PROJETO GOVERNANÇA DAS AQUISIÇÕES
Nome da Iniciativa Inovadora:
Governança das Aquisições
Alinhamento com os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável
ODS - 12 - Consumo e produção responsáveis - Garantir padrões de consumo e de produção sustentáveis
Problema ou desafio enfrentado:
A Governança das Aquisições nasceu da necessidade de se estabelecer um modelo de governança na JF5, propiciando a coordenação e a racionalização do capital intelectual e financeiro da instituição, em benefício do desenvolvimento de projetos de impacto, além da importância da tecnologia no exercício de uma jurisdição mais ágil, qualificada e sustentável.
Público-alvo / Público impactado:
Todos os gestores que realizam alguma aquisição/contratação na Justiça Federal da 5ª Região (JF5) e atuam como gestores de Centro de Custos.
Descrição da inovação:
A Governança das Aquisições é uma solução integrada entre procedimentos, aplicações de TI e mudança de cultura organizacional, possibilitando uma melhor Gestão das Aquisições e Contratações, mediante o planejamento das aquisições, contratações e renovações, considerando a Resolução 347/20, incluindo a geração e acompanhamento do Plano Anual de Contratações (PAC). Favorece, também, a integração do orçamento com os centros de custo, contratos vigentes, gestão de projetos e paineis BI, garantindo, assim, a previsibilidade e o acompanhamento das aquisições, contratações e renovações através de ferramentas tecnológicas e da gestão de projetos.
Resultados alcançados em 2022:
- Eficiência na alocação, nas contratações e no acompanhamento da execução orçamentária;
- Redução dos valores dos bens e serviços adquiridos de forma regionalizada, na ordem de 7,1 milhões ou 30,61% do orçamento;
- O PAC e seus Calendários racionalizou as aquisições e contratações da JF5 (não fracionamento, assertividade da estimativa, distribuição balanceada das atividades);
- Soluções tecnológicas e de boas práticas de gestão viabilizaram a integração de todo o processo de Governança das Aquisições;
- A utilização do Sistema de Gestão das Aquisições (SGA) como conector e catalizador do processo;
- A organização das aquisições e contratações como projetos viabilizou a previsibilidade, acessibilidade e transparência nas aquisições no Tribunal;
- O Planejamento das aquisições é feito de maneira colaborativa e transparente;
- Houve um salto de mentalidade dos gestores dos centros de custos do TRF5;
- O gestor foi incentivado a sonhar em transformar o seu setor em uma área de excelência na aplicação de recursos orçamentários na JF5.
Processo de definição do problema:
O acúmulo de licitações no final do ano, a pouca previsibilidade sobre os processos de contratação durante o ano e complexidade na gestão do orçamento pelas Unidades Administrativas, fez com que a nova administração do Tribunal elegesse a Governança das Aquisições como uma prioridade para a administração. Participaram da construção da Governança os principais responsáveis pela administração do orçamento destinado a aquisições e contratações, representando todos os usuários do processo.
Processo de ideação e prototipação:
A partir da definição do problema, foi realizada reunião inicial com a participação dos principais responsáveis pela administração do orçamento destinado a aquisições e contratações no Tribunal. A partir desse momento inagural, outros encontros colaborativos foram realizadas para desenvolver cada um dos pilares da solução, a qual consistiu em: Estruturação do orçamento em Centros de Custo (BI); Reorganização das dinâmicas para a composição de um Plano Anual de Contratações (PAC); Priorização e organização da dinâmica de Compras Compartilhadas; Antecipação dos processos licitatórios através de um Calendário unificado; e Conexão, agilidade, transparência e gestão de todo o processo por meio do uso do aplicativo Jira e divulgação de relatórios em painel BI.
Cada um dos pilares foi implementado e validado com os responsáveis de cada área no Tribunal e nas Seccionais da JF5, visando a disseminação, legitimação e consolidação da prática em relato.
Alinhamento Estratégico:
O Programa Governança das Aquisições guarda alinhamento estratégico com os seguintes objetivos que integram o Planejamento Regional da JF5:
- Aprimorar a gestão orçamentária e financeira;
- Promover transformação digital, governança e soluções corporativas de TI, com foco na inovação, segurança e gestão de dados;
- Aprimorar a gestão administrativa e a governança institucional;
- Incentivar a inovação institucional como forma de prover novas soluções que otimizem os resultados organizacionais.
Resultados Organizacionais:
Todos os gestores que realizam alguma aquisição e/ou contratação na JF5 foram impactados, através de uma governança eficiente dos recursos disponíveis. Falando apenas de resultados financeiros, no ano de 2022, conseguimos destinar todo o orçamento previsto para o ano até o mês de setembro. Tanto que obtivemos do CJF um acréscimo de mais 47 milhões no orçamento, pois demonstramos ter capacidade e organização para executarmos todo o montante destinado (Tribunal e Seccionais) até o final daquele exercício - 2022.
Escalabilidade da inovação:
Alguns dos pilares da Governança das Aquisições já estão em aplicação em toda a 5ª Região. Entretanto, todo o processo de Governança só estará disponível para a adesão por toda a Região durante o exercício financeiro de 2023. Todas as seccionais da JF5 já manifestaram interesse de aderir a inovação completa da Governança.
Integração com outras soluções da JF5:
A Governança da Aquisições e Contratações é uma solução integrada com o Orçamento, os Centros de Custo, os Contratos vigentes, Gestão de Projetos e BI. Tecnologicamente, realizou a integrações de ferramentas existentes e construção de outras, tais como o SIAFI, o SGA e o Jira.
Equipe do Projeto de Implantação da Iniciativa Governança das Aquisições:
- Telma Roberta Vasconcelos Motta - Diretora Geral
- Robson Godoi de Albuquerque Maranhão - Diretor de Gestão Estratégica
- Marcelo Nobre Tavares - Diretor Administrativo
- Sebastião Marcos Campelo - Diretor de Orçamento
- Moacir Antônio Giordano - Diretor de Sistemas Administrativos
- E-mail do laboratório: inovexado@trf5.jus.br