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Meta 9/ 2023 - Formulário DEPOX

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Formulário DEPOX

• Finalidade

O projeto visa utilizar técnicas de Direito Visual e Linguagem simples para modificar o formulário de depósito judicial “DEPOX”, utilizado no âmbito dos Juizados Especiais do Estado de Minas Gerais. Importante ressaltar que a modificação realizada no documento mantém a formalidade exigida do Poder Judiciário, porém simplificando a sua comunicação, tornando-a mais acessível.

O projeto piloto será testado por três meses no setor de atendimento do Juizado Especial de Belo Horizonte. Neste período o laboratório realizará entrevistas com os usuários, atendentes e demais atores envolvidos, desenvolverá um questionário de satisfação e avaliará de perto o desenvolvimento e aceitação da nova documentação.

Encerrado o período de testagem, o Laboratório apresentará à alta administração do TJMG os resultados do piloto, para deliberação sobre aplicação definitiva do documento e possível expansão institucional, de acordo com os resultados apresentados.

• Áreas envolvidas

Unidade Avançada de Inovação em Laboratório – UAILab

Núcleo de Suporte ao Planejamento e à Gestão da Primeira Instância – NUPLAN

Núcleo de Sistemas Conveniados – COSIS

Gerência de Suporte aos Juizados Especiais – GEJESP

Corregedoria-Geral de Justiça - CGJ

Coordenação do Setor de Atendimento do Juizado Especial Cível e da Fazenda Pública de Belo Horizonte (JESP BH) 

• Justificativa

O Tribunal de Justiça de Minas Gerais vem empreendendo esforços para se adaptar aos novos tempos e dar respostas mais efetivas à sociedade, uma vez que o Poder Judiciário vem sendo cada vez mais desafiado a se modernizar, inovar e lidar com novas realidades tecnológicas e disruptivas. 

Neste processo de inovação surge como facilitador a Unidade Avançada de Inovação em Laboratório do TJMG - (UAILab), buscando contribuir para a construção de um serviço público de excelência, que seja inovador, incentivando projetos e ideias que transformem as atividades do Judiciário em todos os segmentos: tecnológico, organizacional, de gestão administrativa e de pessoas, entre outros.

O UAILab é composto por diversas "Células", que são comunidades de compartilhamento de boas práticas e estudos, com temas voltados à inovação. Através da célula de Direito Visual (Visual Law) e Linguagem Simples, o Laboratório incentiva a disseminação de tais técnicas na instituição, para aproximar o Tribunal de seus jurisdicionados e ampliar o acesso da sociedade à Justiça por meio de comunicações mais claras, acessíveis e inclusivas. 

O Laboratório foi procurado pelo Setor de Atendimento do Juizado Especial de Belo Horizonte com o pedido de modificação de alguns documentos usados pelo setor que dificultavam a compreensão das partes. Em estudos (“Desk Research”), observação (método sombra) e entrevistas (entrevista direta) com os envolvidos no Setor de Atendimento, o laboratório identificou uma oportunidade de atuação referente ao formulário “DEPOX”. 

Assim, o UAILab promoveu oficinas virtuais, usando a técnica “Design Thinking”, com o Coordenador do Atendimento do JESP, sr. Ênio Patente, e com colaboradores, estagiários e servidores que atuam no local, para coletar as maiores dificuldades que os usuários do JESP, especialmente os que vão desacompanhados de advogados, enfrentam no preenchimento do DEPOX. Foi percebido que o principal ponto de dificuldade eram termos técnicos utilizados no documento, que dificultavam muito a compreensão do cidadão. Além disso, algumas informações no formulário original eram incompletas ou abertas a uma interpretação ambígua, o que levava os atendentes a serem obrigados a assistir às partes no preenchimento do DEPOX.

Foi identificado ainda, através de relatos dos atendentes, que o fato das partes não conseguirem preencher sozinhas o formulário acarreta em retornos destas à sede do Juizado Especial da capital para solicitarem o apoio do setor no preenchimento. Importante mencionar que o perfil destas partes é majoritariamente de pessoas hipossuficientes e que este deslocamento por mais de uma vez ao JESP para o mesmo objetivo gera um custo não previsto para o jurisdicionado. 

Toda a equipe do setor de atendimento do JESP/BH participou ativamente da modificação do documento, que foi repaginado usando algumas técnicas de direito visual e linguagem simples para desenvolvimento do piloto. Espera-se que, ao final do período de testagem, perceba-se uma melhor compreensão dos usuários do JESP sobre o Formulário DEPOX, principalmente, que não precisem de assistência para preenchimento das informações que o Formulário requer.

Ressaltamos que a iniciativa atende: 

• Os valores de acessibilidade e modernização do Tribunal de Justiça de Minas Gerais;
• A Resolução 347/2020 (CNJ): De acordo com o art. 32, parágrafo único, sempre que possível, deverão ser usados recursos de Visual Law que tornem a linguagem dos documentos mais clara e acessível.
• O Objetivo de Desenvolvimento Sustentável – ODS nº 16: Paz, Justiça e Instituições Eficazes;
• A Lei n. 14.129 de 29 de março de 2021 que dispõe sobre princípios, regras e instrumentos para o Governo Digital e para o aumento da eficiência pública, aplicando-se ao aos órgãos da administração pública direta federal, abrangendo os Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo. Em seu art. 3º inciso VII dispõe: “são princípios e diretrizes do Governo Digital e da eficiência pública: o uso de linguagem clara e compreensível a qualquer cidadão”.

• Indicadores e metas

O projeto pretende aproximar o Tribunal de seus jurisdicionados e ampliar o acesso da sociedade à Justiça por meio de comunicações mais claras, acessíveis e inclusivas. Para tanto, o projeto propõe a melhora incremental do Formulário de Preenchimento de Dados para a Expedição de Alvará para Levantamento de Depósito Judicial – DEPOX. 

A meta do projeto abarca o desenvolvimento da proposta com foco na simplificação da comunicação, bem como o monitoramento e a medição dos resultados para a adoção de uma série de pequenas e constantes melhorias, de acordo com os impactos observados.  

O que se espera é ampliar a efetividade e a celeridade da prestação jurisdicional, pois o preenchimento do formulário pelo jurisdicionado de forma correta dispensa a prática de alguns atos jurisdicionais (intimação para tal fim) e evita o tempo morto processual (decurso do prazo). 

• Marcos e entregas 

• Custos

A implementação do projeto não gerará custos ao Tribunal.

• Macrodesafios

Macrodesafio I: Garantia dos Direitos Fundamentais e do Estado Democrático de Direito: garantir, no plano concreto, os Direitos e as Garantias Fundamentais (CF, art. 5º), sob a égide do Estado Democrático de Direito, buscando-se assegurar o direito à vida, à liberdade, à igualdade, à segurança e à propriedade, bem como atenuar as desigualdades sociais, garantir os direitos de minorias e a inclusão e acessibilidade a todos.

Macrodesafio II: Ampliação da relação institucional do Judiciário com a sociedade: adotar estratégias de comunicação e de procedimentos objetivos, ágeis e em linguagem de fácil compreensão, visando à transparência e ao fortalecimento do TJMG como instituição garantidora de direitos.

• E-mail do laboratório: uailab@tjmg.jus.br