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Padronização de Prazos de Processos de Execução Penal em Trâmite no SEEU.

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  Servimos do presente para registrar o planejamento, a execução e os desdobramentos das oficinas realizadas nos dias 3, 4 e 5 de outubro de 2023. Neste contexto, o Laboratório de Inovação desempenhou o papel de facilitador, com o apoio da Divisão de Gestão e Apoio ao 1º Grau (DIGEA1G). A iniciativa para realizar as oficinas foi motivada pelas demandas apresentadas nos Ofícios n. 628/2022 - GAESP, 882/2022 - GAESP e 701/2023 - GAESP, expedidos pelo Ministério Público do Estado de Rondônia.

Esses documentos evidenciaram questões relacionadas aos prazos estabelecidos nos processos de execução penal em trâmite no Sistema Eletrônico de Execução Unificado - SEEU.

Dado que a temática aborda diversas instâncias processuais, ampliamos o convite das oficinas aos representantes da Defensoria Pública, Ordem dos Advogados do Brasil e Juízes Estaduais. O objetivo era a colaboração coletiva na identificação dos desafios enfrentados por cada instituição, bem como que fossem exploradas possíveis soluções.

 As oficinas foram conduzidas com uma abordagem colaborativa centrada no usuário. O objetivo era identificar, por meio da empatia e compreensão, as necessidades, preocupações e soluções inovadoras de todas as partes envolvidas. A metodologia principal empregada foi o Design Thinking, envolvendo as seguintes ferramentas:

• Quebra-Gelos: No contexto do Design Thinking, trata-se de uma maneira eficaz de envolver os participantes, estimular suas participações e aquecer suas mentes criativas, favorecendo o processo de ideação e inovação;
• Árvore de problemas: uma ferramenta utilizada na metodologia do Design Thinking, para ajudar a identificar e entender os problemas enfrentados pelos usuários de um produto, serviço ou sistema;
• Aprofundamento do Problema: Fase crucial do processo, pois é nesse momento que nos dedicamos a compreender, de maneira mais detalhada e abrangente, a natureza do desafio que estamos enfrentando. Essa etapa envolve uma imersão profunda no problema;
• Como podemos: Adentramos a etapa de ideação com a técnica que propõe reformular a questão como uma oportunidade de criação. Ao transformar os desafios em perguntas abertas, estimula-se o pensamento criativo e a exploração de soluções inovadoras.
  
  As técnicas seguintes estavam roteirizadas, mas não foram utilizadas, ainda assim, registramos aqui quais eram nossas propostas para avaliação, revisão da metodologia e material para consultas futuras.
  
  
• “Crazy 8”: É uma técnica de ideação, na qual os participantes são desafiados a criar o maior número possível de soluções em um curto período de tempo. É eficaz para romper barreiras mentais, gerar ideias criativas e impulsionar a colaboração em equipe;
• “Storytelling”: Dentro do contexto do Design Thinking, a técnica refere-se à habilidade de contar histórias de maneira criativa e persuasiva. Na prática, é utilizada como uma ferramenta para compartilhar experiências e jornadas dos usuários, evidenciando desafios e soluções de forma mais significativa.
  
  O motivo da não aplicação das técnicas foi por desejo conjunto dos participantes externos em avançarmos diretamente para o desenho da solução.

 Para realização das oficinas, contamos com uma equipe diversificada e multidisciplinar, composta por defensores, juízes, promotores, advogados, assessores, e outros participantes engajados no propósito:

• Johnny Gustavo Clemes - Coordenador do Laboratório de Inovação;
• Felipe Idalgo Estigarribia - Laboratorista e membro do Laboratório de Inovação;
• Vitória Martins Lima Alexandre - Diretora da DIGEA1G;
• Bruno Sérgio de Menezes Darwich - Juiz de Direito;
• Yara regina Alves Machado - Técnica Judiciária da DIGEA1G;
• Ketlin Szary Will - Servidora da 2º Vara Criminal da Comarca de Ariquemes;
• Wallace Silva da Costa - Servidor da 2º Vara Criminal da Comarca de Ariquemes;
• Peterson Vendrameto - Coordenador da CPE/Criminal;
• Leonardo Vinicius Oliveira da Silva - Gestor de Equipe da CPE/Execução Penal;
• João Emannuel Ferreira Santos - Gestor de Equipe da CPE/Execução Penal;
• Luane Braga Vasconcelo de Oliveira - Gestora de Equipe em substituição CPE/Execução Penal;
• Luiz André Mendes Maia - Gestor de Equipe em substituição CPE/Execução Penal;
• Tiago Cadore - Promotor de Justiça do MP/RO;
• Edna Capeli - Promotora de Justiça do MP/RO;
• Jefferson Marques Costa - Promotor de Justiça do MP/RO;
• Victor Miranda - Defensor Público da DPE/RO;
• Patrick Muniz - Analista de Sistemas da DPE/RO;
• Samantha Sales Jansen Pereira - Servidora da DPE/RO;
• Franklin Junior F. Duarte - OAB Seccional de Rondônia.

 Oficinas realizadas

3 de Outubro - Oficina de Problematização

Oficinas de problematização desempenham um papel crucial ao promover a colaboração interinstitucional, proporcionando um espaço para identificar, compreender e solucionar desafios enfrentados por diversas instâncias processuais, resultando em práticas judiciais mais eficientes e inovadoras. Durante as dinâmicas realizadas, identificamos diversos desafios centrais relacionados à temática abordada. A seguir, detalharemos cada um deles por categoria eleita, apresentando suas causas e consequências.

_{^{* Problema levantado que exige a intervenção do Grupo de Monitoramento e Fiscalização do Sistema Carcerário (GMF);}}

4 e 5 de Outubro - Oficina de Ideação e Prototipação

Oficinas de ideação e prototipação constituem etapas fundamentais no processo de inovação, proporcionando um ambiente colaborativo para a geração e desenvolvimento de ideias inovadoras. Durante a ideação, os participantes são estimulados a pensar de forma criativa e explorar soluções para os desafios identificados. Em seguida, a prototipação entra em cena, permitindo a materialização rápida e tangível das ideias, facilitando a visualização e avaliação prática das propostas.

Em respeito à decisão dos participantes das instituições convidadas, optamos por não realizar as técnicas previstas, portanto as etapas de ideação e prototipação foram realizadas concomitantemente. Considerando a clareza do problema, a expertise dos envolvidos em matéria de Execução Penal, bem como a constatação de uma baixa diversidade de tipos de manifestações em relação às mais corriqueiras, decidimos, inicialmente, categorizar as manifestações e, em seguida, definir os prazos.

A partir deste momento, devido à mudança de metodologia e ao foco na matéria jurídica, a servidora Vitória Martins Lima, com o apoio da servidora Yara Regina, conduziram com propriedade o restante das atividades, facilitando o diálogo dos participantes e contribuindo com a ideia final e prototipação.

 Produto Mínimo Viável (Resultado Obtido)

O Produto Mínimo Viável é uma estratégia eficaz que busca criar uma versão inicial de um produto ou solução, incorporando apenas os elementos essenciais para atender às necessidades fundamentais. Na nossa jornada, ao escolhermos uma abordagem mais dinâmica e adaptativa, optamos por não seguir formalmente o processo tradicional de construção do MVP.

Como resultado principal dessa escolha, consolidamos uma lista de encaminhamentos práticos, direcionamentos estratégicos e soluções que têm como objetivo abordar a problemática identificada durante as oficinas. Abaixo, apresentamos em detalhes os passos e medidas específicas que compõem esse conjunto de encaminhamentos:

• Aprimoramento no SEEU para Disponibilização de Agrupadores:
  Após deliberações dos membros do Ministério Público, da Defensoria Pública e do Poder Judiciário, identificou-se a necessidade de verificar a viabilidade de provocar o Conselho Nacional de Justiça para implementar uma funcionalidade no SEEU. Essa medida visa tornar os agrupadores (dados sobre a fase em que se encontra o processo de execução) acessíveis para os demais usuários e usuárias. O analista de sistemas da DPE, Patrick Muniz, destaca que essa solicitação pode ser realizada por meio do Suporte SEEU, canal exclusivo para servidores de TI dos Tribunais de Justiça tratarem diretamente com os responsáveis pela manutenção do sistema; 
   
• Padronização de Prazos Processuais: 
  Estabeleceu-se a adoção, como regra, dos prazos legais para as manifestações na execução penal. Em casos sem prazo fixado pelo juiz, será adotado, pela CPE, a concessão de prazo de 5 (cinco) dias em demandas não urgentes, e o prazo será de 3 (três) dias para os casos urgentes;
   
• Replicação de Aprimoramento utilizada pelo TJ para Defensoria e Ministério Público:
  O Tribunal de Justiça de Rondônia utiliza uma melhoria em sua ferramenta integrada com o SEEU, especialmente relacionada aos agrupadores, que foi bem recebida pelas demais instituições. Solicitou-se uma avaliação para verificar a viabilidade de replicar essa solução nas ferramentas utilizadas pela Defensoria e Ministério Público, que estão e estarão integradas ao SEEU. Essa iniciativa visa auxiliar os demais órgãos na gestão eficiente de suas manifestações, considerando o sucesso observado pelo TJRO com essa funcionalidade específica;
   
• Manter configurações do usuário salvo no sistema SEEU enquanto faz gestão das peças:
  Sugerir ao CNJ a possibilidade de incorporar ao sistema SEEU a funcionalidade de armazenar os dados do usuário ativo durante a gestão processual. Destacou-se que, ao intervir nas peças (corrigindo as minutas), o Promotor é obrigado a repreencher os dados do usuário a cada vez, resultando em retrabalho e perda de tempo. Exemplo: escolher o tipo de manifestação, lidas e aguardando análise,  membro do MP, pré-análise sim ou não (poder-se-ia dar opção de salvar esses filtros, para, toda vez que for corrigir as peças,  não ter que escolher sempre).

 Em conclusão, alinhado com os direcionamentos estabelecidos pela Corregedoria Geral da Justiça, encaminhamos o presente aos cuidados da Divisão de Gestão e Apoio ao 1º Grau, e visando promover a transparência e a ciência acerca das discussões e soluções desenvolvidas durante o evento, aproveitamos para encaminhar à Secretaria da Corregedoria Geral da Justiça, à Coordenadoria Criminal da Central de Processos Eletrônicos e à Coordenadoria de Estratégia e Projetos.

 Registros e Materiais Gráficos

Documento externo: Google Drive.

• E-mail do laboratório: laboratoriodeinovacao@tjro.jus.br