação de conhecimento para cada etapa do fluxo.
Durante esse processo, vamos empregar metodologias e técnicas inovadoras para tornar tudo mais lúdico e eficiente. Nosso foco principal será agilizar e simplificar, especialmente para as unidades envolvidas no fluxo de trabalho. Ao final de cada ciclo, não apenas entregaremos um processo de trabalho mapeado e aprimorado, mas também garantiremos que cada membro da equipe tenha uma compreensão clara de como proceder. Essa entrega não apenas marcará um passo significativo rumo à eficiência, mas também contribuirá diretamente para melhorar a qualidade de vida no trabalho no TST.
Metodologia e Técnicas:
- Exploração do Problema: Inicialmente, será realizada uma análise detalhada dos processos de trabalho existentes, identificando áreas de ineficiência e sobrecarga.
- Geração de Ideias: Em seguida, serão conduzidas sessões de brainstorming com os servidores do TST e as unidades impactadas pelo processo de trabalho para gerar soluções inovadoras para os problemas identificados.
- Prototipação: As soluções serão prototipadas e refinadas em colaboração com os servidores e unidades envolvidas, conduzida pelos laboratoristas voluntários, utilizando a abordagem iterativa do design thinking.
- Experimentação: Os protótipos serão testados e ajustados conforme necessário, até a implementação final.
O que?
Atividades Práticas:
- Oficinas de Inovação: Serão realizadas oficinas de inovação envolvendo os servidores do TST e os laboratoristas voluntários para facilitar o mapeamento dos processos de trabalho e a criação do conhecimento necessário.
- Colaboração Voluntária: Os laboratoristas voluntários atuarão como facilitadores durante o processo, auxiliando na identificação de oportunidades de otimização e na documentação detalhada das etapas do processo.
- Estimativa de Prazo: O projeto está programado para começar em junho de 2024 e será concluído até dezembro de 2025.
Avaliação de Impacto:
Serão realizadas avaliações regulares junto aos funcionários do TST para medir os benefícios gerados pela iniciativa, incluindo a redução da sobrecarga, a melhoria da eficiência dos processos e a qualidade de vida no trabalho. Esses feedbacks serão fundamentais para ajustar e aprimorar continuamente a iniciativa.
Execução inicial:
Em 9/6/2025, realizou-se a Oficina de Inovação de Mapeamento de Processos de Trabalho, para Eficiência Operacional, em uma unidade do Tribunal Superior do Trabalho (TST): Coordenadoria de Gestão e Apoio à Fiscalização de Contratos (CGFC).
Relatório da Oficina: https://docs.google.com/document/d/10_qZjdiE5K7iWIANdw2gePSdUReFQFeXRM9331FMx9I/edit?usp=sharing
Fonte da imagem: Imagem de creativeart no Freepik
- E-mail do laboratório: diesis@tst.jus.br
- E-mail do laboratório: seggest@csjt.jus.br