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Protocolo Digital Administrativo

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LABORATÓRIO DE INOVAÇÃO - LINTREMS

ASSESSORIA DE GOVERNANÇA E PROJETOS INSTITUCIONAIS - AGPI/DG

PROTOCOLO DIGITAL ADMINISTRATIVO

PLANO DE AÇÃO

1. Identificação do Plano de Ação

2. Histórico de registros

3. Necessidades e justificativa

Considerando os termos da Resolução CNJ n.º 370/2021, a qual estabeleceu a Estratégia Nacional da Tecnologia da Informação e Comunicação do Poder Judiciário (ENTIC-JUD) ao sexênio 2021/2026, bem como seus objetivos estratégicos, sobretudo aquele relacionado à transformação digital do Poder Judiciário, por meio da implementação de serviços e soluções digitais inovadoras que impulsionem a evolução tecnológica, o Laboratório de Inovação do Tribunal Regional Eleitoral de Mato Grosso do Sul - LINTREMS, em conjunto com a Assessoria de Governança e Projetos Institucionais - AGPI/DG solicitou à Secretaria de Tecnologia da Informação deste Regional a inclusão da proposta do Protocolo Digital Administrativo em rol de iniciativas a serem abarcadas em Plano de Transformação Digital, aprovado pela Portaria PRE n.º 277/2022.

Quando de mencionada pretensão, aventou-se, à época sistema que permitisse o registro de protocolo administrativo de forma online, a fim de atender aos anseios da sociedade em geral por serviços mais acessíveis, céleres, intuitivos e econômicos, permitindo a automação de protocolos administrativos a fim de evitar ou, ao menos, reduzir a necessidade de deslocamento de eventuais interessados às instalações físicas desta Justiça Especializada, com consequente geração automática de protocolo SEI e encaminhamento otimizado à unidade destinatária.

Nesse contexto, observa-se que as tecnologias vem assumindo fundamental importância no âmbito das instituições públicas, a exemplo do SEI, para tramitação de processos administrativos e do PJe, para processos judiciais, de sorte que seu foco no uso de tais recursos tecnológicos residem em prover suporte à execução das atividades de negócio das organizações, permitindo maior eficiência, celeridade, economicidade e a crescente exigência por melhoria na prestação de serviço, com maior efetividade, produtividade, flexibilidade, inovação e acessibilidade. Assim, em constante busca por melhorias que primem pela gestão eficiente de recursos públicos, além de prover maior valor na prestação de serviços aos cidadãos, imprescindível a utilização de melhores recursos de TIC para viabilizar e potencializar a melhoria contínua do desempenho institucional.

Ademais, dados diversos princípios constitucionais e legais relacionados ao processo administrativo, tem-se que este deve ser resguardado porquanto instrumento de garantia à efetivação de direitos fundamentais no Estado Democrático de Direito e, igualmente, como instrumento de garantia do cidadão face à Administração Pública, representando tria facies, consistente em instrumento de exercício de poder, instrumento de controle e instrumento de proteção de direitos e garantias dos administrados, eis que dada tamanha multiplicidade, indiscutível sua importância ao Estado e à Sociedade. Evidente, portanto, que o aperfeiçoamentos dos procedimentos de peticionamento administrativo, a fim de universalizá-lo e torná-lo um processo perene e ininterrupto, inclusive em períodos alheios ao horário de expediente e em feriados e finais de semana são, de fato, almejados, de modo a garantir à sociedade o direito de petição preconizado no art. 5º, XXXIV, da Constituição Federal

Desta feita, a implementação do Protocolo Digital Administrativo apresenta como necessidades e justificativas, o atendimento e resguardo às garantias constitucionais ao direito de petição, proporcionando à sociedade modalidade mais lógica, acessível, sustentável, segura e célere ao exercício de seus direitos, além de melhorar os serviços disponíveis deste Tribunal Regional Eleitoral sul-mato-grossense, mostrando-se atento aos anseios e expectativas de seus clientes, sobretudo àqueles que detém condições desfavoráveis ao exercício pleno de seus direitos, posto que reduz barreiras e custos em eventual deslocamento físico para protocolização de documentos. Colhe-se, por derradeiro, a necessidade de cumprimento da Meta Nacional n.º 9/2023, estabelecida pelo Conselho Nacional de Justiça, consistente na estimulação da inovação no Poder Judiciário, atinente à implantação de projeto oriundo dos Laboratórios de Inovação dos tribunais com avaliação de benefícios à sociedade e relacionado à Agenda2030.

Conforme mencionado alhures, a implantação do Protocolo Digital Administrativo traz benefícios explícitos à sociedade porquanto digitaliza e universaliza serviço desde já existente, em modo presencial, de sorte que atende ao ODS 16, que versa sobre a promoção de sociedade pacíficas e inclusivas para o desenvolvimento sustentável, proporcionando acesso à justiça para todos e construção de instituições eficazes, responsáveis e inclusivas em todos os níveis e, mais especificamente, aos ODSs 16.6 e 16.10, que compreendem no desenvolvimento de instituições eficazes, responsáveis e transparentes em todos os níveis e asseguram o acesso ao público à informação e protegem as liberdades fundamentais, em conformidade com a legislação nacional e os acordos internacionais, respectivamente.

4. Objetivos e metas do plano de ação

A implantação do Protocolo Digital Administrativo possibilitará a virtualização de serviço de protocolização de documentos no âmbito deste Tribunal, permitindo maior acessibilidade, disponibilidade e agilidade no ingresso de demandas administrativas, assim como na distribuição, processamento e resposta aos eventuais interessados, trazendo avanços quanto à modernização dos serviços públicos prestados por esta Justiça Especializada sul-mato-grossense, com foco em melhoria de suas práticas organizacionais. Assim, com vistas a prover maior sustentabilidade, economicidade e facilidade no peticionamento administrativo, sobretudo àqueles que detém condições desfavoráveis, evitar-se-á, com a presente iniciativa, a necessidade de deslocamento físico para aludido procedimento em balcão de atendimento desta Instituição, permitindo que tal serviço seja realizado de qualquer lugar que tenha acesso à rede mundial de computadores e, principalmente, em qualquer período ou horário, ainda que fora dos horários regulares da jornada de trabalho e expediente deste Regional. Em suma, o objetivo geral reside em implantar o Protocolo Digital Administrativo, dentro dos prazos dispostos em cronograma de execução, de modo que atendamos às exigências previstas na Meta Nacional CNJ n.º 9/2023, além de permitir ganhos sociais com a melhoria dos serviços prestados.

4.1. Objetivos específicos

Com desiderato de cumprimento do objetivo geral, propomos os seguintes objetivos específicos:

a) Atualizar e parametrizar Sistema SEI a permitir a protocolização por usuários externos;

b) Revisar e instituir novas regras negociais ao serviço de protocolo administrativo integrado, no âmbito deste Tribunal;

c) Definir novo processo de trabalho de protocolo administrativo, a contemplar nova sistemática proposta;

d) Capacitar servidores e demais multiplicadores quanto à nova funcionalidade a ser implantada;

e) Proceder à ampla divulgação externa quanto ao novo serviço a ser disponibilizado.

5. Escopo

a) Alterações da versão do SEI, para a versão 4.0;

b) Configurar ambientes de testes, homologação e produção;

c) Revisar arcabouço normativo das regras de negócio para protocolo, no âmbito deste Tribunal, a prever o Protocolo Digital Administrativo (Resolução TRE/MS n.º 229/2001, Instrução Normativa DG n.º 1/2015 e outras) e elaborar minuta de nova regulamentação para implementação do Protocolo Digital Administrativo;

d) Analisar novas regras específicas quanto aos tipos de processos, documentos, anexos, cadastramento e validação de usuários externos, além de demais informações relacionadas ao módulo de peticionamento, a permitir a escorreita configuração da ferramenta a ser utilizada;

e) Definição do fluxo do processo e de comunicação para implantação da nova sistemática de protocolo de documentos administrativos;

c) Parametrizar e realizar testes em ambiente de homologação e produção SEI, conforme regras negociais estabelecidas;

g) Elaborar manuais ou guias orientativos sobre o funcionamento da ferramenta;

5.1. Exclusões específicas

O projeto não abrangerá a disponibilização da tramitação administrativa do processo SEI, em sua íntegra ou em partes, em rede mundial de computadores, restringindo-se, tão somente, ao procedimento de protocolização.

6. Indicadores e metas vinculadas ao plano de ação

7. Unidades internas/externas envolvidas e impactadas

8. Cronograma de execução

9. Equipe do plano

10. Premissas/Restrições

Constam como premissas da iniciativa:

a) Apoio da alta-administração e das unidades hierarquicamente superiores às unidades envolvidas;

b) Sistema de tramitação de processos administrativos deve ser compatível com a proposição em questão;

c) Priorização da iniciativa, conforme disposição contida em Plano de Transformação Digital deste Tribunal;

d) Pleno conhecimento das regras de negócio e harmonização das rotinas processuais das unidades com a nova sistemática a ser introduzida;

Restrições identificadas são as seguintes:

a) O plano deve ser concluído até o final do exercício, dada necessidade de evidenciação ao cumprimento da Meta Nacional n.º 9/2023;

b) Concorrência de recursos com outras demandas, a exemplo das ordinárias previstas regimentalmente;

c) Eventual necessidade de aquisição/contratação, dada ausência de orçamento específico ao projeto;

11. Registro de Conhecimento

12. Aprovação

• E-mail do laboratório: lin@tre-ms.jus.br