PROJETO APRIMORAMENTO DIGITAL A eficiência institucional pela transformação digital (ODS 16) no TRT19
NOME: Projeto Aprimoramento Digital - A eficiência institucional pela transformação digital (ODS 16) do Tribunal Regional do Trabalho da 19ª Região
PROPONENTE: Laboratório de Inovação, Inteligência e Objetivos de Desenvolvimento Sustentável do Tribunal Regional do Trabalho da 19ª Região - INVENTA19
RESPONSÁVEL: Juiz do Trabalho Flávio Luiz da Costa
GESTOR: Rodrigo José Rodrigues Bezerra (Assistente-Chefe do Setor de Sustentabilidade, Acessibilidade, Inovação e Proteção de Dados)
INTRODUÇÃO E JUSTIFICATIVA
Os avanços tecnológicos, especialmente disruptivos, atingem a todos indistintamente e exercem influência na forma como o ser humano se relaciona, gerando inclusive novas necessidades e mudando as características do ecossistema social, político, institucional e laboral.
Promovendo a aceleração da sociedade e propiciando deslocamentos virtuais instantâneos, a revolução tecnológica faz também surgir novas oportunidades de desenvolvimento, sendo imprescindível considerar os pontos de aprendizagem nas experiências anteriores para garantir uma maior inclusão social.
Por isso, novas tecnologias, finanças descentralizadas, mudanças de matriz energética, mercados sustentáveis, economia verde e uma visão mais ampla de desenvolvimento surgem no debate internacional como temas centrais, de modo que a escolha das políticas certas permitirá criar uma economia lucrativa, sustentável e inovadora, com melhor qualidade de vida, ao passo em que a má compreensão do cenário leva os Estados a uma perigosa perda de comando, de credibilidade e de representatividade.
Assim, identifica-se a existência de um problema de desempenho na gestão pública, inclusive no âmbito do Poder Judiciário, onde a falta de capacitação e habilidade para absorver as mudanças e promover novas soluções podem conduzir para o agravamento das dificuldades encontradas e para a perda de preciosas oportunidades de amadurecimento institucional.
Apesar da pandemia ter revigorado o papel do governo eletrônico, destacando-se os novos esforços inovadores para administrar a crise, ainda não se superou as múltiplas formas de exclusão digital, especialmente entre os mais pobres e os grupos mais vulneráveis.
Porém, isso não deve representar um obstáculo à transformação digital do setor público, mas deve impulsionar que a inclusão desses grupos seja prioritária e, consequentemente, um vetor para sua concretização.
No Índice de Desenvolvimento de Governo Eletrônico, elaborado em 2022 pela ONU, o Brasil ocupa a 49ª posição entre 193 países.
Por sua vez, o ODS 16, que trata da Paz, Justiça e Instituições Eficazes, estabelece como meta a promoção de sociedades pacíficas e inclusivas para o desenvolvimento sustentável, proporcionando acesso à justiça para todos e a construção de instituições eficazes, responsáveis e inclusivas a todos os níveis
De fato, oportunidades e desafios mudam com o tempo, e a estrutura para a ação pública deve permitir o desenvolvimento de oportunidades digitais e tecnológicas. A moderna gestão pública aponta para a interface eficiência/inovação e passa a exigir a utilização de métodos, técnicas gerenciais e tecnologias adaptados à complexa e interconectada agenda atual dos Estados, que devem ser ainda mais protagonistas no fomento de políticas capazes de assegurar o cumprimento de suas atribuições neste novo cenário de novas tecnologias.
Desta forma, o aprimoramento digital do setor público, por sua natureza pervasiva, é parte da resposta aos grandes desafios sociais atuais, de modo que o uso responsável de dados e de novas tecnologias é uma maneira decisiva para uma otimização da prestação dos serviços públicos pelo Poder Judiciário, além de contribuir para a transformação verde e apoiar o desenvolvimento da sociedade.
Ademais, a utilização mais adequada dos dados permite melhorar a tomada de decisões na elaboração das políticas públicas e na estratégia para a implementação de projetos, além de assegurar aos cidadãos uma visão geral melhor sobre as ações do Tribunal.
Portanto, a infraestrutura digital pública atual deve ser focada em tecnologias e novas soluções de bem-estar para beneficiar o maior número de pessoas possível, razão pela qual a TI pode hoje ser considerada uma infraestrutura essencial para a prestação adequada do serviço público pelo Poder Judiciário.
Isso envolve uma atuação em cooperação dos órgãos públicos, com uma partilha transversal de conhecimentos para a construção de uma estratégia de digitalização pública com iniciativas e medidas que devem criar maior transparência para os cidadãos, aumentar o uso de novas tecnologias
Finalmente, deve-se reconhecer que o ambiente digital traz riscos e incertezas que não podem ser totalmente eliminados, mas que podem ser reduzidos com a interação entre todos os agentes.
Assim, propõe-se a realização de um Programa de Aprimoramento Digital no TRT19, com a adoção de medidas de proteção de dados do usuário, redução do uso de documentos em formato impresso, aumento do acesso ao serviço público (administrativo e jurisdicional) de forma digital/remota, acompanhamento em tempo real das metas e uma contínua formação de magistrados e servidores em novos conhecimentos e tecnologias avançadas.
São ações a serem desenvolvidas para otimizar as atividades do Regional, de modo a alcançar um nível de eficiência compatível com os desafios da atualidade, reconhecendo as oportunidades geradas pelo desenvolvimento tecnológico sem se afastar da centralidade do usuário na prestação do serviço público.
OBJETIVOS
Objetivo geral
Viabilizar, de maneira multidisciplinar e cooperativa, a implementação plena de soluções digitais com regras de segurança, de compartilhamento, de boas práticas e de governança, para garantir a tomada de decisão responsiva, inclusiva, participativa e representativa em todos os níveis, identificando e compreendendo as transformações tecnológicas que se encontram disponíveis para a utilização pelo Poder Judiciário e tornando sua atuação administrativa e jurisdicional mais eficiente, centrada no usuário e compatível com a cultura orientada por dados e de governança da inovação.
Objetivos específicos
promover maior transparência no acompanhamento e na divulgação de dados e informações em painéis completos, acessíveis e fáceis de usar tanto pelos órgãos de Justiça como pela sociedade como um todo;
gerenciar e armazenar dados, apoiando a implementação de políticas judiciais efetivas com base em evidências, com a integração de canais digitais e a interoperabilidade de sistemas, tornando a gestão mais eficaz, responsável e transparente em todos os níveis;
fomentar as inovações e mapear as melhores iniciativas com impactos positivos na atividade adminstrativa e na prestação jurisdicional por meio da transformação digital.
Princípios da Política de Gestão da Inovação (Resolução nº 395/CNJ)
Cultura da inovação (art. 3º, I)
Foco no Usuário (art 3º, II)
Acessibilidade (art 3º, VI)
Transparência (art 3º, X)
Desburocratização (art. 3º, IX)
Desenvolvimento Humano (art 3º, V)
DETALHES
Ações propostas no Programa
1
Aprimoramento da Governança na utilização dos dados pelo TRT19 para a construção de estratégias de atuação administrativa e jurisdicional
A utilização dos dados de forma mais adequada e coordenada entre os órgãos públicos permite melhorar a tomada de decisões na elaboração das políticas públicas e na estratégia para a implementação de projetos, além de assegurar aos cidadãos uma visão mais transparente sobre as ações do Tribunal.
Para isso, será desenvolvida uma atividade de capacitação e aperfeiçoamento de magistrados e servidores, em conjunto com a escola judicial, para estabelecer um protocolo procedimental para a elaboração de projetos com fundamento em dados digitais importantes para o fim buscado, inclusive com a utilização de estatísticas relacionadas com o tema que se busca tratar.
Pode-se citar o exemplo das ações do Centro de Inteigência do Tribunal, na busca para identificar eventual espécie de demanda que exige uma maior atenção do Regional, bem como a elaboração do planejamento estratégico no âmbito administrativo, inclusive com a utilização do Design Thinking para a identificação do problema e a ideação de soluções.
Atualmente, já está sendo realizado o monitoramento do Plano de Logística Sustentável por meio de Business Intelligence (BI), o que torna mais fácil identificar os impactos das medidas já adotadas e criar alertas para a necessidade de ações para que as metas sejam alcançadas até o prazo final.
Além disso, os dados permanecerão disponíveis para todo o público no site do Regional, tornando ainda mais transparentes as ações e permitindo uma maior participação de todos na elaboração de alternativas para alcançar o objetivo definido.
AÇÕES DESENVOLVIDAS:
Projeto Construção Colaborativa de Proposta de Capacitação em Execução Trabalhista do TRT19
A baixa efetividade nas execuções trabalhista é uma das deficiências identificadas no Plano Estratégico da Justiça do Trabalho 2021-2026 e também um dos pontos fracos constatados no Plano Estratégico do TRT19.
O TRT19 possui o pior tempo médio para baixa de processos na fase de execução do país. Ainda, considerando estudo realizado pela Secretaria de Governança e Gestão Estratégica do TRT19, caso seja mantido o atual ritmo de redução do estoque dos processos de execução, o TRT19 só alcançará a média dos demais Regionais de pequeno porte em 2028.
Conforme dados do Justiça em Números (CNJ 2023), o TRT19 possui a maior taxa de congestionamento da Justiça do Trabalho (71%) entre os tribunais de pequeno porte.
Por sua vez, os dados mostram também que, apesar de ingressar no Poder Judiciário quase duas vezes mais casos em conhecimento do que em execução, no acervo a situação é inversa: a execução é 34,9% maior.
Assim, o impacto da execução é significativo, correspondendo a 46% do acervo total da Justiça do Trabalho, sendo que alcança 70,2% do acervo do TRT19 (4º maior entre todos os ramos da Justiça).
A partir desses dados, foi apresentado o projeto de Construção Colaborativa de Proposta de Capacitação em Execução Trabalhista do TRT19, que tem por finalidade promover a capacitação e aperfeiçoamento de servidores de 1º e 2º grau, tendo em vista as dificuldades encontradas no andamento das ações de execução trabalhistas.
Para tanto, utilizou-se a metodologia do Design Thinking, que promove a colaboração entre diferentes áreas e disciplinas, envolvendo magistrados e servidores de diversas áreas e com especialidades distintas, gerando soluções mais criativas, abrangentes e inovadoras, além de promover maior satisfação dos participantes e melhorias significativas no desempenho de suas atividades.
Foram analisados dados referentes às ações de execução no âmbito do TRT19, em oficina realizada com representantes das Varas do Trabalho, da Secretaria de Governança e Gestão Estratégica, da Corregedoria Regiona do Trabalho, da Secretaria Especial da Presidência, do Setor de Sustentabilidade, Acessibilidade, Inovação e Proteção de Dados e do LIODS, onde foram verificados os índices do Regional no relatório Poder Judiciário em Números (CNJ 2023).
Como consequência, foram definidos os tópicos mais relevantes a serem abordados na capacitação, que destaca atividades interativas e práticas reais de casos com diretrizes claras, procedimentos padronizados e a integração de sistemas de tecnologia para o andamento das ações de execução, automatizando tarefas rotineiras sempre que possível.
Foram programados 2 eventos de capacitação, no seguinte formato:
1º evento: formação de formadores para a condução prática dos processos de execução, envolvendo rotinas de trabalho, preparação de modelos de documentos e produção de tutoriais.
Nesta formação, a ser realizada no mês de fevereiro/2024 durante 3 dias, haverá a necessidade de contratação de professores, indicados pela Corregedoria do TRT19, com experiência na condução de processos e rotinas de trabalho em execuções em varas do Trabalho e que tenham obtido resultados expressivos nos índices relacionados aos processos de execução, especialmente a redução do estoque, a taxa de congestionamento, o acervo e o tempo de tramitação, além do uso de ferramentas tecnológicas e de sistemas de informação.
Participarão dessa capacitação os servidores indicados pela Corregedoria Regional do TRT19, devendo constar 01 servidor de cada uma das varas do trabalho (22) e dos gabinetes dos desembargadores (08). A inclusão dos servidores com atuação nos gabinetes decorre da necessidade de percepção da realidade existente no 1º grau, especialmente as dificuldades práticas e os obstáculos que comprometem a efetividade da execução.
Ademais, como produto deste curso, será elaborado um guia de procedimento a ser utilizado pelos servidores formados nesse primeiro evento para capacitar os servidores das varas na semana de capacitação, que será realizada em abril/2024.
2º evento: Realização, durante a semana de formação programada para abril/2024 (5 dias - 7 horas por dia), de oficinas presenciais nas 22 varas do trabalho de Alagoas, conduzidas pelos servidores formados no 1º evento, com a suspensão de todos os prazos processuais das varas do trabalho do TRT19.
Nessa oportunidade, cada um dos servidores formado no primeiro evento realizará oficina na vara em que exerce suas funções, utilizando como base o conteúdo da formação produzido no 1º evento.
Cronograma de entregas do projeto
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Atividades |
Cronograma |
Responsável |
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Início |
Término |
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1. |
Realizar oficina de design thinking com a Corregedoria Regional, com a Secretaria Geral da Presidência. |
01/11/2023 |
01/11/2023 |
LIODS |
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2. |
Elaborar esboço do projeto reunindo as informações produzidas na reunião realizada em 1º de novembro de 2023. Realizar reunião com os diretores de vara da capital |
01/11/2023 |
09/11/2023 |
LIODS |
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3. |
Análise do esboço do projeto apresentado |
09/11/2023 |
16/11/2023 |
Corregedoria/Secretaria Geral da Presidência, SGGE |
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4. |
Envio do Projeto para a Ejud |
17/11//2023 |
17/11/2023 |
LIODS |
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5. |
Indicação dos professores responsáveis para ministrar a formação prevista para o mês de fevereiro/2024 |
18/11/2023 |
30/11/2023 |
SGP e Corregedoria Regional |
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6. |
Contratação dos professores responsáveis para ministrar a formação prevista para o mês de fevereiro/2024 |
01/12/2023 |
19/12/2023 |
Ejud |
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7. |
Realização do curso (1º evento) de formação de formadores para a condução prática dos processos de execução, envolvendo rotinas de trabalho, preparação de modelos de documentos e produção de tutoriais. |
23/02/2024 |
23/03/2024 |
Ejud |
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8 |
Realização do curso (2º evento) durante a semana de formação programada para abril/2024 (5 dias - 7 horas por dia), de oficinas presenciais nas 22 varas do trabalho de Alagoas, conduzidas pelos servidores formados no 1º evento, com a suspensão de todos os prazos processuais das varas do trabalho do TRT19. |
abril/2024 |
abril/2024 |
Ejud |
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9 |
Elaboração do Relatório final do projeto, com a análise da opinião dos participantes. |
03/05/2024 |
10/05/2024 |
LIODS |
O Projeto Construção Colaborativa de Proposta de Capacitação em Execução Trabalhista do TRT19, pode ser acessado aqui https://docs.google.com/document/d/1K8KkySg99sOEv58RPCBnOqWVuEnx5DlsdNQZ33ZOxHI/edit?usp=sharing
Projeto Debutante
A Secretaria de Governança e Gestão Estratégica do TRT19 elaborou um diagnóstico das ações de execução no âmbito do TRT19, e criou o PROJETO DEBUTANTE, que tem como escopo o direcionamento de atividades nos processos com mais de 15 (quinze) anos de tramitação no Tribunal Regional do Trabalho da 19ª Região – TRT19.
O projeto tem como objetivo reduzir o tempo médio de tramitação dos processos judiciais no TRT19 e o estoque de processos na fase de execução, priorizando a análise dos processos mais antigos por via de ações coordenadas pela Corregedoria Regional com suporte das unidades de apoio.
A escolha pelos processos com mais de 15 anos foi baseada no Princípio de Pareto, entendendo que 80% dos efeitos negativos da fase de execução são causados pelos 20% dos processos mais antigos, o que resultou no escopo dos processos com mais de 15 anos em tramitação, os debutantes do TRT19.
Os resultados esperados corresponde à redução do estoque bruto dos processos com mais de 15 anos em, no mínimo, 20%, e a redução de, pelo menos, dois anos no tempo médio dos processos pendentes de baixa na execução do TRT19.
O Projeto teve início em 1º de setembro de 2023, com a geração da lista dos processos físicos ajuizados até 31/12/2007 por ordem de antiguidade, e está previsto para sem encerrado em 01/03/2024, com a elaboração do relatório final do projeto.
Cronograma do projeto:
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Atividades |
Cronograma |
Responsável |
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Início |
Término |
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1. |
Gerar lista dos processos físicos ajuizados até 31/12/2007 por ordem de antiguidade |
01/09/2023 |
04/09/2023 |
SGGE/SGP/SCR |
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2. |
Realizar reunião com os diretores de vara da capital |
04/09/2023 |
04/09/2023 |
SGGE/SGP/SCR/Varas |
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3. |
Estabelecer o uso do CHIP URGENTE para identificar os processos do projeto |
04/09/2023 |
15/09/2023 |
SGGE/SGP/SCR |
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4. |
Aplicar o CHIP URGENTE nos processos debutantes |
04/09/2023 |
10/11/2023 |
Varas do Trabalho, Cejusc, Sepp e Sepij |
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5. |
Definir os parâmetros de atuação das unidades judiciais e encaminhar a lista dos processos do item 1 |
05/09/2023 |
26/10/2023 |
SGGE/SGP/SCR |
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6. |
Realizar reunião com os diretores de vara da capital |
06/11/2023 |
06/11/2023 |
SGGE/SGP/SCR/Varas |
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7. |
Atualizar a lista do item 1 com dados até 31/10/2023 |
06/11/2023 |
07/11/2023 |
SGGE |
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8. |
Analisar, expedir alvarás, extinguir execução, analisar e tramitar processos do item 7 |
07/11/2023 |
15/12/2023 |
Varas do Trabalho |
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9. |
Atualizar a lista do item 1 com dados até 15/12/2023 |
15/12/2023 |
15/12/2023 |
SGGE |
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10. |
Realizar reunião com os diretores de vara da capital |
18/12/2023 |
18/12/2023 |
SGGE/SGP/SCR/Varas |
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11. |
Analisar, expedir alvarás, extinguir execução, analisar e tramitar processos do item 9 |
20/12/2023 |
29/12/2023 |
Varas do Trabalho |
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12. |
Atualizar a lista do item 1 com dados até 31/12/2023 |
08/01/2024 |
10/01/2024 |
SGGE |
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13. |
Realizar reunião com os diretores de vara da capital |
10/01/2024 |
10/01/2024 |
SGGE/SGP/SCR/Varas |
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14. |
Analisar, expedir alvarás, extinguir execução, analisar e tramitar processos do item 12 |
10/01/2024 |
29/02/2024 |
Varas do Trabalho |
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15. |
Elaboração do Relatório Final do Projeto |
01/03/2024 |
08/03/2024 |
SGGE |
O PROJETO DEBUTANTE pode ser acessado aqui https://docs.google.com/document/d/1ZYCxzykrNZ1szM0kODqMTUoaFKPO1znbfE8r730ywOc/edit?usp=sharing
2
Implementação de novas tecnologias com a contínua formação de magistrados e servidores em novos conhecimentos e tecnologias avançadas, bem como no desenvolvimento de habilidades para diagnósticos de problemas que afetem as ações do Regional.
Em relação a tecnologias, pode-se mencionar a inteligência artificial, que se torna um instrumento importante para mapear questões relevantes, com destaque para a melhora da produtividade com o aumento de automação na prática de atos processais, a elaboração de minutas de decisões e a pesquisa patrimonial e de jurisprudência.
Com isso, será desenvolvida pesquisa entre os servidores para identificar as áreas que necessitam, com maior velocidade, de soluções envolvendo inteligência artificial, além de que será incentivado o desenvolvimento interno de medidas dessa natureza.
Assim, junto com a Escola Judicial, em 15 de setembro de 2023 (13h-16h), foi relizado pela Escola Judicial do TRT19 o Workshop ChatGPT: Como a Inteligência artificial pode otimizar o trabalho Judicial (PROAD n. 4076/2023), tendo a participação de 50 servidores e 8 magistrados. No evento, buscou-se realizar a sensibilização e o aperfeiçoamento sobre a importância e o impacto da transformação digital no setor público, de modo a promover o engajamento de todos na construção de um cenário mais humano e eficiente na prestação do serviço público.
O objetivo foi fornecer uma compreensão do ChatGPT e suas aplicações em cenários jurídicos, além de proporcionar aos participantes a oportunidade de experimentar e praticar com o ChatGPT em situações reais de trabalho, a fim de melhorar a eficiência e qualidade de suas atividades.
Origem e Metodologia
O presente projeto foi elaborado pelo laboratório de inovação do TRT19 e reflete a moderna gestão pública que aponta para a interface eficiência/inovação e passa a exigir a utilização de métodos, técnicas gerenciais e tecnologias adaptados à complexa e interconectada agenda atual dos Estados, que devem ser ainda mais protagonistas no fomento de políticas capazes de assegurar o cumprimento de suas atribuições neste cenário de novas tecnologias.
Deste modo, identifica-se a relevância desse projeto, uma vez que o Poder Judiciário possui o dever normativo de prestar um serviço público inovador, seguro e transparente, utilizando-se das novas tecnologias que se encontram disponíveis, além de se exigir o desenvolvimento de um modelo de governança que estimule continuamente o fortalecimento de um ecossistema de inovação, capaz de promover um método de planejamento de cenários e a entrega proativa de novas soluções para suas prioridades atendendo às necessidades públicas existentes e emergentes dos usuários.
Com isso, por meio das ações propostas nesse projeto, institucionaliza-se a cultura da inovação na gestão judicial processual e administrativa, que será sistematizada no movimento de legal design, localizando os potenciais da inovação para criação de novos serviços e organizações jurídicas mais satisfatórios, com a aplicação do design centrado no ser humano.
Importante se faz destacar que nas reuniões, será utilizada a técnica brainstorm, buscando elevar o nível de criatividade e inovação dos participantes. Ainda, o benchmark também se mostra um importante método de estudo envolvendo soluções de outros tribunais, e que podem auxiliar nas aões do Regional.
Assim, as ações, que abrangem diversas Unidades do Tribunal, contarão com um melhor aproveitamento da força de trabalho já capacitada e que deverá receber treinamento constante sobre o tema.
Ademais, será utilizado o modelo de acompanhamento na implantação e aperfeiçoamento do Programa Aprimoramento Digital, com a realização de reuniões bimestrais para a identificação de problemas e soluções de forma multidisciplinar.
Métricas
Métricas são ferramentas que facilitam a tomada de decisões estratégicas e a prestação de contas, obtidas mediante a coleta, análise e relatório de dados. Para serem eficientes, devem ser objetivas, mensuráveis, relevantes e claramente definidas, além de alinhadas com objetivos específicos do Programa de Transformação Digital.
Assim, as métricas devem ser coletadas de acordo com os objetivos do Programa e o público a que se destina, de modo a permitir sua atualização constante com base na informações obtidas a partir de monitoramento contínuo e de avaliações periódicas, sob responsabilidade do Setor de Sustentabilidade, Acessibilidade, Inovação e Proteção de Dados.
Assim, indicam-se como métricas específicas as seguintes:
• Número de treinamentos realizados
* Percentual de equipe treinada
* Tempo médio de tramitação dos processos judiciais no TRT19 e do estoque de processos na fase de execução
• Porcentagem de conformidade com as exigências do CNJ e do CSJT;
• Número de projetos envolvendo inteligência artificial desenvolvidos pelo TRT19.
Alinhamento estratégico
Objetivo Estratégico do TRT19 e do CSJT:
Sociedade – Resultados para o usuário dos serviços de justiça, reproduz as expectativas da coletividade, os anseios da sociedade.
Processos Internos - Fortalecer a governança e a gestão estratégica.
Resolução CNJ nº 370/2021.
Agenda 2030 da ONU - Objetivos de Desenvolvimento Sustentável da ONU - (ODS 16).
Partes interessadas - Stakeholders
Presidência;
Gestão de Governança e Estratégia;
Comitê Gestor de Proteção de Dados Pessoais;
Ouvidoria;
Coordenadoria de Comunicação Social;
Setor de Sustentabilidade, Acessibilidade, Inovação e Proteção de Dados;
Magistrados e Servidores; e
Sociedade.
BENEFÍCIOS ESPERADOS
1. Maior eficiência das ações de execução do Tribunal
2. Controle, racionalização e transparência da gestão
3. Segurança dos dados públicos
4. Qualificação dos servidores e magistrados
Estratégia de Monitoramento
O controle e monitoramento das ações previstas no Programa Aprimoramento Digital do TRT19 serão realizados de forma periódica a cada 3 meses, através das deliberações em reunião do Comitê de Governança de Tecnologia da Informação e Comunicação e do Setor de Sustentabilidade, Acessibilidade, Inovação e Proteção de Dados, para fins de acompanhamento da execução em relação ao planejado, através de relatórios com índices de execução.
- E-mail do laboratório: rodrigo.bezerra@trt19.jus.br