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Menos é Mais

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1. Contexto

Por ocasião das obras de readequação de layout da Secretaria-Geral de Governança, Inovação e Compliance – SGGIC, a que este Laboratório de Inovação IdeaRio é vinculado, em março deste ano, enfrentamos dificuldades para obter o mobiliário para compor o novo formato do espaço. Neste contexto, fomos informados pela Secretaria-Geral de Logística - SGLOG que haveria uma carência de materiais permanentes, o que vinha dificultando o atendimento de demandas dessa natureza, que se estenderia, inclusive, a outros tipos de materiais.

Vale esclarecer que a referida SGLOG tem por atribuição prover os recursos de infraestrutura operacional, patrimonial, material, transportes e engenharia, para as unidades organizacionais do Poder Judiciário e dos Órgãos que prestam a jurisdição.

Assim, recebido o macrodesafio de ‘carência de material para atendimento de demanda das unidades do TJRJ’, foi formada uma equipe multidisciplinar composta pela Secretaria-Geral de Governança, Inovação e Compliance (SGGIC), Secretaria-Geral de Logística (SGLOG), Secretaria Geral de Sustentabilidade e Responsabilidade Social (SGSUS), Secretaria-Geral de Tecnologia da Informação (SGTEC) e Secretaria-Geral de Administração (SGADM), tudo sob orientação metodológica da Juíza Auxiliar da Presidência Dra. Fernanda Xavier de Brito, laboratorista coordenadora da equipe. 

2. Emprego de ferramentas, técnicas e métodos inovadores

As reuniões ocorreram nos dias 03/05/2023 e 16/05/2023 e foram conduzidas sob a abordagem do Design Thinking, da qual empregamos diversas ferramentas, técnicas e métodos inovadores, abaixo listados com um breve resumo: 

• Duplo diamante: Processo de raciocínio durante a solução de problemas por meio de design, composto por quatro etapas: Descoberta, Definição, Desenvolvimento e Entrega;
• Matriz de CSD: Consiste em dividir as informações coletadas da equipe em três pilares básicos: Certezas, Suposições e Dúvidas, para levantar e alinhar as informações relevantes sobre um desafio ou projeto;
• Mapa de Atores: Representação visual que identifica e organiza os diferentes indivíduos, grupos ou entidades envolvidas em um determinado contexto, ajudando a mapear as relações e interações entre esses atores, e permitindo uma compreensão mais clara das dinâmicas e influências envolvidas;
• Conhecendo o Campo: Etapa do processo que envolve a coleta de informações diretamente do ambiente ou contexto em que o problema está inserido, o que pode incluir entrevistas, observações, visitas a locais relevantes, interações com usuários e outras atividades que permitam uma compreensão mais profunda das necessidades, comportamentos e experiências dos envolvidos;
• Triangulação de Informações: Estratégia de pesquisa que envolve a combinação de diferentes fontes de dados para validar e enriquecer o conhecimento sobre um determinado fenômeno, minimizando vieses e aumentando a confiabilidade e validade dos resultados;
• Definição do Problema: Processo de identificar e delimitar claramente a questão que precisa ser resolvida, o que envolve compreender a situação atual, as necessidades dos usuários e as metas a serem alcançadas, a fim de direcionar o desenvolvimento de soluções inovadoras e eficazes
• Ideação/Brainstorming: Fase do processo de design thinking em que ocorre a geração de ideias criativas e inovadoras para solucionar o problema identificado, por meio de técnicas de brainstorming, prototipagem rápida e colaboração em equipe. A ideação visa gerar o maior número possível de ideias, sem julgamentos, para posteriormente selecionar as mais promissoras e viáveis para serem desenvolvidas;
• Seleção/Votação: Técnica utilizada na fase de ideação para selecionar as ideias mais promissoras e viáveis, por meio de votação e priorização em grupo, levando em conta critérios como viabilidade técnica, impacto no usuário e alinhamento com os objetivos do projeto;
• RG (Registro Geral) da Ideia: Caracterização da ideia de maneira objetiva, definindo as seguintes indagações, ‘o que é?’, ‘o que faz?’, ‘para quem serve?’ e ‘o que entrega?’.

 3. Objetivo do projeto

 Conforme decidido pela equipe durante as reuniões de Design Thinking, o projeto Menos é Mais seria voltado tanto para os servidores do Tribunal quanto para os usuários externos:  

• Realizar campanha de conscientização de responsabilidade socioambiental e do uso adequado dos materiais, solicitando às unidades judiciais e administrativas que reavaliassem suas reais necessidades de mobiliário, bem como de materiais de consumo e de informática, e procedessem à devolução daqueles bens que estejam em desuso ou subaproveitados; viabilizando, com isso, a redistribuição desses móveis e materiais entre as unidades com carência; e 

• Realizar campanha de conscientização de responsabilidade socioambiental e do uso adequado dos materiais junto aos usuários externos, divulgando e promovendo dicas de sustentabilidade (como orientações sobre doações de roupas e sapatos, reutilização e descarte de móveis, recolhimento de eletrônicos e eletrodomésticos, descarte de remédios etc) e incentivando-os a replicarem as ações propostas pela campanha em seu dia a dia.

 4. Links ativos que permitem a compreensão pela sociedade

Tendo em vista que o alcance da campanha à sociedade é um dos objetivos do projeto, seria de fundamental importância que fossem realizadas ações para que seus propósitos fossem assimilados com facilidade por todos os usuários de serviços do Tribunal, visando, inclusive, ao engajamento dessas mesmas pessoas em sua responsabilidade socioambiental.

Para tanto, foram feitos esforços para divulgar a campanha ao máximo, através de cartazes, notícias, matérias, e-mails e redes sociais (tudo detalhado no tópico 5).

Houve preocupação por parte do Laboratório de que a divulgação do projeto se iniciasse durante a Semana Mundial do Meio Ambiente (ocorrida entre os dias 5 e 9 de junho de 2023), o que de fato ocorreu com a veiculação da ‘Palavra do Presidente’, em que o Desembargador Ricardo Rodrigues Cardozo, Presidente do TJRJ, detalhava ao público e aos servidores sobre os benefícios estimados para o projeto, quais sejam:

Para as próprias unidades do TJRJ: melhoria na circulação e acesso das pessoas ao ambiente de trabalho; aproveitamento da área de forma mais racional, destinando os novos espaços abertos a outras finalidades; e facilitação da conferência e lançamento do inventário.

Para a Administração do TJRJ: recomposição do estoque de acervo patrimonial, redistribuindo os móveis entre as unidades com carência de material; economia de recursos públicos, poupando a compra desnecessária de bens e materiais e possibilitando realocação do dinheiro para áreas mais prioritárias; e fortalecimento da imagem da instituição perante à sociedade

Para a sociedade/natureza: redução dos impactos ambientais, em razão do menor consumo e da menor demanda por extração dos recursos naturais; melhoria da gestão pública, evitando a depreciação do patrimônio público; e um controle de gastos mais eficientes, viabilizando maiores investimentos nos serviços à população.

Além disso, foi criado um portal próprio para o Menos é Mais, no site do TJRJ (link), que explica o projeto e disponibiliza um link para acessar dicas de sustentabilidade (selecionadas em conjunto com a Secretaria-Geral de Sustentabilidade – SGSUS), fornecendo, ainda, lista de instituições de acolhimento do Estado do Rio de Janeiro.

Em relação aos cartazes, foram produzidos com um QR Code que levava para a referida página de dicas de sustentabilidade, otimizando com que o público que frequenta as dependências do Tribunal conhecesse as referidas dicas e as replicassem em seu dia a dia. 

Clique neste link para as dicas de sustentabilidade da Campanha Menos é Mais

Vale destacar, por fim, que o referido documento de dicas de sustentabilidade foi elaborado com os conhecimentos de Pensamento Visual adquiridos pelo IdeaRio durante o desenvolvimento de seu projeto ‘Linguagem Simples para o Cidadão’ (Meta 9 de 2023 deste TJRJ), que utilizava a técnica do Visual Law.

Assim, foram utilizados recursos visuais que ajudam a simplificar as informações, tornando-as mais fáceis de entender. 

5. Divulgação da Campanha

A campanha foi realizada através da afixação do cartaz abaixo nos fóruns do TJRJ, cujo foco principal seriam os usuários externos.

Os cartazes também foram divulgados através dos televisores que ficam no hall de entrada dos fóruns.

Além do cartaz, foram tomadas as seguintes providências, cujo foco principal seriam os servidores do TJRJ:

 - Em 06/06/2023, dentro da Semana Mundial do Meio Ambiente, foi publicada, no site do TJRJ, a ‘Mensagem do Presidente’ (link), dando a primeira ciência da Campanha e convocando à participação;

- A referida mensagem foi também reencaminhada ao e-mail de todos os funcionários por meio do informativo interno ‘Conecta’, referente à semana de 05 a 07 de junho de 2023;

- Em 30/06/2023 foi publicado no DJERJ (páginas 3/7) o Aviso TJ nº 74/2023 (link), avisando sobre a abertura de cronograma do Menos é Mais, para a devolução de materiais permanentes, de consumo e de informática. O referido Aviso foi replicado na página inicial do TJRJ na seção ‘Informes da Presidência’;

- Foi programado o aparecimento de mensagens (janelas pop-up) no ato de acesso aos sistemas de movimentação processual de 1ª e 2ª instância (DCP e eJUD, respectivamente) para todo o mês de julho/2023;

- Em 12/07/2023, a Secretaria-Geral de Governança, Inovação e Compliance, a que o Laboratório de Inovação IdeaRio se encontra vinculada, encaminhou e-mail a todos os usuários do PJERJ (25.801 e-mails), a todas as serventias judiciais (1.879 e-mails) e a todas as serventias administrativas (360 e-mails);

- Em 26/07/2023, foi feita postagem no perfil oficial do TJRJ no Instagram sobre a campanha Menos é Mais.

6. Alinhamento ao ODS da Agenda 2030 da ONU

O projeto alinha-se ao ODS 12 dos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável da Agenda 2030 a ONU, a saber, ‘Consumo e produção responsáveis’.

Com efeito, com as ações propostas por este projeto busca-se ‘alcançar a gestão sustentável e o uso eficiente dos recursos naturais’ (ODS 12.2), ‘reduzir substancialmente a geração de resíduos por meio da prevenção, redução, reciclagem e reuso’ (ODS 12.5), ‘promover práticas de compras públicas sustentáveis (...)’ (ODS 12.7), e ‘garantir que as pessoas, em todos os lugares, tenham informação relevante e conscientização para o desenvolvimento sustentável e estilos de vida em harmonia com a natureza’ (ODS 12.8).

7. Resultados Alcançados

Finda a camResultados Alcançadospanha Menos é Mais e conclusa a coleta dos materiais pela SGLOG, tais foram os números consolidados:

Importante destacar que esses números indicam uma grande adesão das unidades do Tribunal à campanha, possibilitando que esses 8.709 itens, então em desuso, venham a ser redistribuídos entre as unidades com carência e às novas reformulações de layouts.

Tais resultados, possibilitaram uma economia de R$ 388.052,19 com a compra desnecessária de materiais, liberando recursos para serem utilizados em outras áreas e evitando a depreciação do patrimônio público.

Com efeito, apenas em relação aos bens patrimoniais, o aumento de devolução, para o mesmo período, foi de 86,99% do ano passado para este ano.

Vale lembrar que, ao mesmo tempo em que fomentou a devolução dos materiais junto aos servidores, o Menos é Mais alcançou também o cidadão que frequenta o Tribunal, tendo em vista que realizou campanha de conscientização de responsabilidade socioambiental e do uso adequado dos materiais, através de cartazes espelhados nos fóruns, além dos e-mails institucionais e avisos nos sistemas.

Nesse material da campanha foram divulgadas e promovidas dicas de sustentabilidade (disponibilizadas no portal), com incentivo de que as ações propostas pela campanha fossem replicadas no dia a dia das pessoas.

• E-mail do laboratório: deind.ideario@tjrj.jus.br