Projeto de Capacitação Digital
O Projeto de Capacitação Digital, proposto pelo Comitê de Gestão do Orçamento e de Priorização do 1º Grau (CGOP1G), é uma iniciativa do Tribunal de Justiça de São Paulo (TJSP), associado ao Inov@TJSP! - Laboratório de Inovação do TJSP, que, dentre as necessidades levantadas, priorizou o treinamento dos servidores com dificuldade de utilização dos sistemas institucionais.
O projeto foi proposto pelo Comitê Gestor de Orçamento e de Priorização de Primeiro Grau (CGOP1G), criado pela Resolução CNJ n. 194/2014, tem, entre suas atribuições, fomentar, coordenar e implementar os programas, projetos e ações com o objetivo de aprimorar os serviços da primeira instância.
Assim, na Fase 1 – Entendimento, executada em 2022, foi realizada uma pesquisa institucional sobre os principais problemas que geravam maior insatisfações vivenciadas no 1º Grau. Assim, os temas foram analisados pelo Comitê, priorizando a proposta a ser trabalhada: treinamento dos servidores com dificuldade de utilização dos sistemas institucionais.
Assim, o Comitê levantou três níveis para os servidores com dificuldades nos sistemas:
- Servidores que não conseguem atuar em nenhum dos sistemas institucionais;
- Servidores com limitações de conhecimentos de grupos específicos de sistemas;
- Servidores com limitações de atuação no sistema processual específico da competência do Ofício que passaram a atuar (caso de transferências entre unidades de servidores, ou seja, servidores que atuavam no Criminal e que passam a atuar em Ofício Cível, por exemplo).
Cabe ressaltar que, no TJSP, há cada vez menos atividades em cartórios que necessitem de mão de obra presencial, sendo necessário o incremento da força de trabalho que utiliza os sistemas. Dessa maneira, o nível “servidores que não conseguem atuar em nenhum dos sistemas institucionais” foi escolhido pelo grupo.
Assim, a Secretaria de Gestão de Pessoas (SGP) do Tribunal, a partir da avaliação de desempenho dos servidores, levantou que 1.383 foram mal avaliados em pergunta específica sobre a utilização de sistemas. Desses, 464 não estavam no quadro de servidores ativos, portanto, o escopo da pesquisa seria o levantamento da situação atual de 919 servidores.
Além do levantamento pela avaliação de desempenho, a SGP ouviu os gestores sobre servidores que não atuassem com sistemas e quais os principais sistemas que apresentavam dificuldades.
A Fase 2 – Observação iniciou após a aplicação da pesquisa junto aos gestores institucionais. Houve aumento de 19 funcionários que necessitam de apoio institucional diferenciado sobre as atividades e funções no mundo digital, totalizando 938. Nessa fase, os servidores foram categorizados com as seguintes dificuldades:
- Desconhecimento pleno dos sistemas e não acessam equipamentos;
- Desconhecimento das ferramentas Microsoft Office 365;
- Desconhecimento das ferramentas administrativas;
- Desconhecimento das ferramentas processuais.
Na Fase 3 – Ponto de Vista ocorreu o levantamento dos perfis abordados no projeto, identificando quem deveria receber treinamento diferenciado. Os perfis foram:
- Perfil 1: Mulher, 55 anos, casada, mãe, mais de 20 anos de atuação no Tribunal, várias atividades na vida, medo de mudança, resistência a aprender informática por desconhecer a possibilidade de obter resultados mais promissores, entender que o que sempre fazia era satisfatório;
- Perfil 2: Homem, 58 anos, casado, pai, mais de 20 anos de atuação no Tribunal, medo de mudança, sensação de estar excluído, resistência a aprender informática no sentido amplo, entender que o TJ deveria se adaptar ao trabalho que ele sabe fazer.
A partir da identificação dos perfis, o grupo entendeu ser necessário desenvolver soluções que visem inclusão, oportunidade de acolhimento e sentido de pertencimento. Os perfis levantados representam mais da metade dos servidores.
A Fase 4 foi responsável pela Ideação do projeto e suas necessidades, como definição do acompanhamento e monitoramento constantes. O comitê identificou que a melhor solução seria um curso on-line com acompanhamento de mentor na unidade que o servidor atua.
Na Fase 5 - Prototipagem foram utilizadas ferramentas para o desenvolvimento de propostas de cursos e capacitações.
O roteiro das ferramentas abordou uma jornada de aprendizado com a 1. Definição dos resultados que se pretende atingir; 2. Arquitetura e design centrado no participante; 3. Aprendizado em qual tipo de modelo; 4. Transferência do conhecimento na prática; 5. Assegurar que a transferência do conhecimento está sendo feita por meio de processos de coaching, mentoring, reforço de aprendizagem e acompanhamento; e, por fim, 6. Analisar ou checar avaliando, medindo, documentando ou ajustando o processo, sendo que as etapas podem ser pensadas pelos grupos de forma isolada e depois formalizada uma atuação de todos os grupos na solução da proposta final, caminho que foi adotado.
A proposta final apresentou a necessidade de uma introdução à informática, após um treinamento em hardware, Windows e nas ferramentas do Office: Word e Excel, pois tais atividades auxiliariam a realização de diversas tarefas institucionais.
Na etapa de Testes, Fase 6, os gestores validaram a proposta de curso, treinamento virtual, mas evidenciaram que a tutoria apenas não seria suficiente para a realização das atividades, indicando o processo de mentoria de um servidor de sua unidade como forma mais eficiente de monitoramento do conhecimento.
A Fase 7 – Iteração foi responsável pela elaboração do projeto de treinamento, com o descritivo dos principais tópicos que seriam indicados para o treinamento inicial. O treinamento foi desenvolvido na Plataforma Moodle com a indicação de mentores para os 411 servidores inscritos e o prazo de realização.
O treinamento teve início em 19 de abril de 2023, terminando em 22 de maio de 2023, contando, ainda, com uma semana de tempo extra para conclusão das atividades, ou seja, o prazo final restou estendido para 29 de maio de 2023.
Após o encerramento do treinamento, foi realizada uma pesquisa de satisfação quanto ao treinamento:
- 87,71% dos servidores participantes disseram que o curso contribuiu para as suas atividades profissionais;
- 100% dos servidores participantes responderam que os temas abordados nas aulas foram elucidativos;
- 91,67% dos servidores participantes responderam que a qualidade do material didático das aulas foi adequada;
- 100% dos servidores participantes disseram estar satisfeitos de uma maneira geral.
Por fim, a Secretaria de Gestão Pessoal do TJSP concluiu que o curso foi satisfatório e que haverá novas ações para o aprimoramento e a inclusão digital dos servidores.
- E-mail do laboratório: inovacaotjsp@tjsp.jus.br