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Meta 9/2024 - PericiÁgil: celeridade e precisão nas perícias judiciais

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O protótipo “PericiÁgil: celeridade e precisão nas perícias judiciais” está fundamentado na necessidade constante do aprimoramento dos processos de marcação e realização de perícias médicas nos tribunais (TJMG - Tribunal de Justiça de Minas Gerais e TRF6 – Tribunal Regional Federal da 6ª Região). Eles se basearam em dados oficiais e empíricos (baseados na experiência e vivência dos envolvidos), para estabelecer uma proposta que seja capaz de agilizar as marcações de perícias médicas para benefício da sociedade. 

Portanto, essa proposta reflete a necessidade de estabelecer uma marcação mais ágil, humanizada e inclusiva. A implementação deste protótipo, possibilitará testar o monitoramento periódico por status (início-fim) da quantidade de perícias previstas e realizadas entre os dois órgãos promovendo uma melhor gestão das marcações realizadas.

Principais Envolvidos

• 1ª, 2ª, 3ª e 4ª varas da Comarca de Muriáe
• Subseção da Justiça Federal de Muriaé
• UAILab – Unidade Avançada de Inovação em Laboratório
• Iluminas – Laboratório de Inovação da Justiça Federal de Minas Gerais

Alinhamento com os Objetivos do Desenvolvimento Sustentável da Agenda 2030:

ODS 09 - Indústria, inovação e infraestrutura: construir infraestruturas resilientes, promover a industrialização inclusiva e sustentável e fomentar a inovação.

ODS 16 - Paz, justiça e instituições eficazes: promover sociedades pacíficas e inclusivas para o desenvolvimento sustentável, proporcionar o acesso à justiça para todos e construir instituições eficazes, responsáveis e inclusivas em todos os níveis.

1. Contexto

Em 2023 foi inaugurado na Comarca de Muriaé o espaço destinado ao "Colaboratório de Inovação", uma parceria entre o UAILab (laboratório de inovação do TJMG) e o Iluminas (laboratório de inovação do Tribunal Regional Federal da 6ª Região), que tem como objetivo principal o compartilhamento de espaços físicos de laboratórios de inovação instalados nas dependências da Justiça Estadual ou Federal, em Comarcas do interior do Estado de Minas Gerais.

Para instrumentalização desta parceria, foi formalizado o Acordo de Cooperação 060/2023, que estabeleceu um Plano de Trabalho com as entregas previstas para o Colaboratório, bem como o cronograma para sua execução.

Uma das ações que consta no plano de trabalho é a realização de uma oficina com aplicação da metodologia de design thinking para trabalhar um problema comum do TJMG e TRF6. Nesta oficina, o tema escolhido foi o das perícias judiciais e ao final foi desenvolvido um protótipo inicial por juízes e servidores da justiça estadual e federal de Muriaé.

Na oficina, foram identificados gargalos que supostamente impactavam na morosidade na realização de perícias judiciais, os quais foram aprofundados no decorrer dos trabalhos realizados pela equipe. Diante da evolução dos trabalhos e do aprofundamento realizado junto ao time durante os encontros, foi priorizado o desenvolvimento de uma agenda compartilhada para marcações de perícias médicas entre Justiça Federal e Estadual.

2. Alinhamento Estratégico

 Perspectiva do Plano Estratégico: Processos Internos

Macrodesafio do Plano Estratégico: macrodesafio 9 - Aprimoramento da Gestão Administrativa e da Governança Judiciária

Iniciativas do Plano Estratégico: Programa Inova TJMG - Promover ações que fomentem a inovação no Tribunal de Justiça de Minas Gerais, bem como para o cumprimento da meta nacional.

3. Objetivos

Objetivo Geral

Construir um processo padronizado para que o agendamento de perícias médicas seja realizado de forma compartilhada entre o TJMG e a subseção da Justiça Federal em Muriaé, com o intuito de agilizar a realização das perícias para os cidadãos.

Objetivos Específicos

• Ter a visão consolidada dos agendamentos para marcação de perícias por blocos de especialidades;
• Estabelecer padronização mínima dos processos de agendamento;
• Compartilhar o espaço para realização de perícias médicas no prédio da Subseção da Justiça Federal de Muriaé;
• Estabelecer status para toda a jornada, do início ao fim do agendamento para facilitar o monitoramento;
• Levantar com a realização do protótipo os benefícios para o cidadão que passará pelo agendamento integrado.

4. Premissa

• Manutenção da parceria entre a Justiça Federal e Estadual em Muriaé para o prosseguimento do projeto.

5. Custos

Para a execução do projeto não será necessária aprovação de recursos financeiros adicionais.

6. Metodologia

Foram utilizadas as metodologias de Design Thinking e de gestão ágil em projetos para entendimento do problema, ideação, priorizações e condução do protótipo com a equipe dedicada. Os encontros acontecem semanalmente para verificação de entregas, repriorizações e repasses de orientações sobre o desenvolvimento do protótipo.

7. Resultado Previsto

Obter pauta integrada para as marcações de perícias médicas em Muriaé. 

8. Principais Etapas

      8.1. Identificação do problema e de possíveis soluções;

      8.2.  Planejamento inicial e priorizações;

      8.3. Execução e monitoramento da melhoria dos processos de agendamento compartilhado das perícias;

      8.4. Diagnóstico dos resultados alcançados.

9. Conhecendo as Etapas

 Etapa 1 - Identificação do Problema e de possíveis soluções

Entregas realizadas:

1ª entrega: Realização da Oficina de Design Thinking

2ª entrega: Problema central e elaboração de protótipo de baixa fidelidade

Esta etapa aconteceu em 2023 quando foi realizada a Oficina de Design Thinking no colaboratório de Muriaé em cumprimento ao plano de trabalho. O tema tratado na primeira oficina do COLAB foram as perícias judiciais (dor comum à justiça estadual e federal), e como resultado, a equipe identificou como problema a morosidade no andamento das perícias e a necessidade de aumentar a qualidade em sua realização.

 Oficina no Colaboratório em Muriaé

 Etapa 2 - Planejamento Inicial e Priorizações

            Entregas realizadas:

            1ª entrega: proposta inicial elaborada e apresentada ao grupo

A etapa de construção da proposta aconteceu logo após a realização da oficina. Este momento foi marcado pela consolidação dos conteúdos construídos durante a oficina, pelo passo a passo do que foi possível desmembrar e pela priorização do que seria construído. A partir deste momento, foi realizada a 1ª reunião para apresentação para a equipe de como seria o funcionamento do protótipo, assim como a organização dos encontros periódicos com time para monitoramento das entregas.

Canva da Consolidação dos conteúdos da oficina e priorização das entregas apresentados para a equipe

Detalhamento da entrega priorizada e apresentada para a equipe  

Etapa 3 - Execução e monitoramento da melhoria de processo de agendamento compartilhado

Entregas realizadas e previstas:

1ª entrega realizada: mapeamento e priorizações quanto ao tipo de perícia realizada para o protótipo da agenda compartilhada;

2ª entrega realizada: desenho de jornadas para marcações de perícias médicas, de forma a identificar os gargalos e redesenhar um caminho ideal para o agendamento de perícias (caminho triste e caminho feliz do processo);

3ª entrega realizada: consolidação da 1ª versão do processo de agendamento unificado para discussões e levantamento de requisitos iniciais (campos para agendamento);

4ª entrega prevista: dimensionamento da quantidade de perícias médicas realizadas pela Justiça Federal e Estadual;

5ª entrega prevista: criação de repositório para marcações das perícias médicas (agenda compartilhada);

6ª definição de processo mínimo padronizado para realização dos agendamentos/ agendamentos.

A etapa execução e monitoramento da melhoria de processo da agenda compartilhada, consiste na execução das atividades que foram priorizadas, planejadas e apresentadas a equipe de trabalho. A primeira entrega realizada, o “mapeamento e priorizações do tipo de perícia” serviu como insumo principal para sair de um viés generalista dos processos de perícias para uma visão mais específica, focada na melhoria dos processos de agendamento de perícias médicas.

A mudança de escopo, com base em conceitos de agilidade, foi necessária para que a iniciativa venha gerar valor aos cidadãos que necessitam passar por perícias médicas.

Sendo assim, em seguida, foram iniciadas as ações voltadas para entendimento do processo atual de agendamento e para a construção colaborativa de um novo caminho para os envolvidos. O principal intuito foi conhecer toda a jornada de agendamento das perícias médicas e seus gargalos e formas para construir novas possibilidades com base nas experiências vivenciadas pelas varas da Justiça Estadual e pela Justiça Federal.

As próximas entregas previstas consistem em dimensionar as demandas de perícias médicas no período de 1 mês, selecionar uma amostragem e partir para a execução do agendamento no novo processo integrado utilizando a estrutura que será elaborada para acompanhar o processo do início ao fim. 

Fotos do encontro para mapeamento das jornadas de agendamento e da visita realizada para benchmarking na Justiça Federal.

1ª versão consolidada do processo unificado de agendamento

Etapa 4 - Diagnóstico dos resultados alcançados

1ª entrega prevista: monitoramento e aferição de resultados

Esta etapa consiste na finalização do projeto e será marcada pela apuração dos resultados por meio da realização de um relatório com o apontamento dos ganhos alcançados com a melhoria do processo. 

10. Benefícios

1. Otimização das pautas de agenda de marcações para os peritos.
2. Monitoramento por status de perícia.
3. Aumento na quantidade de perícias realizadas, agilizando o atendimento do cidadão.
4. Simplificação no processo de agendamento das perícias para o cidadão.

 Logo, o projeto visa aumentar a eficiência na marcação e realização das perícias médicas, reduzindo a morosidade no sistema judicial para o cidadão.

11. Cronograma

• E-mail do laboratório: uailab@tjmg.jus.br