Automatização das Comunicações Processuais
OBJETIVO
Criação de funcionalidade no Sistema Informatizado do STJ que permita a geração automática de ofícios nas hipóteses de decisões concessivas de liminar e requisitórias de informações, com envio automático dos ofícios aos respectivos destinatários - Tribunais de origem e outros (mediante análise de metadados e numeração de processos de origem), bem como anexação da respectiva decisão ao ofício. O sistema deve identificar os destinatários das comunicações, confeccionar o documento, encaminhar aos destinatários por meio do malote digital, lançar as fases devidas, incluir as situações nos documentos e juntá-los aos autos. Em segunda etapa, seria criada funcionalidade no Sistema Informatizado que permita o recebimento automático de ofícios que prestam informações, mediante juntada automática aos autos e registro da situação do documento. Ao receber uma resposta, o sistema deve identificar a qual ofício se refere, atualizar a situação desse documento e permitir a movimentação processual do feito (conclusão, vista ao MPF, controle de prazo, reiteração).
JUSTIFICATIVA
A medida tem por objetivo a redução de análise e interferência humana para confecção de ofícios e encaminhamento de comunicações aos tribunais de origem, o que permitirá a economia de tempo, em decorrência da automação dos procedimentos cartorários, proporcionando maior celeridade no cumprimento das decisões judiciais, bem como maior eficiência no controle de prazo das informações expedidas, e controle das respostas recebidas no STJ.
ALINHAMENTO ESTRATÉGICO
OE STJ: Buscar agilidade e produtividade na prestação jurisdicional
ODS 16: Paz, Justiça e Instituições Eficazes
EAP
CRONOGRAMA
RESULTADOS ALCANÇADOS E BENEFÍCIOS PARA O STJ
O projeto surgiu da necessidade de racionalização, desburocratização e agilização dos procedimentos cartorários atinentes à comunicação de decisões judiciais, requisição de informações e controle do recebimento de ofícios dos Tribunais/Juízos de origem, cujos atos remontavam às antigas rotinas da extinta Secretaria dos Órgãos Julgadores (SOJ), e que dependiam de ação humana individualizada em cada uma das etapas dos procedimentos reportados.
A partir dos testes iniciais realizados na 1ª fase de desenvolvimento do projeto, verificou-se a grande utilidade da ferramenta para aplicação prática no ambiente informatizado das Coordenadorias, pois agilizou e desburocratizou procedimentos internos que dependiam essencialmente da ação humana.
Com o desenvolvimento das demais ferramentas constantes do cronograma inicial, foram registrados significativos ganhos na realização e ultimação dos procedimentos cartorários, na medida em que a análise inicial realizada individualmente foi substituída pela análise autônoma do sistema informatizado, competindo ao servidor a verificação final do procedimento realizado pelas regras automatizadas (regras de escaninho e regras de busca textual) associadas à atuação dos robôs.
A análise informatizada compreendeu a combinação de regras de busca textual nas peças dos processos com as regras de escaninho já desenvolvidas pela STI, permitindo-se o deslocamento automático dos processos nos escaninhos internos da unidade diretamente para os escaninhos de destino permitindo-se a realização de análise única, e definitiva, pelos servidores das unidades.
Em suma, o novo produto permite a análise autônoma dos processos, por meio das regras de busca textual e das regras de escaninho, e desloca automaticamente os processos dentro dos escaninhos internos das Coordenadorias, fazendo com que os servidores se dediquem à realização de tarefas específicas a partir das observações lançadas em campo próprio nos respectivos escaninhos de destino.
A redução gradual da interferência humana na análise inicial dos processos permitiu a racionalização e agilidade das atividades cartorárias, e contribuiu para o aumento da qualidade da mão de obra e da produtividade dos servidores lotados na Secretaria de Processamento de Feitos.
LIÇÕES APRENDIDAS
O projeto sofreu atrasos no seu desenvolvimento inicial e necessitou de prorrogação de prazo para encerramento dos trabalhos.
Além disso, houve necessidade de redução do escopo inicial decorrente de fatores externos ao STJ (iminente descontinuidade do Malote Digital), porém a STI priorizou o desenvolvimento do projeto de modo que os produtos fossem entregues dentro do novo prazo previsto, qual seja junho de 2022.
Registramos, por fim, nossos agradecimentos aos servidores da SPF e da STI que participaram efetivamente dos testes de homologação e, posteriormente, contribuíram para validação das ferramentas desenvolvidas, tanto em fase de homologação, quanto em fase de produção assistida, o que permitiu a efetiva entrega do produto com todos os requisitos e funcionalidades inicialmente previstos.
Em razão do esforço conjunto das áreas interessadas, conclui-se que as tratativas e negociações realizadas entre a área de negócio (SPF) e a área técnica (STI), durante o desenvolvimento do projeto, foram essenciais para a renegociação de prazos, readequação do escopo inicial e superação de problemas inesperados, fatores que contribuíram para atingimento final dos objetivos inicialmente propostos.
- E-mail do laboratório: stj.ge@stj.jus.br