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OtimiZE

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Objetivo

O projeto OtimiZE visa identificar necessidades emergentes na gestão administrativa dos Cartórios Eleitores de Sergipe, propondo soluções que possibilitem a otimização de rotinas e procedimentos.

Fundamentação

Objetivos para o Desenvolvimento Sustentável - Agenda 2030

Objetivo 16. Promover sociedades pacíficas e inclusivas para o desenvolvimento sustentável, proporcionar o acesso à justiça para todos e construir instituições eficazes, responsáveis e inclusivas em todos os níveis.

Objetivo 3. Assegurar uma vida saudável e promover o bem-estar para todas e todos, em todas as idades.

Eixos Temáticos do !9SE - Portaria TRE/SE 1103/2019

Integração e Pertecimento - disseminação da cultura de integração e pertencimento ao ambiente de trabalho (art. 2º, II)

Serviço de Excelência - estímulo à simplificação e busca pela otimização na prestação de serviços (art. 2º, III)

Metodologia 

Foi utilizado o Design Thinking como arcabouço metodológico para o desenvolvimento do projeto, partindo do desafio inicial:

"Como podemos criar condições para a melhoria da gestão administrativa dos Cartórios Eleitorais?"

Passamos pelas fases Descoberta, Definição, Desenvolvimento e Entrega, conforme descrito a seguir:

1. Descoberta, na qual listamos nossas certezas, suposições e dúvidas acerca do desafio proposto, passando, em seguida, à realização de uma pesquisa etnográfica junto a 13 colegas, efetivos e requisitados, dos Cartórios da 3ª, 15ª, 21ª e 31ª ZEs (dois que já trabalharam em Cartório e atualmente trabalham na Sede) e quatro da COCRE, relacionando suas principais "dores".

2. Definição,  na qual, a partir dos perfis das(os) colegas entrevistadas(os), criamos uma persona, que chamamos de Aniele, e, após a elaboração de uma matriz de priorização para as dores, redefinimos o desafio para:

"Como podemos acolher Aniele de modo que ela receba as respostas adequadas para suas dúvidas e necessidades, com orientações e procedimentos detalhados e atualizados, de forma a se sentir segura, valorizada e menos sobrecarregada na execução de suas atividades"

3. Desenvolvimento, na qual, a partir da elaboração de uma matriz criativa, priorizamos e prototipamos uma solução, composta pelo "Espaço Colaborativo" e pelo "Time de Relacionamento".

4. Entrega, na qual validamos as hipóteses de valor para o protótipo e colhemos feedback das unidades impactadas.

Resultados Esperados

Após implementação da solução, espera-se que:

1. Promover o acesso rápido às orientações e procedimentos, através de uma canal único de informações.

2. Facilitar o entendimento e a execução dos procedimentos com o uso da liguagem simples e visual para as orientações e procedimentos.

3. Promover maior segurança na execução dos procedimentos através de uma espaço colaborativos de perguntas e respostas.

4. Promover uma melhor interação com as unidades na resolução de dúvidas e problemas.

 Equipe

Relatório

Relatório Completo do Projeto

• E-mail do laboratório: i9se@tre-se.jus.br