Gabinete Virtual
O “Gabinete Virtual”
O Gabinete Virtual é um aplicativo desenvolvido pelo JustInova, que tem como objetivo facilitar o agendamento de audiências por videoconferência entre advogados e magistrados do Poder Judiciário do Estado de Alagoas. Esse projeto visa melhorar a comunicação entre magistrados, assessores e advogados ao permitir que a marcação do atendimento ocorra de forma simples e rápida.
Algumas das regras para a utilização do Gabinete Virtual foram estabelecidas na Resolução TJAL nº 16, de 25 de abril de 2023 (https://www.tjal.jus.br/procuradoria/arquivos/51e5b751bfc62cda0bd5030dd53f477a.pdf), porém a ferramenta ainda não foi lançada oficialmente.
Empatia (etapa concluída)
Aumentar o acesso à Justiça é um dos grandes desafios do Poder Judiciário, esse desafio se potencializa nos estados com menor desenvolvimento econômico, considerando que não há recursos para disponibilizar unidades judiciárias em todos os municípios. Os magistrados e servidores dos tribunais de pequeno porte precisam lidar com uma carga de trabalho excessiva, mas sempre lutando para não comprometer a qualidade dos serviços prestados.
A realidade no Estado de Alagoas não é diferente. As dificuldades com o atendimento foram identificadas quando da realização do diagnóstico ambiental, a análise FOFA (ou SWOT), que verificou as forças e fraquezas, oportunidades e ameaças no âmbito do Poder Judiciário do Estado de Alagoas, baseada em pesquisas e feedback recebido de desembargadores, magistrados, líderes, gestores, servidores, advogados, membros do Ministério Público, defensores públicos, partes interessadas nos processos e cidadãos alagoanos.
Assim, foram identificados três pontos fracos relacionados:
. W12 - falta de disponibilidade e remarcações de audiências, por parte dos magistrados e assessores, quando do atendimento aos advogados e partes;
. W13 - qualidade do atendimento presencial nas unidades judiciárias; e
. W14 - dificuldade na prestação das informações, em especial para as pessoas com menor grau de instrução.
Essas questões estão formalizadas no Plano Estratégico 2021 – 2026 do Poder Judiciário do Estado de Alagoas, e muitas ações estão sendo desenvolvidas para tratar dessas fraquezas, dentre elas pode-se citar as seguintes ações:
. Ação: 2.2.1.1 – aperfeiçoar o atendimento prestado nas respectivas unidades judiciárias e administrativas;
. Ação: 2.2.1.2 – otimizar o atendimento prestado por meios remotos;
. Ação: 2.2.2.3 – ampliar a comunicação eletrônica com partes e instituições parceiras;
. Ação: 9.2.1.7 - aperfeiçoar e humanizar a prestação dos serviços com respeito à intimidade e às diferenças, com o intuito de melhorar o serviço prestado às partes interessadas;
. Ação: 10.2.2.1.1 – capacitar (atendimento ao público);
. Ação: 13.2.1.6 – melhorar a infraestrutura dos locais de espera para o público externo fornecendo a estrutura adequada à recepção dos jurisdicionados para atendimento nas dependências da unidade judiciária.
Definição do problema (etapa concluída)
Nesta etapa do projeto, a equipe do Laboratório de Inovação do Poder Judiciário do Estado de Alagoas, o JustInova, procurou pesquisar e entender sobre as causas da insatisfação na qualidade do atendimento no Poder Judiciário de Alagoas, e não se limitou apenas aos resultados da análise ambiental realizada entre 2020 e 2021, quando estava sendo elaborado o Plano Estratégico, mas, também, se reuniu e recebeu ideias de desembargadores, juízes e servidores com experiência no atendimento a advogados e partes.
Em Alagoas, existem 54 comarcas, mas o que se observa é que existe grande concentração de advogados que residem na capital, Maceió. Até 2020, quando os advogados precisavam conversar com magistrados ou assessores (gabinete) das comarcas do interior, despendiam recursos financeiros, tempo de locomoção, além dos impactos gerados pela poluição dos automóveis, risco da viagem e aumento do trânsito, todas essas questões que envolvem o deslocamento para as cidades do interior do estado, para ainda, por vezes, não conseguirem ser atendidos.
Após a Organização Mundial da Saúde (OMS) decretar a pandemia causada pela COVID-19, em março de 2020, e o Conselho Nacional de Justiça (CNJ) por meio da Resolução CNJ nº 313, de 19 de março de 2020, e da Resolução CNJ nº 314, de 20 de abril de 2020, vedar, naquele período, a realização de atos presenciais, o Tribunal de Justiça do Estado de Alagoas (TJAL) editou a Resolução TJAL nº 20, de 9 de junho de 2020, que disciplina o atendimento por videoconferência a representantes do Ministério Público, advogados e defensores públicos, fato que já significou uma melhora no atendimento destes interessados.
Também, no caso das partes, houve considerável avanço na agilidade e eficiência do atendimento, após a implantação do “Balcão Virtual” por meio do Ato Normativo Conjunto nº 3, de 11 de março de 2021, que regulamentou o uso de plataforma de videoconferência para os principais serviços de atendimento prestados pelas unidades judiciárias.
Contudo, apesar desses avanços, o TJAL ainda recebia reclamações dos advogados quanto a questões de falta de disponibilidade para atendimento de magistrados e assessores, bem como críticas pelo alto número de remarcações. Portanto, ainda se fazia necessário desenvolver uma solução que intermediasse e facilitasse a comunicação entre gabinete e advogados.
Diante do que foi exposto, o JustInova decidiu trabalhar e propor soluções para o problema do mencionado ponto fraco 12 ou, W12, que é a questão da falta de disponibilidade e remarcações de audiências, por parte dos magistrados e assessores, quando do atendimento aos advogados.
Ideação (etapa concluída)
Pode-se dizer que esta etapa de geração e recebimento de ideias permeia todo o processo de desenvolvimento dos projetos do JustInova. Desde a publicação da Portaria TJAL nº 1.124, no dia 7 de junho de 2022, que definiu os primeiros membros do JustInova, esses se reuniam constantemente para discutir os seus projetos, e, conforme apresentado anteriormente, várias reuniões não ficaram restritas apenas ao grupo do Laboratório de Inovação, que contou com a contribuição de propostas de outros magistrados e servidores.
Nestes momentos todos os participantes eram encorajados pelos laboratoristas a apresentar o maior número de ideias, que recebiam as concepções sem críticas ou juízo de valor.
A técnica mais usada nestas reuniões foi o brainstorm, ou tempestade de ideias, no intuito de estimular a criatividade, encontrar soluções para as possíveis dificuldades a serem enfrentadas, fomentar o trabalho em equipe, aperfeiçoar as propostas, e preparar o lançamento da plataforma.
Ainda é preciso registrar a utilização do benchmark, pois foram realizadas buscas para verificar como os outros tribunais estaduais estavam lidando com a questão, momento em que foram levantadas informações importantes para subsidiar a decisão do grupo.
Entre as ações do JustInova, foi realizada uma pesquisa que contou com a participação de 29 magistrados. Verificou-se que 21 deles (72,4%) apresentaram interesse em ferramentas para atendimento por videoconferência para advogados. Também, 19 (65,5%) concordaram que a ferramenta traria benefícios, contra apenas 7 (24,1%) que discordavam que havia benefícios.
Definido que a solução seria o oferecimento de uma plataforma a ser disponibilizada no endereço eletrônico do TJAL, restava decidir se o software seria desenvolvido internamente pelo próprio TJAL, seria adquirido de terceiros ou ainda se haveria a possibilidade de transferência de tecnologia de outros tribunais que haviam construído soluções semelhantes. Ficou estabelecido que os colaboradores da Diretoria-Adjunta de Tecnologia e Informação (DIATI) iriam produzir o aplicativo.
Assim, o projeto foi batizado de Gabinete Virtual, em similaridade ao projeto que existe para as secretarias das unidades judiciárias, que é o Balcão Virtual.
Prototipagem (etapa atual)
O processo de elaboração dos protótipos está dependendo muito dos colaboradores da DIATI, que ficaram responsáveis por criar a ferramenta, sob a supervisão da equipe do JustInova, que está contribuindo na definição de quais informações são imprescindíveis no preenchimento da agenda virtual disponibilizada pelos magistrados e/ou para a marcação do atendimento aos advogados.
Versões da agenda serão apresentadas e discutidas pelo JustInova, e, depois de ser considerada aprovada a versão final pelos laboratoristas, ela será levada à Presidência e à Corregedoria do TJAL para decisão.
Pontos importantes que estão sendo estudados: tempo de duração do atendimento, realização de triagem por parte dos assessores antes do acesso ao magistrado, confidencialidade das informações, possibilidade de remarcação pelos advogados, possibilidade de remarcação pelos magistrados, sala de espera virtual, limitações técnicas, plataformas mais agradáveis aos usuários, etc.
Testes (etapa ainda não iniciada)
Nesta última fase, a fase de testes, a versão escolhida da plataforma de agendamento para atendimento por videoconferência (Gabinete Virtual) será apresentada a alguns magistrados e assessores que a utilizarão. Os participantes realizarão vários testes e enviarão o feedback ao JustInova, que, se for o caso, irá propor os últimos ajustes a serem implementados pela DIATI na plataforma. Por fim, sendo necessário, serão realizados ajustes nos normativos correlatos.
Entrega (etapa ainda não iniciada)
Finalizadas as cinco etapas anteriores baseadas na metodologia de design thinking (empatia, definição do problema, ideação, prototipagem e testes), o JustInova formalizará a entrega do projeto à Presidência do Tribunal de Justiça do Estado de Alagoas e à Corregedoria-Geral da Justiça do Estado de Alagoas para que, uma vez entregue, sejam designados os magistrados e servidores que seguirão aprimorando a iniciativa, permitindo, desta forma, a dedicação dos servidores do Laboratório de Inovação a outras inovações.
Análise de Resultados (etapa ainda não iniciada)
Por fim, o JustInova fará uma pesquisa com magistrados, assessores e advogados, os usuários do Gabinete Virtual, para que se possa verificar se o projeto atingiu o seu objetivo e resultou em benefícios para os interessados, em especial, verificando se ocorreram avanços em relação ao ponto fraco W12 - falta de disponibilidade e remarcações de audiências, por parte dos magistrados e assessores, quando do atendimento aos advogados e partes.
A pesquisa deverá ser realizada no mês de outubro de 2023, e a análise dos resultados deverá estar encerrada até o dia 15 de novembro.
Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS) da Agenda 2030 relacionados
O Gabinete Virtual se relaciona especialmente com o Objetivo de Desenvolvimento Sustentável (ODS) 16 – Paz, Justiça e Instituições Eficazes, mas, de forma colateral, pode-se relacionar o projeto com o ODS 11 – Cidades e Comunidades Sustentáveis, com o ODS 12 Consumo e Produção Responsáveis, e com o ODS 13 Ação Contra a Mudança Global do Clima.
Cronograma
O projeto do Gabinete Virtual está se baseando em parte na metodologia de design thinking, que inclui 5 etapas (empatia, definição do problema, ideação, prototipagem e testes), e ainda foram incluídas mais 2 etapas. O projeto se iniciou no final do ano de 2022 e estará concluído até o final do ano de 2023.
Empatia – etapa já concluída.
Definição do Problema – etapa já concluída.
Ideação – etapa já concluída.
Prototipagem – etapa atualmente em andamento (maio/2023), e deverá ser concluída até 31 de maio de 2023.
Testes – a etapa de testes deverá estar concluída até 22 de junho de 2023.
Entrega – a implementação da ferramenta deverá ocorrer até 31 de julho de 2023.
Análise de Resultados – etapa final do projeto, prevista para estar concluída até o dia 15 de novembro de 2023.
Equipe JustInova:
ANTONIO RAFAEL WANDERLEY CASADO DA SILVA, Juiz Auxiliar da Presidência.
CARLOS BRUNO DE OLIVEIRA RAMOS, Juiz de Direito titular da 4ª Vara Cível da Comarca de Arapiraca/Fazenda Pública.
JOSE BAPTISTA DOS SANTOS NETO, Diretor Adjunto de Tecnologia da Informação.
LUCIANA DE OMENA SOUZA, Secretária Especial da Presidência.
GUILHERME ROSSILHO, Analista Judiciário – Apoio Especializado/Economia.
MAGNO VITORIO DE FARIAS FRAGOSO, Analista Judiciário – Área Judiciária.
ARETHA RODRIGUES SCHULZ TENORIO, Técnica Judiciária – Área Administrativa.
ANA GABRIELA DALBONI ROCHA, Analista Judiciária – Área Judiciária.
Notícias, documentos e imagens relacionados:
1. Laboratório de Inovação do Judiciário de Alagoas dá início à busca por soluções. (https://www.tjal.jus.br/noticias.php?pag=lerNoticia¬=19653)
2. Resolução TJAL nº 20, de 15 de junho de 2020. (https://www.tjal.jus.br/procuradoria/arquivos/4bdaf70a60aabc0c48e6d1d0dd744e88.pdf)
3. Resolução TJAL nº 16, de 25 de abril de 2023. (https://www.tjal.jus.br/procuradoria/arquivos/51e5b751bfc62cda0bd5030dd53f477a.pdf)
4. Microsoft Bing - Criador de Imagens da Plataforma DALL-E. (https://www.bing.com/images/create/)
- E-mail do laboratório: justinova@tjal.jus.br