Conteúdo Público

 1. OBJETIVO E JUSTIFICATIVA

O projeto "Cartório do Futuro" tem como objetivo definir um modelo de cartório que seja moderno e inovador, promovendo maior qualidade de vida para servidores e magistrados, sustentabilidade, flexibilidade e celeridade, trazendo ao Tribunal de Justiça de Minas Gerais uma nova visão sobre o futuro do trabalho nesta Casa. Sua relevância e impacto se traduzem na adequação do TJMG ao novo contexto de prestação de serviços judiciários no pós-pandemia, e a perspectiva do trabalho híbrido (remoto e presencial) na promoção da sustentabilidade com economia de recursos e espaços compartilhados, ao aumento da produtividade, acesso facilitado a excluídos digitais e acolhimento dos usuários externos.

Trata-se, ainda, de uma abordagem de humanização dos espaços de trabalho, pois as empresas e o poder público estão buscando adaptar seus espaços físicos para proporcionar mais conforto e bem-estar aos seus funcionários, com ambientes mais inclusivos e aconchegantes, e espaços de convivência amplos e abrangentes.

 2. BENEFÍCIOS

- Ambiente de trabalho mais acolhedor para os servidores, de forma que se sintam mais confortáveis ao virem trabalhar presencialmente;

- Ambiente de atendimento ao público acolhedor e amigável, com uso de comunicação visual e linguagem simples, mudança do balcão de atendimento tradicional para um "balcão humanizado": um espaço com mesa e cadeira para atendimento que proporcione bem-estar àqueles que chegam ao TJMG e acesso facilitado aos excluídos digitalmente;

- Redução das ilhas de trabalho para aproximadamente 6 postos, com possibilidade de utilizar máquinas virtuais;

 - Ambiente que proporcionará maior criatividade;

 - Versatilidade e economia de recursos e espaços, com mobiliário modular que possibilite a reorganização do espaço para atender as necessidades do Cartório;

 -Aumento da produtividade dos servidores, e como consequência, maior celeridade na tramitação dos processos;

 - Cartórios com visual mais clean e espaços compartilhados;

  -Sustentabilidade: reutilização de mobília e recursos do acervo já existente no tribunal.

 3. REQUISITOS

 -Plantas;

 -Paredes coloridas;  Som ambiente;

  -Painel de fotos;

 -Área de café + descompressão;  Mesas sem divisórias;

 -Mesa redonda para reunião;   Paredes/divisórias móveis;  Painel/TV;

 -Notebooks ao invés de desktops;  Iluminação;

 -Redução das estações de trabalho;  Quadro branco;

 -Chatbot;

  -Utilização de máquinas virtuais para o home office;

 -Balcão humanizado para atendimento dos usuários externos;  URA para ligações de usuários externos.

 4 . PILOTO

A iniciativa visa tornar realidade a reestruturação do espaço físico da 6a CACIV no endereço: Av. Afonso Pena, 4001 - 2º andar - sala 206.

5. PREMISSAS

  Apoio da alta administração;

  Apoio da Infraestrutura de T.I: licenças dos programas para os computadores;

  Apoio da SEPAD: ver possibilidade de empréstimo de notebooks para o projeto;  Apoio da equipe de engenharia;

  Envolvimento da arquiteta para elaboração do projeto piloto;  Atividades presenciais excepcionais;

  Virtualização dos processos físicos do cartório que receberá o piloto;

  Definição de horário da escala  presencial devido  ao compartilhamento de computadores.

 6. EXEMPLOS E INSPIRAÇÃO:

 Fonte: WeWork.com

7. Report das fases do projeto 

 7.1 A primeira etapa representou a seleção da unidade para execução do projeto e a realização de reuniões com diversos agentes públicos para melhor compreensão das necessidades e dos desejos de melhoria existentes. Desta forma, a UAILab realizou oficinas de design thinking com representantes da equipe do cartório escolhido para o projeto-piloto, com o objetivo de registrar as expectativas dos participantes em relação à proposta aventada e incorporá-las ao projeto.

7.2 A segunda etapa contemplou, além da escuta ativa e participação dos agentes públicos, cursos de capacitação para os envolvidos, sobre temáticas como design thinking, visual law, e linguagem simples. Para o desenvolvimento do projeto foram envolvidos diversos setores além do UAILab e da unidade selecionada, como setores técnicos para amadurecimento e execução do projeto (comunicação, engenharia, informática, etc).

 7.3 Na terceira etapa, mudanças arquitetônicas e de infraestrutura foram realizadas de forma a implementar um ambiente de trabalho mais agradável aos magistrados, servidores, estagiários e colaboradores, para que se sentissem mais confortáveis ao virem trabalhar presencialmente, incluindo o uso de cores e mobiliário e equipamentos diferenciados. O pressuposto é de que tal fato pudesse influenciar positivamente no desempenho das atividades e na produtividade. Sob a ótica do usuário, o projeto busca construir um ambiente de atendimento acolhedor e amigável. Dessa forma, prioriza-se o uso de comunicação visual e linguagem simples, bem como um ambiente de atendimento mais acessível e humanizado, abrangendo o uso de mobiliário adequado (diferente do balcão de atendimento tradicional, onde o usuário é atendido de pé) e o acesso facilitado aos excluídos digitalmente. O espaço de atendimento também foi pensado sob a ótica da acessibilidade, com adequação física para acesso de pessoas com mobilidade reduzida e com possibilidade de atendimento em Libras. DESENVOLVIMENTO Report das fases do projeto Visto a adesão de diversos servidores ao Teletrabalho observou-se a possibilidade de redução do espaço físico acarretando na economicidade de equipamentos e mobiliários. O projeto trocou as estações de trabalho individuais por postos de trabalho no modelo coworking, trazendo mais integração entre as pessoas e deixando o ambiente mais "clean". As premissas para essa substituição foram trocar os computadores desktops por notebooks (mantendo o acréscimo da segunda tela) e providenciando o acesso à máquinas virtuais para atuação dos trabalhadores em home office. Sob a ótica da sustentabilidade, destacamos que o projeto visou a reutilização e reforma de mobiliários já existentes no tribunal.

ERROS E ACERTOS PERCEPÇÕES DA EQUIPE DA 6ª CACIV

Ambiente humanizado melhorou o atendimento do publico externo: É unanimidade que a nova configuração do espaço de atendimento fez muita diferença, até na forma como os advogados ficam mais relaxados e receptivos assim que se deparam com um ambiente acolhedor. Sobre pontos do projeto que tiveram grande aceitação e deveriam ser mantidos, a equipe da 6ª CACIV fez as seguintes considerações:

ESTUDOS ERROS E ACERTOS PERCEPÇÕES DA EQUIPE DA 6ª CACIV

As cores fizeram grande diferença: A equipe adorou o uso de cores no ambiente de trabalho e de descompressão. Mencionaram que o padrão bege e branco do tribunal é desestimulante e que se sentem bem em trabalhar em um ambiente com cores que promovem o bem estar. O espaço de descompressão aproximou a equipe e trouxe conforto para o trabalho: O espaço de descompressão se tornou um grande aliado para combater o estresse do trabalho do dia a dia, sendo utilizado nos momentos de pausa para almoço e lanche. A digitalização do acervo teve grande impacto na qualidade do trabalho: Todos da equipe concordam que lidar com processos físicos faz com que o trabalho seja lento e desestimulante, além de que estes ocupam muito espaço gerando poluição visual no local de trabalho.

Questionário anônimo aplicado ao público interno

Após a entrega do projeto, solicitamos que a equipe da 6ª CACIV respondesse a um questionário anônimo sobre as mudanças promovidas pelo projeto. Seguem abaixo os resultados coletados:

Dos respondentes que trabalham presencialmente:

A nova configuração de seu ambiente de trabalho influenciou positivamente no desempenho de suas funções?

Você se sentiu mais motivado (a) após a implementação do CONECTA TJMG?

Após a entrega do projeto, disponibilizamos no espaço de atendimento da 6ª CACIV um QrCode que levava a um questionário do Lumis, na página do TJMG, com perguntas gerais sobre o projeto. Seguem abaixo os resultados coletados:

A nova configuração do ambiente do cartório possibilita um atendimento mais humanizado?

A nova configuração do ambiente traz a impressão de um poder judiciário mais acessível, mais próximo do usuário?

8.RESULTADOS

O que podemos concluir?

O objetivo de um projeto piloto é testar uma nova ideia e avaliar seus resultados em um período de tempo. Neste período de testagem, o projeto piloto é aberto a críticas, sugestões de modificação e alteração e está sujeito à análise da viabilidade de sua implementação definitiva. Sendo assim, foi definido por esta Unidade Avançada de Inovação em Laboratório que o período para testagem do projeto piloto do “Conecta TJMG – Cartórios” seria de 3 (três) meses, considerando este um tempo razoável para colher todas as informações necessárias e fazer um levantamento daquilo que precisaria ser aperfeiçoado, tendo em vista as várias alterações realizadas no layout do espaço físico do Cartório. O projeto desde a sua concepção apresentou-se como uma proposta de reestruturação de espaços físicos gerando economicidade, contribuindo com a qualidade de vida dos servidores e colaboradores que trabalham presencialmente, além de proporcionar uma recepção mais acolhedora aos usuários externos. 

Ainda, dentre as premissas do piloto encontra-se a virtualização dos processos físicos do cartório, atividades presenciais excepcionais e a definição de horário da escala presencial. Tais premissas foram estabelecidas para promover um ambiente mais favorável ao trabalho remoto. Tendo em vista isso, os resultados aqui apresentados se amoldam a uma realidade de trabalho híbrido, com rodízio presencial excepcional. É considerando esta realidade que o projeto tem boa funcionalidade e poderia ser estudado para expansão. Feitas tais considerações, passamos a narrar as conclusões que derivam de todos os estudos, entrevistas e análises aqui apresentadas:

Quanto à digitalização do acervo do Cartório: é inegável que o projeto piloto CONECTA TJMG ensejou inovações no Sistema de Acompanhamento Processual - SIAP que foram destinadas a todos os cartórios da Segunda Instância.

Durante a fase de digitalização dos processos da 6ª CACIV a SEPAD atuou sob demanda do Laboratório, ajustando funcionalidades e corrigindo erros do sistema, o que resultou em algo benéfico a todo o TJMG. Ainda, conforme anteriormente narrado, a digitalização do acervo possibilitou liberação de grande espaço no cartório, resultando em um ambiente de trabalho mais harmônico e agradável. A digitalização também tem grande impacto na qualidade do trabalho prestado.

Quanto ao uso de máquinas virtuais para acesso remoto: os servidores da 6ª CACIV que atuam em teletrabalho tiveram acesso à máquinas virtuais que possibilitam uso dos sistemas internos do Tribunal. Tal funcionalidade se mostrou muito benéfica e teve grande aceitação da equipe. Ainda, ressaltamos que o uso das máquinas virtuais possibilitou a devolução de vários computadores que ficavam constantemente ligados para acesso remoto dos teletrabalhadores, gerando economicidade de equipamentos e mobiliário.

Quanto à economicidade de equipamentos e mobiliário: como supracitado, o projeto acabou com os vários computadores que ficavam constantemente ligados no Cartório para acesso remoto dos teletrabalhadores. Ainda, o projeto reduziu a quantidade de equipamentos no cartório, que atualmente dispõe de 2 telefones e 1 impressora, o que tem atendido às necessidades da equipe no dia a dia. Quanto aos espaços, percebeu-se que o projeto reduziu bastante o espaço usado pelo cartório, sendo que, com estas premissas aplicadas, seria possível a ocupação de dois cartórios no local.

Quanto ao layout do espaço físico: Restou claro através do estudo e entrevistas conduzidas que a nova configuração do espaço físico foi muito bem aceita, tanto pela equipe que trabalha no Cartório, quanto pelos visitantes externos, advogados e partes processuais. Um destaque especial à nova configuração do espaço de atendimento que foi muito elogiado e ao espaço de descompressão do Cartório que trouxe mais conforto ao ambiente.