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 DESCRIÇÃO RESUMIDA

O projeto, denominado Instrumentos de Monitoramento de Gestão de Contratações – IMGC, auxilia a Administração do Tribunal na gestão de contratos administrativos da instituição, ao estabelecer mecanismos de monitoramento das contratações, em cumprimento à Resolução CNJ nº 347/2020 e à Lei nº 14.133/2021. A Metodologia baseia-se em aspectos específicos para a análise das contratações, denominadas Dimensões de Análise. Essas dimensões são: Sustentabilidade, Proteção de Dados, Reputação do Tribunal, Orçamentário e Financeiro, Estratégico - Operacional e Segurança Institucional. A estruturação desenvolvida propõe o monitoramento dos contratos do Tribunal de Justiça de Minas Gerais, observadas as principais características dos ajustes e eventuais impactos decorrentes de sua execução. Importante ressaltar que o acompanhamento não se limita apenas ao valor da contratação, tendo como base outros aspectos, por exemplo: sustentabilidade, LGPD, segurança física e da informação, complexidade de aferição de faturamentos e pagamentos, grau de dependência dos serviços, grau de dependência junto à empresa contratada, abrangência da contratação, entre outros. Dessa forma, com o monitoramento proposto, vislumbra-se maior transparência das contratações públicas, permitindo um controle social dos gastos públicos mais efetivo pela sociedade, estando diretamente ligada aos pressupostos da democracia. Ademais, a temática das dimensões permite-se também maior transparência em outros aspectos extremamente relevantes à sociedade e a Administração Pública. Portanto, a gestão de contratos públicos configura-se como um mecanismo importante para a construção e a manutenção do Estado Democrático de Direito, garantindo a eficiência, a transparência e a legalidade na utilização dos recursos públicos.

PROBLEMA A SER RESOLVIDO

O problema a ser solucionado era o monitoramento das contratações no âmbito do Tribunal. Tendo em vista a grande quantidade de celebração de contratos e as diferentes características que elas possuem, não seria viável o monitoramento de todos eles igualmente. Não obstante, a gestão das contratações públicas é um processo complexo com enormes dificuldades em se definir as formas e os mecanismos de monitoramento adequados a cada tipo de dimensão a ser analisada. Normalmente dá-se maior importância aos contratos de valores mais altos. Todavia, apesar de relevante, o valor da contratação não deve ser o único aspecto a ser analisado (Ex. dados pessoais sensíveis podem tramitar em contratos de quaisquer valor). Nas formas até então utilizadas para o monitoramento das contratações não era possível identificar quaisquer de suas características que não sejam os respectivos valores. Com isso, não é possível direcionar a contratação para áreas específicas que possam fazer o monitoramento de cada dimensão. Tal situação dificulta o controle social das contratações públicas, pois, sem conhecer todos os aspectos que envolvem as mencionadas contratações, são grandes as dificuldades para que a sociedade, incluindo órgãos de controles interno e externo, possa ter conhecimento sobre como a Administração Pública está gerindo os recursos a ela disponibilizados. Portanto, a gestão de contratos públicos configura-se como um mecanismo importante para a construção e a manutenção do Estado Democrático de Direito, garantindo a eficiência, a transparência, a legalidade e a economicidade na utilização dos recursos públicos.

PRINCIPAIS INOVAÇÕES

As principais inovações do projeto referem-se a criação da metodologia para obtenção das informações sobre as características de cada contrato, bem como das possibilidades de tratamento das informações obtidas, permitindo que sejam redirecionadas aos gestores das diversas dimensões. Essa análise concorre para a efetividade da governança, que está relacionada à capacidade da organização de gerenciar os riscos a que está exposta. Isso implica na implementação de sistemas de controle interno e de gestão de riscos efetivos, que permitam identificar, avaliar e tratar os riscos que podem impactar negativamente a organização. Para tanto, a metodologia baseia-se no preenchimento, pelos gestores contratuais, de um formulário no SEI para cada contrato, indicando suas respectivas características. O formulário é previamente estruturado e possui campos de respostas a serem selecionadas, as quais apenas registram as características das contratações, sem que o gestor tenha que fazer juízos de valor sobre as informações fornecidas. Em seguida, após os formulários serem preenchidos, salvos e assinados no SEI, as respostas são exportadas automaticamente para uma base de dados em planilha de Excel (QVD). A metodologia tem como pressuposto, ainda, a definição de pesos e pontos às respostas dadas, os quais variam de acordo com a dimensão a ser analisada. Assim, como exemplo, um contrato com dados pessoais sensíveis possui pesos e pontos mais altos para a dimensão de proteção de dados do que para a dimensão orçamentário-financeira. O mesmo raciocínio vale para as contratações do Tribunal que envolvam quaisquer aspectos relacionados à sustentabilidade, o que permitirá a identificação daquelas que são mais relevantes para o Tribunal e, por consequência, para a sociedade. Dessa forma, as respostas que os gestores deram para cada contrato irão compor a base de dados, a qual será submetida aos pesos e pontos pré-definidos. Registre-se que esses pesos e pontos foram previamente definidos junto aos responsáveis por cada uma das dimensões. Como resultado, tem-se a disponibilização das informações dos contratos, e suas características, por meio de um painel de gestão à vista, que contém gráficos e tabelas, na ferramenta Qlik Sense, permitindo a análise da relevância dos contratos em cada dimensão.

CONTRIBUIÇÃO PARA O APERFEIÇOAMENTO DA JUSTIÇA

O monitoramento dos contratos públicos pode contribuir para o aperfeiçoamento da justiça de várias maneiras. A metodologia proposta possibilitará a identificação de quais são as principais contratações do Tribunal, e permitirá o seu monitoramento em cumprimento às determinações da Resolução CNJ 347/2020 e da Lei 14.133/2021. Por consequência, a metodologia será positiva para a melhoria da gestão das contratações públicas, indo ao encontro do interesse público. Ademais, o monitoramento pode contribuir para prevenir a ocorrência de irregularidades e desvios nos contratos públicos, permitindo que sejam implementadas medidas preventivas e/ou corretivas para que as contratações estejam em perfeita consonância com a legalidade e os princípios que norteiam a Administração Pública.

PROCESSO DE IMPLANTAÇÃO DA PRÁTICA

A pergunta inicial que se fazia era sobre quais seriam as contratações mais importantes do Tribunal. Em seguida, veio outra pergunta: mais importante em que sentido? Isso porque, normalmente, é dada maior importância para os contratos de maior valor. Sob os aspectos financeiro e orçamentário, o valor realmente é muito relevante. Mas, e em termos de dados pessoais, segurança da informação, sustentabilidade ou reputação do Tribunal? O valor é o mais relevante? Como a resposta para a segunda pergunta é não, foi pensado, então, em como identificar as características das contratações, além do valor, que pudessem indicar “outras formas de importância”. Uma vez identificadas tais características, foi feito um esboço do raciocínio inicial, mas que encontrava algumas dificuldades de ser colocado em prática, principalmente no que se refere à forma de coleta dos dados que, inicialmente, estava baseada em planilhas de Excel. Ressalta-se que, até aquele momento, o projeto estava restrito à área de atuação do servidor idealizador do projeto. A partir do projeto “Dedinho de Prosa” no Tribunal, que tem o objetivo de apoiar o desenvolvimento de ideias inovadoras institucionais, o projeto IMGC recebeu o apoio técnico e metodológico para que os trabalhos fossem desenvolvidos. Para tanto, com o apoio e trabalho conjunto de diversas áreas do Tribunal, foram verificados meios mais eficazes para a coleta de dados, organização das informações e divulgação dos dados. Nesse meio tempo, foram desenvolvidos dois projetos pilotos para cadastramento de contratos de diferentes áreas do Tribunal, o que possibilitou ajustes da metodologia. No projeto piloto, foram cadastrados 181 contratos de 8 Diretorias do Tribunal. Também foi desenvolvido um painel no Qlik Sense, integrado ao formulário do SEI, para possibilitar a gestão à vista das informações dos contratos, permitindo o monitoramento de acordo com cada dimensão. O momento atual é de elaboração do ato normativo próprio, capacitação das áreas envolvidas para o preenchimento dos formulários e a utilização da ferramenta para monitoramento das informações, o que permitirá a expansão da metodologia para todos os contratos do Tribunal.

DIFICULDADES ENCONTRADAS

No tocante às dificuldades, a principal delas foi o desenvolvimento do raciocínio para definição das dimensões e seus respectivos pesos e pontos. Tal premissa torna-se substancial para a efetividade da ferramenta e os resultados que deverão ser apurados. 

EQUIPAMENTOS E SISTEMAS

Utilização do SEI- Sistema Eletrônicos de Informações e do SIAD - Sistema Integrado de Administração e Serviços (Governo de Minas Gerais)- Sistema de Contratos (TJMG) SISUP e Sistema de Suprimentos (TJMG) Qlik Sense Excel.

ORÇAMENTO 

O projeto foi integralmente desenvolvido com recursos humanos, materiais e de informática já alocados nas atividades administrativas do Tribunal, não sendo necessários quaisquer outros gastos ou contratações.