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Processo de Contratação de Pessoa Física da EMERON

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Esta postagem tem o propósito de registrar o planejamento, a execução e os desdobramentos das oficinas realizadas nos dias 15, 16, 19, 20 e 21 de fevereiro de 2024. Neste contexto, o Laboratório de Inovação Gênesis da Escola da Magistratura de Rondônia desempenhou o papel de organizador e facilitador.

 Para realização das oficinas, contamos com uma equipe diversificada e multidisciplinar, composta por diversas unidades da Escola da Magistratura do Estado de Rondônia.

• José Miguel de Lima - Secretário-Geral da EMERON;
• Evanice Cunha da Silva - Diretora do DepartamentoAdministrativo;
• Marciane Rossi - Diretora do Departamento Pedagógico;
• Brenda Mara Martins de Oliveira- Diretora da Divisão de Planejamento Aquisição e Patrimônio;
• Débora Mendes de Sousa Gemelli - Diretora da Divisão de Planejamento Técnico Pedagógico ;
• Cínthia Mendes Cabral - Chefe da Seção de Aquisição e Contratação;
• Fábio Henrique Carvalho Rocha - Assessor Jurídico da EMERON;
• Felipe Idalgo Estigarribia - Laboratorista e membro do Laboratório de Inovação Gênesis.

 As oficinas foram orientadas pela abordagem do Design Sprint, que combina elementos de design thinking, métodos ágeis e criatidade. metodologia centrada no ser humano que busca resolver problemas complexos por meio de empatia, colaboração e criatividade. Abaixo comentamos um pouco sobre as técnicas e ferramentas utilizadas:

• Árvore de problemas: uma ferramenta utilizada na metodologia do Design Thinking, para ajudar a identificar e entender os problemas enfrentados pelos usuários de um produto, serviço ou sistema;
• Aprofundamento do Problema: Fase crucial do processo, pois é nesse momento que nos dedicamos a compreender, de maneira mais detalhada e abrangente, a natureza do desafio que estamos enfrentando. Essa etapa envolve uma imersão profunda no problema;
• Como podemos: Adentramos a etapa de ideação com a técnica que propõe reformular a questão como uma oportunidade de criação. Ao transformar os desafios em perguntas abertas, estimula-se o pensamento criativo e a exploração de soluções inovadoras;
• Mapa de Calor: No contexto de um Design Sprint, o mapa de calor é uma representação gráfica que destaca visualmente as áreas críticas ou problemáticas em um processo específico. Ele é construído com base em dados, feedback dos usuários ou insights da equipe. Ao analisar o mapa de calor, é possível identificar as regiões onde ocorrem os principais desafios levantados e oportunidades de melhoria;
• Demonstração Relâmpago: Esta etapa tem o objetivo de expor a equipe a exemplos inspiradores e lições aprendidas a partir de soluções existentes ou similares. A Demonstração Relâmpago é uma maneira eficaz de aproveitar a sabedoria coletiva da equipe, expondo-a a diferentes abordagens e perspectivas que podem influenciar positivamente o processo de geração de soluções inovadoras.
• Oito Ideias Malucas: É uma técnica de ideação, na qual os participantes são desafiados a criar o maior número possível de soluções em um curto período de tempo. É eficaz para romper barreiras mentais, gerar ideias criativas e impulsionar a colaboração em equipe;
• Conceito da solução: Na etapa do Conceito da Solução, nosso foco é concretizar ideias por meio de protótipos navegáveis. Essas simulações interativas transformam abstrações em algo tangível, permitindo visualização e teste eficientes das soluções propostas;
• Votação Informal: Durante esta atividade os participantes defendem ideias e destacam razões para a escolha de propostas. Ao final, selecionamos uma representação tangível do conceito para validar a viabilidade da solução antes do desenvolvimento completo;
• Fluxo de Teste do Usuário: Aqui concentramo-nos em dar vida ao conceito eleito como nossa solução. São criadas jornadas de seis passos que o usuário seguirá para testar a solução. Essa etapa resulta na escolha do fluxo de teste principal, estabelecendo uma base clara para a prototipagem nas fases seguintes;
• Roteiro Sequencial (Storyboard): Aqui o objetivo é traduzir o fluxo eleito na etapa anterior, representando cada passo da jornada, transformando esses passos em desenhos concretos, garantindo que não haja espaço para interpretações;  
• Prototipação: Técnica fundamental no processo de Design Thinking. Consiste na criação de representações simplificadas dos conceitos gerados durante a fase de ideação. Esses propótipos podem variar em complexidade, desde esboços iniciais até simulações mais avançadas.

 Oficinas (15, 16, 19, 20 e 21 de fevereiro)

15 e 16 - Problematização, Aprofundamento do Problema e Ideação

As oficinas de problematização desempenham um papel crucial ao promover a colaboração interinstitucional, proporcionando um ambiente propício para identificar, compreender e solucionar desafios enfrentados pelo público participante. A seguir, detalharemos cada um deles, apresentando suas causas e consequências.

Durante a clusterização dos problemas, foi eleito como mais prioritário o desafio: "Fluxo de contratação para pessoa física". Em seguida, fizemos o aprofundamento do problema, identificando quem impacta, por que é importante, os benefícios esperados com sua resolução. Findamos esta etapa consolidando em pergunta aberta o desafio prioritário para que estimule o pensamento criativo e a exploração de soluções inovadoras. Os detalhes podem ser observados na tabela abaixo.

 Mapa de Calor

Ao analisar o mapa de calor, identificamos que as regiões onde ocorrem os principais desafios identificados são: 

◾ Indica/Exige o ministrante a ser contratado;

◾ Orienta para elaboração da Proposta/Documentos;

◾ Elaborar a proposta e enviar docs.;

◾ Cadastra fornecedor e comprovar os valores.

 Demonstração Relampago

A equipe pode compartilhar experiências e discutir as soluções. Destacou-se as identificadas na Escola Nacional de Formação e Aperfeiçoamento de Magistrados e do Tribunal de Contas do Estado de Rondônia.

 Oitos Ideias Malucas

Abaixo listamos as ideias e oportunidades mais votadas durante a atividade. Essas ideias foram aproveitadas durante a montagem das soluções.

 Conceito da Solução

Consolidamos as ideias em vários conceitos. Os participantes apresentaram e explicaram aos demais presentes seu conceito e posteriormente, realizamos uma votação para determinar qual conceito adotaremos para concretizar a solução. O desfecho foi a fusão do conceito desenvolvido pela equipe do DEAD com o do DEPED.

1º Passo: Recibimento da indicação; orientação ao contratado; orientação voltada ao preenchimento dos dados necessários; upload de documentos; aceite das obrigações; conferência dos documentos e formulários; liberação para planejamento.

2º Passo: Planejamento pedagógico/execução; preenchimento dos elementos pedagógicos da ação; prover informações orçamentárias, de cadastros e de registro;  inserir demonstrativo de cálculo (impostos); Parecer Jurídico; Encaminhar para decisão;

3º Passo: Empenho da despesa; executar e acompanhar os cursos; certificar a execução e encaminhar para o pagamento.

 Roteiro Sequencial (Storyboard)

Pegamos estes passos e buscamos detalhar em um roteiro sequencial, com o objetivo de detalharmos ainda mais cada processo.

① DIPED provoca unidade solicitante sobre demanda; 

→ Unidade solicitante faz proposta de ministrante e formato da ação ;

→ DIPED trata a sugestão e submete à direção para aprovação; realiza correções se necessário (contato inicial com o pretenso ministrante);

→ Instrução da Proposta por meio dos dados preenchidos no formulário e assinadados pelo ministrante (DIPED - MINISTRANTE); 

→ Inserção dos documentos necessários no processo e proposta.

② Elaboração do Projeto Pedagógico que contará com: dados gerais; ementa, justificativa e objetivo; justificativa da contratação; metodologia; recursos; custos; plano de ação; 

→ Envio para ciência da DEAD, DIFOR e GABSG.
 

③ Processo vai para DEAD visando o provisionamento orçamentário, a verificação da regularidade fiscal e cadastral e coleta de dados bancários;

 → Demonstrativo de cálculo de retenção de impostos;

→ Encaminhar demanda para parecer da assessoria jurídica.

④ Assessoria jurídica providenciará o parecer jurídico e tratativas quanto a decisão do Ordenador de Despesa;

→ Será encaminhado para o DEXOR para empenho.

⑤ A DEXOR realiza o empenho e retorna o processo para o DEAD acompanhar.
 

⑥ Com o término do curso, o DEAD provoca a DIFOR para certificação do curso e verificará sobre a necessidade de haver a elaboração de um relatório final.
 

⑦ O DEAD recebe a certificação de realização do curso e faz a instrução do processo para liquidação  e pagamento;

→ O processo é encaminhado para DEXOR.

⑧ DEXOR liquida, retém os imposso, emite guias necessárias;

→ DIF faz a ordem bancária.

 Prototipação dos Produtos Mínimo Viável (19, 20 e 21)

A versão inicial da solução incorporou apenas os elementos essenciais, identificados e priorizados, para atender às necessidades fundamentais do pleito. Abaixo, detalhamos o que competirá ao MVP:

1. Um novo fluxo com foco na contratação de pessoas físicas, que teve por objetivo facilitar a experiência da Pessoa Física pretendida para contratação, assim como, dos servidores e unidades da EMERON.
2. Formulário eletrônico com o objetivo de agilizar o processo de colhimento de dados pessoais, profissionais, referentes à proposta, ao evento, certidões do proponente, outras documentação necessárias e o fornecimento de instruções legais e institucionais.

• E-mail do laboratório: laboratoriodeinovacao@tjro.jus.br