Emissão Automatizada de Certidões de Militância na Justiça Militar Estadual
1. Introdução
Este projeto visa a criação de um sistema automatizado para emissão de certidões de militância na Justiça Militar Estadual, permitindo que advogados comprovem sua atuação profissional de forma simples, rápida e gratuita.
A certidão de militância do advogado, também conhecida como certidão de atuação ou de prática jurídica, é um documento que lista os processos em que o advogado está habilitado ou atua. Este documento é emitido pelo tribunal ou órgão judiciário onde o processo foi distribuído.
Inicialmente, recebemos informações do Sr. Luis Fernando de Oliveira Miranda, Chefe de Apoio à Ouvidoria e responsável pelo Serviço de Informações ao Cidadão (SIC), dando conta de que havia um número razoável de pedidos de “certidões de militância” por parte dos advogados. A título de explicação, tais certidões se destinam a atestar a existência ou não de processos em que o advogado autuou, de acordo com o prazo indicado.
O sistema até então utilizado incluía o acionamento do SIC, via fone ou email, que disparava pedidos de informações para as demais unidades, consolidando-as em um único documento em uma segunda etapa, finalizando com a devolução para o solicitante.
Os problemas eram evidentes, gerando um grande e demorado trabalho manual, muito por conta da existência de diversas bases de dados a serem consultadas para a extração das informações.
O projeto teve como objetivo a solução desse problema, com redução de trabalho manual e a busca de um atendimento fácil e rápido, sem a demora que o sistema de trabalho anterior exigia.
2. Metodologia: Design Thinking
Etapa 1: Imersão – Identificação e Análise do Problema
Empatia
Nesta fase, o foco é entender profundamente as necessidades, dores e expectativas dos usuários — neste caso, os advogados que atuam na Justiça Militar. Grande parte das informações trazidas para a análise do problema vieram de relatos diários coletados pela Seção de Apoio à Ouvidoria, responsável pelo recebimento dessas e outras requisições.
- Observação e escuta ativa:
- Advogados precisam comprovar sua atuação para fins de inscrição suplementar na OAB. O TJMSP tem uma peculiaridade, pois é um órgão de justiça Especializada, com competências que abrangem todo o território do Estado de São Paulo, mas tem uma estrutura centralizada, com unidade física somente na Capital do Estado.
- O processo atual é manual, demorado e depende de servidores, e exige que o interessado entre em contato, em horários de expediente, com algum servidor, via fone ou e-mail, para formalizar sua requisição. O problema se agrava quando há urgência no pedido e durante o recesso ou feriados prolongados.
- A emissão da certidão exige pesquisa em múltiplos sistemas (PJe, CFE, CPS, CPC), o que gera ineficiência e risco de erro.
- Mapeamento de stakeholders:
- Advogados (usuários finais)
- OAB (órgão regulador)
- Tribunal de Justiça Militar (provedor do serviço)
- Servidores administrativos (executores do processo atual)
Ferramentas e Técnicas Utilizadas:
- Conversas não estruturadas com advogados que frequentam o Edifício-Sede, com o objetivo de extrair informações para a criação de uma persona, em especial buscando identificar dores e expectativas relacionadas com o serviço de certidões de militância.
- Análise de dados secundários da Ouvidoria.
- Mapas de empatia, utilizando-se as informações apreendidas nas conversas com os advogados
- Jornada do usuário, com participação ativa dos servidores envolvidos, para mapear o processo atual
Principais Descobertas:
- O processo atual é manual, lento, burocrático e depende de serviço braçal de servidores.
- A emissão exige consulta a múltiplos sistemas (PJe, CFE, CPS, CPC), não integrados entre si ou em uma base de dados comum.
- Indisponibilidade do serviço em períodos de recesso, feriados e urgências.
- A estrutura centralizada do TJMSP, cuja competência abrange todo o Estado de São Paulo, dificulta o acesso para advogados do interior, limitando seu acesso aos canais de comunicação email e/ou telefone.
Participação de Usuários Externos:
- Foram ouvidos advogados (aproximadamente 12) com atuação na Justiça Militar, por meio de conversas não estruturadas, conduzidas pelos laboratoristas.
Etapa 2: Definição/Reformulação do Problema
Com base na empatia, o problema central foi reformulado de forma centrada no usuário:
“Como podemos permitir que advogados obtenham certidões de militância de forma rápida, segura e autônoma, sem depender de processos manuais e demorados?”
Etapa 3: Ideação – Geração de Soluções
Geração de Ideias
Com o problema bem definido, a equipe passou a explorar soluções possíveis. Algumas ideias levantadas:
- Criar um sistema web de autoatendimento.
- Integrar os dados dos sistemas judiciais existentes.
- Permitir a seleção de período de atuação.
- Gerar certidões com validação digital.
- Implementar mecanismos de segurança contra robôs.
Técnicas Utilizadas:
- Brainstorming estruturado. Na esteira do ambiente de transformação digital em que o TJMSP e o próprio Poder Judiciário (vide PSPJ) está imerso, a ideia da criação de um sistema web, acessível de qualquer tipo de dispositivo e que permita ao próprio interessado emitir a certidão de seu interesse surgiu naturalmente. As demais ideias vieram como aprimoramento desse núcleo.
- Matriz CSD (Certezas, Suposições e Dúvidas)
Critérios para Seleção das Alternativas
Ideias Geradas:
- Sistema web de autoatendimento
- Consulta integrada nas diversas bases de dados dos sistemas existentes, de forma transparente para o requerente. No caso, somente o SEEU, por indisponibilidade das bases de dados, ficou fora do escopo do projeto.
- Certidão com validação digital
- Filtros por período de atuação
- Mecanismos de segurança contra robôs
Critérios de Seleção:
- Viabilidade técnica (uso de sistemas existentes)
- Custo zero (uso de recursos próprios)
- Facilidade de uso e impacto no usuário
- Segurança e confiabilidade
As ideias foram avaliadas com base em critérios como:
- Viabilidade técnica: uso de sistemas já existentes, em uso e legados (PJe, CFE, etc.).
- Custo: o projeto foi planejado com recursos próprios (R$ 0,00).
- Impacto no usuário: facilidade de uso, agilidade e autonomia.
- Segurança: validação por chave numérica e limitação de acessos automatizados.
Etapa 4: Prototipagem – Desenvolvimento da Solução
Solução Selecionada
A alternativa escolhida foi o desenvolvimento de um sistema web integrado ao site do TJMSP, com as seguintes funcionalidades:
- Emissão imediata e gratuita da certidão;
- Disponibilidade 24/7;
- Abrangência de processos de 1º e 2º graus;
- Validação por chave numérica;
- Seleção do ano de atuação; e
- Exclusão de processos do SEEU.
Prototipagem
Entregas realizadas:
- Protótipo funcional do sistema;
- Modelo de certidão aprovado; e
- Integração ao portal institucional do TJMSP.
Etapa 5: Testes – Validação com Usuários
Técnicas Utilizadas:
- Testes de usabilidade com advogados
- Roteiros de teste com tarefas específicas
- Coleta de feedback qualitativo
Participação de Usuários Externos:
- Disponibilização da solução, com acompanhamento para verificar a utilização por parte dos advogados.
- Feedbacks utilizados para ajustes na interface e funcionalidades, coletados pelo SIC.
4. Conclusão
A solução tem apresentado boa aceitação do público. Para seu monitoramento, foi criado um painel interno em Power BI (Microsoft Power BI), que registro os seguintes números de emissão, desde o seu lançamento no início de maio/2025:
- Maio/25: 305 certidões
- Junho/25: 600 certidões
- Julho/25: 258 certidões
A aplicação do Design Thinking permitiu uma abordagem centrada no ser humano, com envolvimento direto dos usuários e foco na solução de problemas reais. O projeto foi desenvolvido com custo zero, utilizando exclusivamente recursos internos do TJMSP.
Fluxograma Design Thinking
- E-mail do laboratório: ejmsp@tjmsp.jus.br