Primeira Maratona do Inovassol
SEI 23.0.000020905-8
DESCRIÇÃO DO PROJETO
A primeira maratona do Inovassol foi realizada em 26 de junho de 2023 das 9h às 18h na ESMAT - Palmas para os magistrados e as magistradas do TJTO.
O Projeto 1ª Maratona do Inovassol foi desenvolvido por grupo de trabalho intersetorial do Tribunal de Justiça do Estado do Tocantins, conforme Portaria nº 1360/2023 – PRESIDÊNCIA/ASPRE, com foco em encontrar soluções inovadoras para lidar com o consumo dos indicadores que compõem o Índice de Desempenho de Sustentabilidade (IDS), tornando-o mais eficiente e contribuindo para minimizar os impactos ambientais.
A temática foi desenvolvida em torno dos inúmeros processos administrativos que tramitavam na Diretoria Geral para tratamento do elevado consumo dos indicadores de impressão, papel, água e energia elétrica, impulsionados pela Comissão Gestora do Plano de Logística Sustentável (CGPLS) e pela Coordenadoria de Gestão Socioambiental e de Responsabilidade Social (COGERSA).
As demandas foram, então, apresentadas ao Inovassol Centro de Inovação, unidade vinculada à Presidência, que instituiu grupo de trabalho de forma multidisciplinar e integrada para empreender todos os esforços em busca de soluções inovadoras e efetivas para os dados relativos ao gasto e consumo dos indicadores que compõem o IDS.
Para tanto, reuniões foram realizadas, adotando-se a abordagem do design thinking, metodologia que promoveu um trabalho colaborativo e multifocal, e propiciou chegar-se à 1ª Maratona do Inovassol.
Metodologia:
1) Desafio: A primeira etapa consistiu em delimitar claramente o desafio do projeto (soluções para reduzir o consumo de água e esgoto, papel, água envasada, impressão, telefonia e energia elétrica em um ambiente corporativo), englobando a compreensão dos principais problemas, identificação de oportunidades e
estabelecimento de metas específicas e mensuráveis para o projeto.
Nesse momento, chegou-se aos seguintes questionamentos: como reduzir o consumo dos indicadores que integram o IDS? Como engajar magistrados e servidores para atingir a redução do consumo? Como estimular a redução do consumo?
Diante da problematização do alto consumo dos indicadores que integram o IDS, o grupo de trabalho concluiu que o corpo funcional ainda não está suficientemente sensibilizado acerca da necessidade de redução, apesar de o Tribunal de Justiça proporcionar campanhas, capacitações, monitoramentos e recursos materiais e humanos para concretizar as diretrizes da Resolução CNJ nº 400/2021.
2) Geração de ideias: A etapa de ideação foi uma fase criativa, na qual a equipe utilizou técnicas de brainstorming para gerar ideias em face do problema identificado.
Para tanto, constatou-se a necessidade de envolvimento dos agentes diretamente responsáveis pela gestão socioambiental nas comarcas, para engajamento dos servidores sobre a necessidade de adoção de comportamentos que estimulem a redução do consumo de água, papel, impressão e energia elétrica.
Nesse contexto, surgiu a ideia da 1ª Maratona do Inovassol, na qual diretores e diretoras de Foro, representantes das 36 Comarcas, teriam a oportunidade de desenvolver soluções inovadoras para a redução de consumo, a impactar diretamente no processo de avaliação do desempenho de sustentabilidade e respectivo índice (IDS).
3) Prototipação e teste: Com base na ideia gerada, o grupo de trabalho submeteu o projeto da 1ª Maratona do Inovassol ao Comitê Gestor da Inovação, o qual anuiu com o trabalho desenvolvido pelo grupo. Nesta reunião (prévia à realização do projeto), foi possível identificar a interação proposta pela Maratona, bem como a discussão de prováveis soluções pelo público-alvo do projeto, consubstanciando-se em um ambiente de prototipação.
4) Validação: A validação ocorreu concomitantemente à culminância da 1ª Maratona do Inovassol, no dia 26/06/2023, ambiente que proporcionou aos magistrados e às magistradas, diretores e diretoras de Foro, a discussão conjunta sobre os problemas identificados pelo grupo de trabalho ao propor a Maratona, corroborando com a problematização que paira sobre o alto consumo e a pouca adesão do corpo funcional com as medidas que impactam efetivamente na redução dos indicadores.
Para tanto, no dia da Maratona, foram apresentados dados e fatos sobre os indicadores das comarcas; apresentação conceitual sobre inovação aplicada ao setor público e Design Thinking; ferramenta para inovar (aplicação prática do mapa de empatia); dinâmica para inovar (momento específico para a fase de ideação das propostas de solução desenvolvidas por quatros grandes grupos).
A WeGov facilitou o encontro com abordagem metodológica Design Thinking, estimulando-os a pensar em soluções de acordo com as suas realidades locais para reduzir alguns indicadores relacionados aos que integram o IDS: água e esgoto, papel, telefonia, impressão e energia elétrica.
Ao todo, participaram 23 magistrados e magistradas.
Ao final da Maratona, foram identificadas 4 (quatro) propostas:
Proposta do grupo 01: Energia elétrica - Programa: Você é luz!
As sugestões para redução foram: instalação de sensores de presença em todas as salas; escolher um servidor de cada setorial para monitorar o desligamento e desligar, semanalmente, os equipamentos e luzes, enviar mensagens eletrônicas aos usuários sobre o total de consumo; fomentar ações que levem à redução do consumo; designar servidores para auxiliar no monitoramento do consumo, e efetuar sensibilização individual; fazer campanha eletrônica para conscientização dos usuários, disparar mensagens eletrônicas nos grupos de whatsapp e demais meios eletrônicos.
Proposta do grupo 02: Impressão - O enfoque dado pelo Grupo sobre o alto consumo de impressão foi somente na área de cumprimento de mandados pelos oficiais de justiça.
As sugestões para redução foram: investimentos em comunicação eletrônica de atos, campanhas de conscientização dos oficiais de justiça; fazer uso de recursos eletrônicos existentes no sistema E-proc; cumprir a normativa já existente quanto à utilização de intimação eletrônica; disparo de mensagem eletrônica aos oficiais de justiça pela Central de mandados quanto ao uso racional de impressão; disponibilização de tablets ou celulares aos oficiais de justiça para efetivação de intimação eletrônica; envio de mandados aos oficiais de justiça pela Central com indicação de quais peças deverão ser impressas para o ato; concentrar os serviços de impressão nas centrais de mandados e orientar os oficiais a imprimirem no modo frente e verso.
Proposta do grupo 03: Copos descartáveis
Distribuir copos permanentes regularmente; distribuir copos e canecas personalizadas e instalar bebedouros de excelente qualidade.
Proposta do grupo 04: Papel
Criar rotina de documentos que devem ser impressos em cada ato(cardápio de impressão) ; estabelecer meta de consumo e conceder gratificação aos usuários que conseguirem atingi-las; incentivar o uso de comunicação digital; disparo de mensagem eletrônica sobre consumo.
A partir dos registros documentados em processo SEI específico, e considerando que o objetivo do projeto relaciona-se com a gestão socioambiental no âmbito do Poder Judiciário Tocantinense, competindo à COGERSA (Resolução nº 30/2021), dentre outras atribuições, “sugerir à alta gestão e à Comissão Gestora do PLS e às demais comissões, que objetivem obter melhoria dos resultados do IDS” e “promover meios para melhoria contínua do ranking deste Poder, no que se refere ao alcance de melhores resultados do IDS”, o resultado da maratona foi submetido à Coordenadoria para emissão de manifestação técnica.
Em resposta, a unidade concluiu que a abordagem Design Thinking, utilizada no desenvolvimento dos trabalhos da 1ª Maratona foi adequada ao propósito almejado, ao tempo em que sugeriu “a aprovação das propostas produzidas na 1ª Maratona do Inovassol, vez que, se executadas, poderão impactar positivamente na redução do consumo dos indicadores do PLS/PJTO, e consequentemente, na melhoria do IDS e nos índices para obtenção do Prêmio CNJ de Qualidade”.
Ressalvou-se, entretanto, a sugestão de disponibilização de aparelhos celulares para os oficiais de justiça, registrando-se “que a aquisição implicará em aumento de consumo e gastos com linhas móveis, que são indicadores medidos mensal e anualmente no PLS/PJTO e pelo CNJ no Balanço da Sustentabilidade”.
Tal conclusão demonstra que a Maratona conseguiu colocar as necessidades da organização no centro do processo de inovação, e as equipes conseguiram desenvolver soluções criativas e sustentáveis adequadas ao propósito do projeto, com vistas a solucionar a problematização inicial levantada pelo grupo idealizador.
Produtos da 1ª Maratona do Inovassol
Como um dos produtos da 1ª Maratona do Inovassol, foi expedido ofício circular pelo Inovassol Centro de Inovação para todas as unidades que integram o Poder Judiciário do Estado do Tocantins, com o escopo de disseminar as recomendações traçadas pelos grupos durante o evento.
Veja-se:
https://drive.google.com/drive/folders/1GbM6FP-sIBaEEVUkG5Z-GGPJv4MrF_gC
Ainda, foi expedida a Portaria nº 1803/2023 – PRESIDÊNCIA/ASPRE instituindo Grupo de Trabalho multissetorial para a elaboração de projeto e plano de ação referentes ao Programa “Você é Luz”, os quais irão subsidiar futuro ato normativo para implantação do Programa no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Tocantins.
Veja-se:
https://drive.google.com/drive/folders/1wlzjc1UjpYqNsFvuEqBeLaUBnSYdLwuQ
Conclusão
A 1ª Maratona do Inovassol, viabilizada pela medologia do Design Thinking para enfrentar o desafio do alto consumo de impressão, papel, água e energia elétrica, foi um verdadeiro marco para a política de inovação no âmbito do Poder Judiciário Tocantinense, bem como para o desenvolvimento de soluções sustentáveis.
A flexibilidade e adaptabilidade da abordagem permitiram que o projeto se ajustasse às necessidades do seu público-alvo, garantindo que as soluções desenvolvidas fossem realmente eficazes aos fins propostos, tanto que o parecer da Coordenadoria de Gestão Socioambiental foi favorável, concluindo que as iniciativas oriundas da Maratona, “se executadas poderão impactar positivamente na redução do consumo dos indicadores do PLS/PJTO, e consequentemente, na melhoria do IDS”.
Insta mencionar que a Maratona do Inovassol demonstrou aptidão para se tornar perene no cronograma de atividades do Inovassol Centro de Inovação, a qual constituirá valiosa ação para o debate e resolução de problemas complexos reportados pela administração, em busca de soluções verdadeiramente impactantes e eficazes.
Relação dos Participantes, com respectivos cargos e funções que participaram de cada etapa:
1. Desafio:
Grupo de Trabalho (Portaria nº 1360/2023 – PRESIDÊNCIA/ASPRE):
I - Juiz auxiliar da Presidência Roniclay Alves de Morais (coordenador);
II - Juíza Flávia Afini Bovo, Diretora do Foro de Palmas;
III - Ana Carina Mendes Souto, Diretora-Geral;
IV - Ronilson Pereira da Silva, Diretor Administrativo;
V - Leila Maria de Souza Jardim, Técnica Judiciária, Coordenadora de Gestão Socioambiental e de Responsabilidade Social;
VI - Ângelo Stacciarini Seraphin, Analista Judiciário, representante da Diretoria de Tecnologia da Informação;
VII - Bruno Odate Tavares, Secretário da Escola Judiciária (Supervisão Tecnológica), representante da Escola Superior de Magistratura Tocantinense;
VIII - Agnes Sousa Roza, Analista Judiciário, representante da Coordenadoria de Gestão Estratégica, Estatística e Projetos;
IX - Kamilla Sousa Prado, Assessor Técnico de Desembargador.
Servidor (s):
I – Roberta Martins Soares Maciel Ismael, Coordenadora de Assessoramento Jurídico da Diretoria-Geral.
2. Geração de Ideias:
Grupo de Trabalho (Portaria nº 1360/2023 – PRESIDÊNCIA/ASPRE):
I - Juiz auxiliar da Presidência Roniclay Alves de Morais (coordenador);
II - Juíza Flávia Afini Bovo, Diretora do Foro de Palmas;
III - Ana Carina Mendes Souto, Diretora Geral;
IV - Ronilson Pereira da Silva, Diretor Administrativo;
V - Leila Maria de Souza Jardim, Técnica Judiciária, Coordenadora de Gestão Socioambiental e de Responsabilidade Social;
VI - Ângelo Stacciarini Seraphin, Analista Judiciário, representante da Diretoria de Tecnologia da Informação;
VII - Bruno Odate Tavares, Secretário da Escola Judiciária (Supervisão Tecnológica), representante da Escola Superior de Magistratura Tocantinense;
VIII - Agnes Sousa Roza, Analista Judiciário, representante da Coordenadoria de Gestão Estratégica, Estatística e Projetos;
IX - Kamilla Sousa Prado, Assessor Técnico de Desembargador.
Servidor (s):
I – Roberta Martins Soares Maciel Ismael, Coordenadora de Assessoramento Jurídico da Diretoria-Geral.
3. Prototipação e Teste:
Membros do Comitê Gestor da Inovação (Portarias nº 1316/2023 e 1383/2023 – PRESIDÊNCIA/ASPRE):
I – Desembargadora Ângela Maria Ribeiro Prudente, presidente;
II – Desembargadora Angela Issa Haonat, vice-presidente;
III – Juíza Auxiliar da Presidência Rosa Maria Rodrigues Gazire Rossi, coordenadora;
IV – Juiz Auxiliar da Corregedoria-Geral da Justiça Esmar Custódio Vêncio, membro;
V – Juiz de Direito Roniclay Alves de Morais, membro;
VI – Diretora-Geral, Ana Carina Mendes Souto, membro;
VII – Diretora Executiva da Escola Superior da Magistratura Tocantinense – ESMAT, Ana Beatriz de Oliveira Pretto, membro;
VIII – Diretor Judiciário, Wallson Brito da Silva, membro;
IX – Diretora de Tecnologia da Informação, Alice Carla de Sousa Setúbal, membro;
X – Coordenadora de Gestão Socioambiental e de Responsabilidade Social, Leila Maria de Souza Jardim, membro;
XI – Coordenadora da Ouvidoria Judiciária do Tocantins, Alessandra Martins Polonial Adorno, membro;
XII – Coordenador de Gestão Estratégica e Estatística e Projetos, João Ornato Benigno Brito, membro.
Grupo de Trabalho (Portaria nº 1360/2023 – PRESIDÊNCIA/ASPRE):
I - Juiz auxiliar da Presidência Roniclay Alves de Morais (coordenador);
II - Juíza Flávia Afini Bovo, Diretora do Foro de Palmas;
III - Ana Carina Mendes Souto, Diretora Geral;
IV - Ronilson Pereira da Silva, Diretor Administrativo;
V - Leila Maria de Souza Jardim, Técnica Judiciária, Coordenadora de Gestão Socioambiental e de Responsabilidade Social;
VI - Ângelo Stacciarini Seraphin, Analista Judiciário, representante da Diretoria de Tecnologia da Informação;
VII - Bruno Odate Tavares, Secretário da Escola Judiciária (Supervisão Tecnológica), representante da Escola Superior de Magistratura Tocantinense;
VIII - Agnes Sousa Roza, Analista Judiciário, representante da Coordenadoria de Gestão Estratégica, Estatística e Projetos;
IX - Kamilla Sousa Prado, Assessor Técnico de Desembargador.
Servidor(s):
I – Roberta Martins Soares Maciel Ismael, Coordenadora de Assessoramento Jurídico da Diretoria-Geral.
4. Validação:
1 – Desembargadora Ângela Maria Ribeiro Prudente;
2 - Juiz Auxiliar da Presidência Roniclay Alves de Morais;
3 – Juíza Auxiliar da Presidência Rosa Maria Rodrigues Gazire Rossi;
4 - Juiz de Direito Cledson Jose Dias Nunes;
5 - Juiz de Direito Elias Rodrigues Dos Santos;
6 - Juiz de Direito Fabiano Gonçalves Marques;
7 - Juiz de Direito Fabiano Ribeiro;
8 - Juiz de Direito Fabio Costa Gonzaga;
9 - Juiz de Direito Frederico Paiva Bandeira De Souza;
10 - Juíza de Direito Grace Kelly Sampaio;
11 - Juiz de Direito Jorge Amâncio De Oliveira;
12 - Juiz de Direito Jose Carlos Ferreira Machado;
13 - Juiz de Direito José Eustáquio De Melo Júnior;
14 - Juiz de Direito Keyla Suely Silva Da Silva;
15 - Juiz de Direito Marcello Rodrigues De Ataides;
16 - Juiz de Direito Marcelo Eliseu Rostirolla;
17 – Juiz de Direito Marcelo Laurito Paro;
18 – Juiz de Direito Marcio Ricardo Ferreira Machado;
19 – Juiz de Direito Milton Lamenha De Siqueira;
20 – Juíza de Direito Renata Do Nascimento E Silva;
21 – Juiz de Direito Ricardo Gagliardi;
22 – Juiz de Direito Valdemir Braga De Aquino Mendonça;
23 – Juíza de Direito Wanessa Lorena Martins De Sousa Motta;
24 – Juiz de Direito William Trigilio Da Silva;
25 – Ana Carina Mendes Souto, Diretora Geral;
26 – Kézia Reis de Souza, Diretora de Comunicação Social;
27 - Leila Maria de Souza Jardim, Coordenadora de Gestão Socioambiental e de Responsabilidade Social;
28 – Jeane Justino Filho, Chefe de Gabinete da Presidência.
29 – Roberta Martins Soares Maciel Ismael, Coordenadora de Assessoramento Jurídico da Diretoria-Geral;
30 - Bruno Odate Tavares, Secretário da Escola Judiciária;
31 - Kamilla Sousa Prado, Assessor Técnico de Desembargador;
32 – Vera Lúcia Vieira Moura - Assistente de Gabinete de Desembargador.
LINKS/EVIDÊNCIAS
- Fotos: https://www.flickr.com/photos/wegov/albums/72177720309405536
- Vídeo 1: https://drive.google.com/drive/u/0/folders/1S6C5G-zUmPV-ATTJEvXsB0sn3_dcoqq7
- Apresentação das soluções: https://drive.google.com/drive/u/0/folders/1GfoDJWtpZ9W9YdpPOi4mICEQG1i6hZsp
- Apresentação da facilitação: https://drive.google.com/drive/u/0/folders/1S6C5G-zUmPV-ATTJEvXsB0sn3_dcoqq7
- Notícia: https://www.tjto.jus.br/comunicacao/noticias/com-o-envolvimento-de-magistrados-centro-de-inovacao-do-tjto-busca-solucoes-para-otimizar-custos-e-utilizacao-inteligente-dos-reursos-naturais?highlight=WyJtYXJhdG9uYSIsImlub3Zhc3NvbCJd
GRUPO DE TRABALHO
https://wwa.tjto.jus.br/elegis/Home/Imprimir/3593
- E-mail do laboratório: inovassol@tjto.jus.br