Meta 9/2024 - PericiÁgil: celeridade e precisão nas perícias judiciais
O protótipo “PericiÁgil: celeridade e precisão nas perícias judiciais” está fundamentado na necessidade constante do aprimoramento dos processos de marcação e realização de perícias médicas nos tribunais (TJMG - Tribunal de Justiça de Minas Gerais e TRF6 – Tribunal Regional Federal da 6ª Região). Este projeto é o primeiro protótipo gerado no COLAB de Muriaé, primeiro colaboratório de inovação inaugurado no país e que prevê parceria entre as duas instituições no desenvolvimento de ações inovadoras. Os Tribunais se basearam em dados oficiais e empíricos, para estabelecer uma proposta que fosse capaz de agilizar as marcações de perícias judiciais em benefício da sociedade.
Portanto, esta proposta reflete a necessidade de estabelecer uma marcação mais ágil, humanizada e inclusiva. A implementação deste protótipo, possibilitará testar o monitoramento periódico por status (início-fim) da quantidade de perícias previstas e realizadas entre os dois órgãos promovendo uma melhor gestão das marcações realizadas.
Principais Envolvidos
- 1ª, 2ª, 3ª e 4ª varas da Comarca de Muriáe
- Subseção da Justiça Federal de Muriaé
- UAILab – Unidade Avançada de Inovação em Laboratório
- Iluminas – Laboratório de Inovação da Justiça Federal de Minas Gerais
Alinhamento com os Objetivos do Desenvolvimento Sustentável da Agenda 2030:
ODS 09 - Indústria, inovação e infraestrutura: construir infraestruturas resilientes, promover a industrialização inclusiva e sustentável e fomentar a inovação.
ODS 16 - Paz, justiça e instituições eficazes: promover sociedades pacíficas e inclusivas para o desenvolvimento sustentável, proporcionar o acesso à justiça para todos e construir instituições eficazes, responsáveis e inclusivas em todos os níveis.
1. Contexto
Em 27/06/2023 foi inaugurado na Comarca de Muriaé o espaço destinado ao "Colaboratório de Inovação", uma parceria entre o UAILab (laboratório de inovação do TJMG) e o Iluminas (laboratório de inovação do Tribunal Regional Federal da 6ª Região), que tem como objetivo principal o compartilhamento de espaços físicos de laboratórios de inovação instalados nas dependências da Justiça Estadual ou Federal, em Comarcas do interior do Estado de Minas Gerais.
Para instrumentalização desta parceria, foi formalizado o Acordo de Cooperação 060/2023, que estabeleceu um Plano de Trabalho com as entregas previstas para o Colaboratório, bem como o cronograma para sua execução.
Uma das ações que consta no plano de trabalho é a realização de uma oficina com aplicação da metodologia de design thinking para trabalhar um problema comum do TJMG e TRF6. Nesta oficina, o tema escolhido foi o das perícias judiciais e ao final foi desenvolvido um protótipo inicial por juízes e servidores da justiça estadual e federal de Muriaé.
Após a realização da oficina, foram identificados gargalos que supostamente impactavam na morosidade na realização de perícias judiciais, os quais foram aprofundados no decorrer dos trabalhos realizados pela equipe. Durante a oficina foi debatido os problemas e propostas de soluções para ganhar mais eficiência no agendamento e realização das perícias judiciais. Como resultado, foi criado um protótipo e gerado o Projeto “PericiÁgil”, o qual servirá para compartilhar as boas práticas da Justiça Federal e a aplicação, na Comarca de Muriaé, para mapeamento e auxílio na designação de perícias.
2. Alinhamento Estratégico
TJMG:
Perspectiva do Plano Estratégico: Processos Internos.
Macrodesafio do Plano Estratégico: macrodesafio 9 - Aprimoramento da Gestão Administrativa e da Governança Judiciária.
Iniciativas do Plano Estratégico: Programa Inova TJMG - Promover ações que fomentem a inovação no Tribunal de Justiça de Minas Gerais, bem como para o cumprimento da meta nacional.
TRF 6
Perspectiva do Plano Estratégico: Sociedade.
Macrodesafio: Fortalecimento da relação institucional da Justiça Federal com a sociedade
Objetivos Estratégicos: 1. Ampliar e facilitar o acesso à Justiça; 2. Incentivar a aproximação e melhorar a comunicação com a sociedade; 3. Estabelecer parcerias interinstitucionais visando aumentar a qualidade dos serviços prestados.
3. Objetivos
Objetivo Geral
Construir um processo padronizado para que o agendamento de perícias médicas seja realizado de forma compartilhada entre o TJMG e a subseção da Justiça Federal em Muriaé, com o intuito de agilizar a realização das perícias para os cidadãos.
Objetivos Específicos
- Ter a visão consolidada dos agendamentos para marcação de perícias por blocos de especialidades;
- Estabelecer padronização mínima dos processos de agendamento;
- Compartilhar o espaço para realização de perícias médicas no prédio da Subseção da Justiça Federal de Muriaé;
- Estabelecer status para toda a jornada, do início ao fim do agendamento para facilitar o monitoramento;
- Levantar com a realização do protótipo os benefícios para o cidadão que passará pelo agendamento integrado.
4. Premissa
- Manutenção da parceria entre a Justiça Federal e Estadual em Muriaé para o prosseguimento do projeto.
5. Custos
Para a execução do projeto não será necessária aprovação de recursos financeiros adicionais.
6. Metodologia
O projeto foi conduzido utilizando a abordagem do Design Thinking, permitindo uma compreensão profunda do problema por meio da empatia com os usuários e a colaboração entre as partes envolvidas.Durante o processo de ideação, foram geradas diversas soluções criativas, seguidas da identificação e priorização daquelas com maior potencial de impacto. O protótipo foi construído e será submetido a testes, com o objetivo de validar sua eficácia junto à equipe dedicada, promovendo ajustes e refinamentos conforme necessário. Para o acompanhamento do desenvolvimento do projeto são realizados encontros semanais com intuito de verificar as entregas, priorizações e repasses de orientações e as etapas do projeto
7. Resultado Previsto
Utilizar uma ferramenta integrada de desenvolvimento, acompanhamento e monitoramento online das marcações de perícias judiciais em Muriaé, assegurando maior celeridade e precisão no agendamento das perícias judiciais na comarca.
8. Principais Etapas
8.1. Identificação do problema e de possíveis soluções;
8.2. Planejamento inicial e priorizações;
8.3. Execução e monitoramento da melhoria dos processos de agendamento compartilhado das perícias;
8.4. Diagnóstico dos resultados alcançados.
9. Conhecendo as Etapas
Etapa 1 - Identificação do Problema e de possíveis soluções
Entregas realizadas:
1ª entrega: Realização da Oficina de Design Thinking
2ª entrega: Problema central e elaboração de protótipo de baixa fidelidade
Esta etapa aconteceu em 2023 quando foi realizada a Oficina de Design Thinking no colaboratório de Muriaé em cumprimento ao plano de trabalho. O tema tratado na primeira oficina do COLAB foram as perícias judiciais (dor comum à justiça estadual e federal), e como resultado, a equipe identificou como problema a morosidade no andamento das perícias e a necessidade de aumentar a qualidade em sua realização.
A solução encontrada foi um controle, via GoooglePlanilhas, de acesso comum entre as varas. Foi feito um levantamento das principais perícias que estão represadas e a proposta de solução foi um agendamento comum entre as varas.
Oficina no Colaboratório em Muriaé
Etapa 2 - Planejamento Inicial e Priorizações
Entregas realizadas:
1ª entrega: proposta inicial elaborada e apresentada ao grupo
A etapa de construção da proposta aconteceu logo após a realização da oficina. Este momento foi marcado pela consolidação dos conteúdos construídos durante a oficina, pelo passo a passo do que foi possível desmembrar e pela priorização do que seria construído. A partir deste momento, foi realizada a 1ª reunião para apresentação para a equipe de como seria o funcionamento do protótipo, assim como a organização dos encontros periódicos com time para monitoramento das entregas.
Canva da Consolidação dos conteúdos da oficina e priorização das entregas apresentados para a equipe
Detalhamento da entrega priorizada e apresentada para a equipe
Etapa 3 - Execução e monitoramento da melhoria de processo de agendamento compartilhado
Entregas realizadas e previstas:
1ª entrega realizada: mapeamento e priorizações quanto ao tipo de perícia realizada para o protótipo da agenda compartilhada;
2ª entrega realizada: desenho de jornadas para marcações de perícias médicas, de forma a identificar os gargalos e redesenhar um caminho ideal para o agendamento de perícias (caminho triste e caminho feliz do processo);
3ª entrega realizada: consolidação da 1ª versão do processo de agendamento unificado para discussões e levantamento de requisitos iniciais (campos para agendamento);
4ª entrega prevista: dimensionamento da quantidade de perícias médicas realizadas pela Justiça Federal e Estadual;
5ª entrega prevista: criação de repositório para marcações das perícias médicas (agenda compartilhada);
6ª definição de processo mínimo padronizado para realização dos agendamentos/ agendamentos.
A etapa execução e monitoramento da melhoria de processo da agenda compartilhada, consiste na execução das atividades que foram priorizadas, planejadas e apresentadas a equipe de trabalho. A primeira entrega realizada, o “mapeamento e priorizações do tipo de perícia” serviu como insumo principal para sair de um viés generalista dos processos de perícias para uma visão mais específica, focada na melhoria dos processos de agendamento de perícias médicas.
A mudança de escopo, com base em conceitos de agilidade, foi necessária para que a iniciativa venha gerar valor aos cidadãos que necessitam passar por perícias médicas.
Sendo assim, em seguida, foram iniciadas as ações voltadas para entendimento do processo atual de agendamento e para a construção colaborativa de um novo caminho para os envolvidos. O principal intuito foi conhecer toda a jornada de agendamento das perícias médicas e seus gargalos e formas para construir novas possibilidades com base nas experiências vivenciadas pelas varas da Justiça Estadual e pela Justiça Federal.
As próximas entregas previstas consistem em dimensionar as demandas de perícias médicas no período de 1 mês, selecionar uma amostragem e partir para a execução do agendamento no novo processo integrado utilizando a estrutura que será elaborada para acompanhar o processo do início ao fim.
Fotos do encontro para mapeamento das jornadas de agendamento e da visita realizada para benchmarking na Justiça Federal.
1ª versão consolidada do processo unificado de agendamento
Etapa 4 - Diagnóstico dos resultados alcançados
1ª entrega prevista: monitoramento e aferição de resultados
Durante o desenvolvimento de todas as etapas de execução, foram obtidos excelentes resultados no monitoramento e agendamento de perícias judiciais. A criação de planilha compartilhada foi fundamental para identificar e designar as perícias por especialidade, reunindo as demandas de todas as varas da Comarca de Muriaé e criando um agendamento único.Foi possível identificar especialidades com grande volume de perícias pendentes de agendamento, como é o caso da “Clínica Médica”. Ao realizar o piloto do projeto, conseguiu-se reunir todos os processos, independente da vara e do tempo de espera, para agendamento e realização na mesma data por um único perito.
Com o apoio da equipe de todas as varas da Comarca de Muriaé, foi possível realizar o piloto do projeto com agendamento para o dia 25/11/2024. Nesta data foram agendadas 31 perícias e realizadas 25, correspondendo a 80,64% de aproveitamento. Dentro da execução do piloto também foi gerada uma planilha com os dados de 395 processos que subsidiarão a continuidade do projeto para outras especialidades.
Ainda, pode-se destacar a criação do Banco de Peritos, que facilitou o agendamento e aumentou a assertividade na realização das perícias. Todas estas ações resultaram na otimização do tempo de trabalho, melhor utilização da equipe disponível, aproveitamento dos melhores peritos e compartilhamento de pauta entre as varas.
10. Benefícios
1. Monitoramento eficiente: Melhor controle e acompanhamento das perícias judiciais.
2. Agendamento unificado: Centralização das demandas de todas as varas em um único cronograma.
3. Identificação de prioridades: Especialidades com maior volume de perícias pendentes foram identificadas e priorizadas.
4. Otimização de recursos: Realização de múltiplas perícias na mesma data por um único perito.
5. Alto aproveitamento: 80,64% de aproveitamento nas perícias agendadas e realizadas.
6. Banco de peritos: Criação de um banco de dados que facilita o agendamento e aumenta a precisão das perícias.
7. Continuidade do projeto: Geração de dados para subsidiar a expansão do projeto para outras especialidades.
8. Melhor utilização do tempo: Otimização do tempo de trabalho e da equipe disponível.
9. Compartilhamento de pautas: Integração e compartilhamento de pautas entre as varas.
10. Simplificação do agendamento: Facilitação do processo de agendamento das perícias para o cidadão.
Logo, o projeto visa aumentar a eficiência na marcação e realização das perícias médicas, reduzindo a morosidade no sistema judicial para o cidadão.
A realização do projeto-piloto trouxe benefícios que contribuíram significativamente para a eficiência e eficácia do processo de agendamento das perícias judiciais. Apontamos ainda os impactos positivos para o cidadão. Primeiramente, o processo de agendamento das perícias foi simplificado. Além disso, a centralização e otimização dos agendamentos resultaram na redução do tempo de espera para a realização das perícias, aumentando a eficiência na marcação e realização das perícias e reduzindo a morosidade no sistema judicial para o cidadão. A qualidade do atendimento foi elevada, uma vez que os melhores peritos foram utilizados, garantindo perícias mais precisas e confiáveis. Por fim, a criação do Banco de Peritos facilitou o acesso a especialistas qualificados, melhorando ainda mais a experiência do cidadão.
ATENÇÃO: NECESSIDADE DE CRIAÇÃO DE UM NÚCLEO DE PERÍCIA
A criação do Núcleo de Perícia foi uma das propostas resultantes da oficina de Design Thinking realizada em agosto de 2024. A ideia é consolidar as ações periciais em um único espaço na comarca, utilizando o Colaboratório e designando um responsável específico para essas atribuições, liberando as secretarias para outras demandas. O protótipo foi testado como um Produto Mínimo Viável (MVP). No entanto, caso os responsáveis optem pela expansão do projeto, será essencial reavaliar a necessidade desse Núcleo para garantir um fluxo de trabalho mais estruturado e eficiente.
11. Cronograma
Anexo
- E-mail do laboratório: uailab@tjmg.jus.br