Célula OJ
Contextualização
O projeto “Célula OJ” surgiu de uma demanda apresentada por uma servidora Oficial de Justiça (OJ), que procurou o Laboratório de Inovação (Linova) do Tribunal Regional do Trabalho da 4ª Região (TRT4) para propor um projeto de modelagem de documentos utilizados na rotina de trabalho dos Oficiais de Justiça (OJs). A partir da proposta, o TRT4 buscou a parceria do Laboratório de Inovação e dos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (Liods) do Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região (TRT2) para o desenvolvimento do projeto, com o objetivo de otimizar os recursos utilizados e ampliar o impacto da iniciativa.
A partir desse contexto inicial, os Laboratórios envolvidos buscaram compreender melhor o problema e as necessidades do usuário, neste caso, os(as) Oficiais de Justiça. Para isso, foi proposta a adoção da abordagem Design Thinking e foram realizadas oficinas participativas, conforme descrição detalhada no próximo tópico. Assim, para a apresentação do presente projeto, foram realizadas, até o momento, três oficinas que subsidiaram a melhor compreensão do problema principal a ser trabalhado e resultaram no estabelecimento do desafio, o qual possibilitará o desenvolvimento de ideias, protótipo e teste.
Metodologia
A abordagem de Design Thinking foca na resolução de problemas colocando o usuário e suas necessidades no centro da sua busca. Portanto, a primeira etapa é a empatia, onde se busca conhecer os desafios enfrentados pelos usuários. Em seguida (etapa 2), o desafio precisa ser investigado e aprofundado para ser definido qual o real problema a ser enfrentado, através da (re)definição do problema. A etapa de ideação (etapa 3) acontece com o objetivo de gerar ideias inovadoras que solucionem o problema. Já a quarta etapa compreende a construção de um protótipo que represente a ideia, e que possa ser testado, o que ocorre na etapa 5.
O projeto Célula OJ perpassa por todas as etapas da metodologia com o objetivo de adotar ferramentas que possam testar e aprimorar os processos de trabalho dos(as) Oficiais de Justiça através da construção de uma solução adequada ao problema identificado durante as oficinas.
As etapas iniciais, de empatia, (re)definição do problema e ideação, foram realizadas através de oficinas online, realizadas na plataforma Google Meet, com apoio da plataforma Miro, e contaram com a participação dos(as) usuários(as) impactados diretamente pelo projeto. Foram convidados dois Oficiais de Justiça de cada Tribunal Regional, além da participação da proponente do projeto e das representantes dos Laboratórios de Inovação.
ETAPA 1 - Empatia
Para realizar o diagnóstico dos desafios dos usuários na “Etapa 1: Empatia” foi utilizada a metodologia Mapa de Empatia. Um mapa de empatia é uma visualização colaborativa usada para articular o que se conhece sobre um tipo específico de usuário. O objetivo é levantar conhecimento adequado sobre os usuários para que se possa criar um entendimento compartilhado das suas necessidades e auxiliar na tomada de decisões.
O Mapa de Empatia, ao ser utilizado na primeira etapa do Design Thinking, busca compor uma visão geral de quem são os usuários, analisando o que eles dizem, pensam, fazem e sentem. No caso do projeto Célula OJ, os usuários são os(as) Oficiais de Justiça do TRT2 e TRT4. Durante a realização do Mapa de Empatia, o grupo de OJs participantes da oficina elaborou uma representação do perfil dos usuários (persona).
O objetivo de se adotar esta ferramenta foi buscar compreender a percepção dos usuários sobre o processo de trabalho, relativo ao cumprimento de mandados, à realização de diligências externas, à avaliação de bens, à elaboração de documentos, entre outros. A primeira parte da metodologia (Etapa 1 - Empatia) foi dividida em cinco etapas:
- Contextualização: apresentação dos objetivos do encontro e apresentação dos(as) participantes;
- Metodologia: alinhamento conceitual, através da apresentação da metodologia Design Thinking, explicando sobre o passo a passo, e demonstração do roteiro da reunião para a primeira fase;
- Mapa de Empatia: o(s) usuário(s) do projeto são os(as) Oficiais de Justiça, então busca-se compreender melhor o perfil deste público (persona) através das perguntas: o que pensa e sente, o que vê, o que ouve, o que fala e faz, quais são suas dores, quais são suas necessidades;
- Apresentação do projeto pela Oficial de Justiça proponente: nesta etapa, o objetivo foi apresentar a intervenção proposta, esclarecendo os objetivos do projeto e os resultados esperados. Além disso, foi possível explorar os dados já coletados pela autora, agregando mais informações na compreensão do real problema;
- Análise das dores e soluções do projeto: neste momento, promoveu-se o debate sobre como o projeto apresentado pode, ou não, auxiliar nas dores e expectativas identificadas durante o Mapa de Empatia.
Uma ação importante desta etapa inicial foi a apresentação do projeto original Célula OJ, pois, além de apresentar uma possível solução, foram compartilhados os dados sobre o projeto e também os problemas que ele buscava resolver. Isso permitiu maior conhecimento do usuário e de suas necessidades, permitindo avançar para um refinamento do problema. Além disso, ao final da primeira etapa objetivou-se identificar o perfil do usuário e se as dores e necessidades poderiam ser atendidas com a proposta do projeto. Assim, foi possível, durante as etapas seguintes, a estruturação do projeto para atender às suas demandas.
ETAPA 2 - (Re)Definição do problema
A segunda etapa da abordagem Design Thinking centra-se na compreensão aprofundada do problema do usuário. Partindo da compreensão de quem são os usuários, o objetivo é identificar o desafio a ser superado, baseando-se em suas necessidades.
Para esta etapa foi utilizada a ferramenta de Diagnóstico de Situações, a qual estrutura uma definição adequada dos problemas. Assim, após serem identificadas as dores do usuário, as frases foram reescritas na perspectiva de identificá-las como problemas a serem solucionados. Nesta metodologia, qualquer situação da realidade pode ser entendida como um problema a ser resolvido.
O diagnóstico da situação demanda listar os problemas declarados pelos atores, levantar causas e consequências e selecionar as causas críticas (nós críticos) que podem ser objeto de intervenção.
Assim, as dores apontadas foram reescritas na forma de problemas, definindo-se qual o problema central e quais outras dores seriam as causas e consequências do mesmo.
Para reescrever e (re)definir o problema a ser trabalhado, foram estabelecidas as seguintes orientações: não nomear temas gerais como problemas, não listar objetivos, não nomear mais de um problema em uma frase/oração e não generalizar. A segunda parte da metodologia também foi divida em cinco etapas:
- Resumo do último encontro: apresentação sobre a produção realizada na Oficina 1, com o objetivo de aquecer os participantes e relembrar o trabalho do grupo;
- Metodologia: apresentação da ferramenta de Diagnóstico de Situações, orientando como reescrever as dores e transformá-las em problemas mais estruturados;
- Escolha do principal problema: debate para escolher e definir o principal problema a ser solucionado;
- Definir descritores: foram listados alguns indicadores que demonstram, na realidade, como o problema pode ser mensurado;
- Definir causas, consequências e nós críticos: é estruturada uma cadeia causal identificando as causas críticas do problema e seus impactos.
Durante a atividade, a seguinte frase foi definida como problema central:
“falta de ferramentas (softwares, aplicativos, IA, robôs) e outros mecanismos que acelerem trabalhos mecânicos e trabalhos complexos de análise.”
ETAPA 3 - Ideação
O objetivo da terceira etapa da abordagem Design Thinking é gerar novas ideias para solucionar o problema identificado nas etapas anteriores. Assim, busca-se uma visão mais ampla sobre como o problema pode ser solucionado.
A ferramenta inicial utilizada nesta etapa busca transformar o problema em um desafio a ser solucionado. Para isso, utilizou-se a técnica “Como podemos…?”. O objetivo é formular uma pergunta de desafio que orienta a definição do que será feito, para quem e com qual objetivo. A pergunta auxilia também na realização da geração de ideias e insights. O desafio estabelecido ao final da oficina foi:
"Como podemos criar mecanismos e/ou ferramentas tecnológicas para auxiliar/ajudar os(as) Oficiais de Justiça a otimizar, qualificar e tornar mais efetivo e assertivo o trabalho e torná-lo menos mecânico e repetitivo, ter mais tempo para atuar na atividade-fim, reduzindo o impacto do aumento de volume e da sobrecarga de trabalho diante da falta de perspectiva da reposição de pessoal?"
Durante os debates sobre o problema, suas causas e consequências, surgiram ainda diversas ideias, que foram colocadas em um Banco de Ideias.
Partindo deste desafio, as próximas oficinas abrangerão a criação de ideias, as quais serão debatidas em relação ao seu impacto e viabilidade. Assim, será possível escolher uma solução que será prototipada e testada com o objetivo de avaliar se o problema definido foi minimizado ou resolvido.
Agenda 2030 - ODS
Em relação à Agenda 2030 e aos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS) da ONU no Brasil, destacam-se os seguintes alinhamentos ao projeto:
ODS 8 - Trabalho decente e crescimento econômico
Promover o crescimento econômico sustentado, inclusivo e sustentável, emprego pleno e produtivo e trabalho decente para todas e todos
ODS 10 - Redução das desigualdades
Reduzir a desigualdade dentro dos países e entre eles
ODS 16 - Paz, Justiça e Instituições Eficazes
Promover sociedades pacíficas e inclusivas para o desenvolvimento sustentável, proporcionar o acesso à justiça para todos e construir instituições eficazes, responsáveis e inclusivas em todos os níveis
Benefícios
O projeto Célula OJ pretende alcançar os seguintes benefícios, em resposta ao problema levantado nas etapas iniciais de desenvolvimento:
- Otimização de processos, com foco na eficiência e no compartilhamento de recursos;
- Uniformização de documentos, a partir de ferramentas e mecanismos de apoio às atividades desenvolvidas;
- Aumento na produtividade, com diminuição do tempo utilizado em trabalhos mecânicos e repetitivos;
- Entrega judicial mais célere, com tramitação processual mais ágil e alívio na carga de trabalho;
- Melhoria na qualidade do trabalho entregue, a partir da otimização do tempo para desenvolvimento de tarefas mais complexas;
- Facilitação na indexação de dados, com criação de novos padrões para análise estatística;
- Promoção da transformação digital e da cultura da inovação.
Beneficiários
São beneficiários da iniciativa os(as) Oficiais de Justiça, que serão impactados diretamente pela proposta desenvolvida. Os demais servidores e servidoras e tribunais envolvidos também serão favorecidos com maior celeridade, qualidade e uniformização dos documentos produzidos pelos OJs. Por fim, os benefícios do projeto também alcançam os(as) jurisdicionados(as) e a sociedade em geral, com a entrega de processos mais ágeis e a consequente melhoria na prestação jurisdicional.
As demais etapas do projeto estão em desenvolvimento.
- E-mail do laboratório: linova@trt4.jus.br
- E-mail do laboratório: inovacao@trt2.jus.br