Rede Conecta de Comunicação e Tutoria
- O que a rede faz:
Conecta pessoas com pessoas e conhecimentos.
A rede é um canal de apoio interno, servindo como ferramenta para trocar conhecimentos e práticas entre servidores, validar interpretações acerca de orientações expedidas e acelerar o feedback.
- Como funciona:
O projeto-piloto utilizou o WhatsApp como meio de comunicação e conexão entre as pessoas. A rede está segmentada em grupos e níveis, interligados por pessoas chave, cuja finalidade é minimizar a disseminação de informações incompletas e/ou mal interpretadas, bem como fomentar a colaboração entre os participantes.
- Métodos utilizados:
Design thinking, pesquisa exploratória, benchmarking e sessão generativa.
- Etapas:
O projeto foi desenvolvido pela lógica do design thinking, abrangendo cinco etapas: empatia, definição do problema, ideação, prototipação e testes.
- Empatia:
Legalmente, cada zona eleitoral do Rio Grande do Sul (165 ao todo, distribuídas em 142 cidades) conta com dois servidores do quadro (um técnico judiciário e um analista judiciário). Esse quadro diminuto pode ser complementado por servidores requisitados de outros órgãos e estagiários. Porém, há zonas com apenas um servidor e zonas sem auxiliares de fora do quadro.
Os servidores que atuam nas zonas eleitorais são responsáveis por uma série de atividades administrativas e judiciais que, dado o caráter da Justiça Eleitoral, exige competências bastante variadas. Além disso, o volume de trabalho tem picos devido ao período eleitoral (maior quantidade de atendimentos no fechamento do cadastro eleitoral, registros de candidaturas, análise de prestações de contas de candidatos, convocação e treinamento de mesários, carga de urnas eletrônicas etc.) exigindo dos servidores a execução de dezenas de procedimentos e controles com muita atenção e em prazos curtos.
Esse contexto de estrutura diminuta e responsabilidades complexas gera reclamações dos servidores, que têm espaço para manifestar suas percepções no período de avaliação das eleições (pesquisa exploratória que ocorre após as eleições).
- Definição do problema:
Nessa pesquisa exploratória junto aos servidores, um dos principais pontos criticados é, historicamente, a comunicação, em termos de volume e dificuldade/demora na solução de dúvidas e problemas. Os canais formais ficam sobrecarregados, com dezenas de avisos e ordens chegando para as zonas eleitorais e outras dezenas de dúvidas retornando aos demandantes. Segundo os servidores, as dificuldades de contato para tirar dúvidas geram insegurança em ações e, por vezes, um sentimento de abandono.
A pergunta-problema que delineou o projeto foi: como facilitar e tornar mais efetiva a comunicação para as zonas eleitorais, principalmente em períodos de alta carga de trabalho?
- Ideação:
A pesquisa exploratória teve continuidade na busca por soluções na literatura especializada. Segundo Robbins (2011), 75% dos funcionários sabem primeiro das notícias por meio dos canais informais do que por meio dos canais formais. Além disso, os canais informais são tidos pela maioria dos funcionários como mais confiáveis e fidedignos do que os comunicados formais, sendo amplamente utilizados para servir aos interesses dos que integram essas redes.
Baseado nesses dados, em agosto de 2022 foi realizado benchmarking em busca de soluções. Encontrou-se uma solução viável em uma empresa farmacêutica que utiliza equipes remotas localizadas em diferentes locais.
O modelo escolhido para organizar a comunicação foi o de rede em cadeia, em formato piramidal, utilizando o WhatsApp como canal.
- Prototipação:
O protótipo foi desenhado com três níveis:
1º nível – Tutores: servidores com perfil de liderança na comunidade das zonas eleitorais; influenciadores de opinião; com conhecimento aprofundado das operações envolvendo eleição, eleitor e jurisdição; visão sistêmica; motivados com o projeto.
Na estrutura da rede, cada Tutor convida até 6 Mentores e administra um grupo de WhatsApp exclusivo com eles. O Tutor faz a conexão vertical entre os ramos da rede abaixo (seus 6 mentores) e a fonte do conhecimento acima (geralmente áreas administrativas e judiciais do Tribunal com competência para elucidar dúvidas e resolver problemas). Dessa forma, é o Tutor que expressa uma verdade para sua cadeia, sem sombra de dúvida de que essa informação foi validada com uma fonte fidedigna do TRE-RS.
2º nível – Mentores: servidores também com perfil de liderança e influência, mas que, por limitação da cadeia, assumem o papel secundário na rede.
Na estrutura da rede, cada Mentor pode convidar até 6 participantes para compor seu subgrupo de WhatsApp. Ele também se comunica verticalmente: para cima, com seu Tutor; para baixo, com seus participantes. Atua como um filtro para informações básicas (evitando que cheguem diretamente às áreas do TRE-RS) e pode também estimular discussões e participação do seu subgrupo em temas de interesse do TRE-RS.
3º nível – Participantes: demais servidores, convidados por um mentor e interessados em participar da rede. São a fonte primária de dúvidas.
- Testes:
A rede começou a ser montada ainda em agosto de 2022.
Inicialmente foram selecionados 3 Tutores, os quais participaram de uma sessão generativa com objetivo de trocar experiências e entender as considerações que cada tinha em relação ao projeto.
Cada tutor passou a convidar seus Mentores e, por fim, cada mentor passou a convidar seus Participantes. O foco inicial da rede recaiu sobre atividades para o planejamento das eleições.
Após as eleições foram convidados mais membros e os temas foram ampliados.
Exemplo prático de solução buscada com a rede: quando ocorre a queda de um sistema, a área de TI não receberá 165 chamados das Zonas Eleitorais, saturando sua capacidade de resposta. Participantes escreverão no grupo com o Mentor; o Mentor, caso não saiba a resposta, levará o questionamento ao grupo com o Tutor; este, se não souber, perguntará à área de TI. A informação/solução dada pela TI percorrerá o caminho inverso na rede. Assim, muitos participantes, ao entrar no grupo para escrever a dúvida, já encontrarão a resposta pronta.
Dados coletados em julho de 2023 apontam o tamanho alcançado pela rede:
- Zonas Eleitorais conectadas: 124 (de 165)
- Tutores: 5
- Mentores: 26
- Participantes engajados voluntariamente: 147
Próximas etapas previstas:
- Avaliação qualitativa - pesquisa de satisfação e busca de sugestões junto aos membros;
- Ampliação da rede e dos temas a serem atendidos.
- E-mail do laboratório: asplan@tre-rs.jus.br