Relatos Ilustrados: Boas práticas em gestão de documentos de valor histórico no TJMMG
Descrição Resumida da Prática
De maneira inovadora no país, o TJMMG, promove a disponibilidade de acesso ao seu acervo documental de Valor Histórico (VH), através de relatos ilustrados disponibilizando-os para consulta pública em meio digital. Compreende-se como VH a identificação dos processos que interessam sobremaneira à Justiça e a sociedade, em virtude de suas características. Os VH são aqueles documentos de valor probatório ou informativo, que devem ser definitivamente preservados no suporte original de criação, isto é, são de guarda permanente. Contrapondo a cultura de disponibilização massiva da informação, o TJMMG buscou de forma dinâmica e lúdica divulgar seus itens documentais por meio de relatos ilustrados para que chamem a atenção dos leitores e possibilitem a compreensão de forma simplificada, provocando o interesse pela busca de informações provenientes da Justiça Militar Mineira.
Identificação do Problema
A ausência de cuidados arquivísticos impossibilita a descoberta de documentos que constroem a história da sociedade em todos os âmbitos, tornando intangível o fortalecimento da Justiça com a sociedade. Constatou-se a necessidade de implementação de estratégias de comunicação, ações objetivas, ágeis e em linguagem de fácil acesso. É uma prática disruptiva com a disponibilização de parte do seu acervo permanente por meio de Relatos Ilustrados em seu site.
Metodologia (Passo a Passo)
Uma equipe multidisciplinar do TJMMG desenvolveu um método de tratamento arquivístico, em que se identifica os autos com potencial valor histórico. Dentre os critérios para valoração também reconheceu-se que fatos que permeiam a história dos seus jurisdicionados, policiais e bombeiros militares mereciam destaque. Criada a primeira justificativa, os autos sugeridos como VH são encaminhados para a Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD). Se aprovados, inicia-se o procedimento de transformá-los em Relatos Ilustrados que são descrições narrativas sucintas do conteúdo de um auto, dando destaque a pontos da história que chamarão atenção do leitor. Seu objetivo é propiciar uma leitura rápida, real, informativa e acessível, utilizando recursos visuais e registros iconográficos, instigando o leitor a querer saber mais. É importante lembrar que os dados que possam identificar os personagens são anonimizados. O sítio do TJMMG disponibiliza uma aba exclusiva dedicada aos Relatos Ilustrados. Caso haja interesse por parte do leitor em ter acesso ao conteúdo, ele deve entrar em contato com o Tribunal, que fornecerá acesso, resguardadas as legislações pertinentes ao tema.
Palavras-Chave
Linguagem simples; acervo; acesso a informação; arquivo; divulgação; documentos; gestão documental; justiça militar; poder judiciário; valor histórico; valor secundário; relatos ilustrados; histórias;
Beneficiários
Pessoas físicas ou jurídicas que tenham interesse em ter acesso aos documentos judiciais do acervo de valor histórico do TJMMG.
Abrangência
Abrangência Nacional. Uma vez que a Justiça Militar Mineira está inserida na sociedade brasileira desde 1937. Além disso, o projeto pode ser replicado em quaisquer outros órgãos do poder judiciário.
Parceiros
Arquivo Público Mineiro, Conselho Nacional de Arquivos, Museu do Judiciário Mineiro, Museu dos Militares Mineiros, Policia Militar e Corpo de Bombeiros Militar Minas Gerais, Tribunal de Justiça Militar de São Paulo e Rio Grande do Sul.
Há atos normativos que regulamentam a prática? Quais?
Sim.
- Constituição Federal de 1988
- Lei N. 8.159 de 1991: Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.
- Resolução N. 26 de 2008, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ): Estabelece diretrizes básicas de gestão de documentos a serem adotadas nos arquivos do Poder Judiciário (Alterada pela Resolução Nº 30, de 2009);
- Resolução CNJ N. 324 de 2020: Institui diretrizes e normas de Gestão de Memória e de Gestão Documental e dispõe sobre o Proname;
- Resolução CNJ N. 325 de 2020: Dispõe sobre a Estratégia Nacional do Poder Judiciário 2021-2026 e dá outras providências;
- Portaria TJMMG N. 1.368 de 2021: Altera a composição da Comissão Permanente de Avaliação Documental da Justiça Militar do Estado de Minas Gerais
- Resolução TJMMG N. 274 de 2022: Institui a Política de Gestão Documental e de Gestão de Memória na Justiça Militar do Estado de Minas Gerais e dá outras providências.
Prática
Não é fácil instituir a cultura institucional de gestão de documentos, mas é sabido que os documentos são o cerne do poder judiciário, uma vez que a existência desses órgãos se respalda na necessidade de tramitá-los desde sua criação até a destinação final. Contudo, só é possível disponibilizar acesso à informação quando há sistematização.
Os autos que fazem parte da história do poder judiciário, muitas vezes, são de difícil acesso e se encontram em situação de fragilidade ou mesmo desconhecidos pela ausência de tratamento técnico e identificação do potencial de uso para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados.
A ação da equipe de Gestão Documental foi o primeiro olhar do TJMMG para os autos como documentos multiplicadores da história institucional, para além do caráter meramente jurídico.
De maneira inovadora no país, o TJMMG disponibilizou o acesso ao seu acervo documental de valor histórico através de Relatos Ilustrados para consulta pública em meio digital. Para isso, foi necessário aplicar o devido tratamento técnico arquivístico aos documentos a partir de uma metodologia pioneira desenvolvida pelo próprio órgão, que inclui:
- Analisar os autos e preencher um formulário com as principais informações;
- Lançar dados no sistema próprio de gestão documental do TJMMG;
- Identificar e digitalizar as peças principais dos autos, conforme determinação do CNJ;
- Aplicar técnicas básicas de conservação nos autos;
- Selecionar os documentos de possível valor histórico;
- Submeter a avaliação da CPAD;
- Aplicar a Tabela de Temporalidade;
- Sintetizar as histórias dos autos;
- Criar as artes para divulgação;
- Armazenar adequadamente os documentos devidamente acondicionados.
Diante dos resultados relevantes que essa prática trouxe para a sociedade mineira, extrapolando inclusive os limites territoriais, tornando-se referência para os órgãos do poder judiciário, o TJMMG foi reconhecido como primeira entidade castrense estadual custodiadora de arquivos, reafirmando seu compromisso como guardião de seus registros, defensor da transparência ativa, promotor da democracia e cidadania através do acesso à informação e divulgação de suas atividades.
Recursos Utilizados
Recursos humanos (equipe multidisciplinar capacitada), sala de tratamento documental mobiliada e climatizada, equipamentos de proteção individual, computadores, scanners, materiais de escritório e conservação, plataforma de design gráfico gratuito, sistema informatizado.
Resultados e benefícios alcançados
O TJMMG é o primeiro entre as Justiças Militares Estaduais a realizar, junto ao Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), sua inscrição no Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos (Codearq). Com isso, passa a ter disponíveis no site do Conarq informações sobre seus acervos e sua missão, recebendo uma identificação única de entidade custodiadora de acervos arquivísticos no Brasil. O cadastro tem como objetivo intercambiar informações em âmbito nacional e internacional. Criar uma prática que pode ser replicada em diversos órgãos do poder judiciário, oficializa sua presença no cenário arquivístico nacional, reforçando seu compromisso com o ciclo de vida dos documentos, a otimização dos espaços físicos e digitais, a disponibilização e o acesso à informação, além do compromisso com o meio ambiente. Espera-se que a difusão dos documentos de valor histórico, realizada por meio dos Relatos Ilustrados, seja promotora de cidadania a partir do pleno acesso as informações da Justiça Militar Mineira. O sucesso da prática consiste em vislumbrar que o conhecimento possibilitará que a sociedade seja avaliadora de suas ações observando o passado e trilhando melhores caminhos para o futuro.
Dificuldades Encontradas
Nos primórdios da Gestão Documental do TJMMG, não havia padronização definida para tratamento da massa documental acumulada (MDA), não havia manuais de fluxograma de trabalhos nem pessoas capacitadas na área de gestão de documentos. Não existia uma consciência coletiva sobre a importância deste trabalho, sendo necessário o desenvolvimento de um sentimento de pertencimento institucional no qual se valorizam os atos, os fatos e as personagens que compõem as histórias do acervo arquivístico do egrégio Tribunal. É muito interessante perceber que o próprio servidor, quando se sente parte do processo de construção da história institucional, passa a compreender e valorizar o seu trabalho para além da prestação jurisdicional. Os Relatos Ilustrados, elaborados de maneira leve e didática, fomentam o sentimento de pertencimento institucional e auxiliam na melhoria da prestação de serviço do órgão.
Lições Aprendidas
Todos os anos o poder judiciário tramita milhões de autos que precisariam ser classificados, avaliados e submetidos as normas vigentes visando preservar as informações indispensáveis. Contudo, esses procedimentos ainda não são rotineiros devido à falta de recursos humanos e materiais destinados a essa atividade. Como consequência desse fato, há arquivos abarrotados de autos judiciais e documentos administrativos que, por si só, justificariam o empenho em resolver, de forma econômica e exata, a relação antagônica que existe entre o armazenamento consciente e plausível das informações produzidas no âmbito forense e a necessidade de conservar a história.
Considerando todos os pontos supracitados percebe-se que é imprescindível começar. Desta forma, a prática aqui apresentada, torna o não-esquecimento das informações um dever fundamental para que os fatos e as personagens que constroem e conferem identidade as instituições judiciárias não sejam sepultados.
Veja os relatos ilustrados aqui: Relatos Ilustrados - Autos de Valor Histórico da Justiça Militar Mineira
- E-mail do laboratório: escritorioprojetos@tjmmg.jus.br