Projeto de Pesquisa - Estudo Preservação Acervo Arquivístico Digital - Parceria IBICT
1. Introdução
Este projeto aborda um Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq) que o Tribunal Regional Eleitoral de São Paulo está implementando em parceria com o Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (Ibict), utilizando o Modelo Hipátia. A iniciativa visa garantir a preservação segura e de longo prazo dos documentos arquivísticos da instituição, alinhando-se à Resolução CNJ nº 324/2020, que estabelece diretrizes e normas de Gestão de Memória e de Gestão Documental e dispõe sobre o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – Proname.
De acordo com as diretrizes da Resolução n. 51/2023, do Conselho Nacional de Arquivos, o repositório arquivístico digital é um complexo que apoia o gerenciamento dos materiais digitais, pelo tempo que for necessário, e é formado por elementos de hardware, software e metadados, bem como por uma infraestrutura organizacional e procedimentos normativos e técnicos com o objetivo de armazenar e preservar esses documentos, nas fases intermediária e permanente.
No âmbito do TRE-SP, o projeto é de que a preservação de documentos digitais se inicie, de forma segura, a partir da integração do ambiente de gestão SEI - Sistema Eletrônico de Informações (ferramenta institucional de gestão de documentos e informações administrativas eletrônicas) ao ambiente de preservação RDC-Arq, por meio de pacotes que devem seguir em cadeia de custódia plena e ininterrupta entre os sistemas de negócio, plataforma de preservação e plataforma de acesso/disponibilização.
2. Justificativa/Problema a ser resolvido
A política de Gestão Documental do Poder Judiciário deve estar ancorada nos princípios da legalidade, transparência, proteção de dados, e eficiência, de acordo com o artigo 15 da Resolução CNJ nº 324/2020.
Nesse contexto, o Conselho Nacional de Justiça (CNJ) instituiu o Comitê do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname), o qual disciplinou a Gestão Documental dos órgãos do Poder Judiciário, e atendeu à necessidade de se estabelecerem requisitos de Gestão Documental para a informatização do Poder Judiciário, o chamado MoReq-Jus – Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Poder Judiciário. Determinou-se também, nos termos do artigo 34 da Resolução CNJ nº 324/2020, a implementação do RDC-Arq (Repositório Arquivístico Digital Confiável, ambiente complexo que interopera o sistema produtor do documento com outros sistemas que irão permitir a manutenção, a preservação e o acesso dos documentos digitais da instituição com requisitos de segurança, confiabilidade e autenticidade).
A preservação digital consiste no conjunto de procedimentos e operações técnicas que promovam a salvaguarda do acervo arquivístico digital.
Com a crescente produção de documentos digitais, aumenta a necessidade do Tribunal Regional Eleitoral de São Paulo em implementar soluções para preservá-los, buscando a manutenção da integridade e a garantia da promoção do acesso a longo prazo. Documentos digitais que são suscetíveis à alteração de formato, conteúdo, quebra de cadeia de custódia e à obsolescência tecnológica de hardware, software e formatos, as quais podem colocar em risco a sua autenticidade.
A implantação de um RDC-Arq envolve grande complexidade técnica em matéria de preservação digital e encontra-se inserida em um novo campo transdisciplinar, que, por seu caráter de inovação, carece ainda de ser desbravado. Segundo Alex Pereira de Holanda, Secretário-Executivo do CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos:
A preservação digital não deve ser entendida apenas como um conjunto de métodos e técnicas voltadas para a manutenção da autenticidade e acessibilidade de documentos digitais pelo tempo que for necessário e sim, como um novo campo transdisciplinar, que desenvolve formas operacionais e gerenciais de promover a preservação de documentos digitais de forma confiável. Hedstrom (1996 p.190) define preservação digital como “o planejamento, alocação de recursos e aplicação de métodos e tecnologias de preservação necessários para garantir que a informação digital de valor contínuo permaneça acessível e utilizável”, e mesmo todo um arcabouço teórico acerca da preservação de documentos digitais vem sendo desenvolvido nos últimos anos. (g.n.) (https://www.gov.br/mast/pt-br/imagens/publicacoes/2022/livro_preservacao-de-acervos-cientificos-e-culturais-2022.pdf , pág.191)
Ou seja, além de ser um território novo de conhecimento, o desenvolvimento de soluções na área exige uma abrangência teórica que escapa às áreas de formação que conformam as especialidades existentes no TRE-SP, tanto em relação à Tecnologia da Informação, quanto à Gestão Documental.
No Poder Judiciário, os órgãos que conseguiram avançar de forma mais consistente rumo à implementação do RDC-Arq, o fizeram em parceria com o IBICT. Para tanto foram desenvolvidos, como solução tecnológica, o Modelo de Preservação Hipátia (proposta de implementação de preservação digital arquivística a partir da integração dos ambientes de gestão, preservação e acesso que proporcione a garantia da autenticidade dos documentos ao longo do tempo) e o barramento Barrapres. Ambos desenvolvidos em parceria com o Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios - TJDFT, especificamente para atender às especificidades do Poder Judiciário.
Uma das virtudes dessas soluções é que já contemplam a preocupação em alcançar a maior aderência possível ao MoReq-Jus (Modelo de Requisitos para Sistema Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Poder Judiciário).
A parceria também visa suprir um indicador dos objetivos gerais do eixo Organizacional do Plano Nacional de Inovação do Poder Judiciário, que trata de “[...] projetos e ações colaborativas de inovação em parceria com instituições públicas externas ao Poder Judiciário, considerando também Instituições de Ciência e Tecnologia (ICT)” - Portaria CNJ 379/2024, Anexo I.
O conhecimento adquirido vai impactar positivamente a cultura organizacional do TRE-SP, aprimorando a gestão e produção documental, bem como atenderá interesses atuais e futuros da sociedade em termos de acesso às informações. Aspectos esses que agregam valor à instituição.
3. Objetivos
- Cumprir as diretrizes da Resolução CNJ nº 324/2020.
- Implementar um modelo de preservação digital, integrando o RDC-Arq ao Sistema Eletrônico de Informações (SEI) como projeto piloto para posteriormente integrar outros sistemas eletrônicos de processos e gestão.
- Garantir o acesso aos documentos digitais criados ou digitalizados no TRE-SP pelo tempo necessário através da preservação segura e de longo prazo.
- Garantir que a solução de armazenamento assegure autenticidade, confiabilidade e integridade dos documentos arquivísticos.
- Introduzir elementos de Gestão Documental no SEI e estabelecer as bases para tornar os sistemas existentes no TRE-SP aderentes ao MoReq-Jus.
- Permitir que no transcorrer do projeto ocorra transferência de conhecimento e tecnologia entre o IBICT e o TRE-SP, os quais também ficarão à disposição de outros órgãos públicos.
4. Metodologia
- Parceria Estratégica:
- Colaboração com o Ibict para garantir a adoção das melhores práticas na preservação digital e transferência de conhecimento técnico.
- O projeto de pesquisa está embasado nos pressupostos de Análise Documental, Pesquisa Bibliográfica, Experimentação e Acompanhamento, a partir dos quais serão propostas soluções conceituais, metodológicas e tecnológicas empíricas, utilizando softwares livres.
- Ao final do projeto ocorrerá a disseminação de conhecimento mediante elaboração de artigos científicos, relatórios técnicos, bem como participação em eventos científicos para divulgação dos resultados alcançados.
- Integração Tecnológica:
- Conexão entre o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) e o RDC-Arq, permitindo maior eficiência na gestão e preservação dos documentos.
- Permitir a integração progressiva dos sistemas e programas em uso no TRE-SP ao Archivematica e Atom, onde for pertinente.
- Modelo Hipátia:
- Utilização do Modelo Hipátia de Preservação Digital, uma solução transdisciplinar emergente que atende à complexidade da preservação digital.
- Utilização do barramento Barrapres para extração e filtragem de metadados.
- Sustentabilidade e Transparência:
- Com base na multiplicação da tecnologia utilizada, será possível criar um ecossistema de preservação, disseminando práticas de produção documental nas diversas áreas da gestão do TRE-SP.
- Implementação alinhada à Agenda 2030 da ONU, promovendo maior acesso livre e segurança da informação no Judiciário.
5. Resultados Esperados/Benefícios
- Segurança Jurídica e Tecnológica:
- Maior confiabilidade na preservação de documentos digitais, com proteção contra adulterações ou perdas, corroborando a segurança jurídica e tecnológica para os documentos digitais do TRE-SP.
- Dotar o TRE-SP de capacidade para garantir uma cadeia de custódia de documentos segura, plena e ininterrupta.
- Consolidação de Soluções de Preservação Digital:
- Adesão às normas nacionais de preservação digital, garantindo integridade e acesso contínuo aos documentos.
- Reiterar a implantação de um Repositório Arquivístico Digital Confiável - RDC-Arq como paradigma de preservação digital padronizado e normatizado, seguindo parâmetros de referência nacional.
- Tornar a produção documental no TRE-SP progressivamente aderente às normas de preservação indicadas no Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Judiciário Brasileiro - MoReq-Jus.
- Integração eficiente entre o Sistema Eletrônico de Informação - SEI ao RDC-Arq.
- Difundir essa integração aos demais sistemas e programas em uso no TRE-SP
- Garantia de preservação do acervo documental digital a longo prazo, assegurando sua autenticidade, integridade e acessibilidade, tanto do acervo permanente, quanto dos documentos de longa guarda.
- Mitigação de riscos de adulteração, perda de informação, bem como proteger dos riscos de obsolescência tecnológica.
- Otimização da gestão documental eletrônica, alinhando o TRE-SP às melhores práticas de preservação digital.
- Transparência e Inovação no Judiciário:
- Aumento da transparência e da inovação na gestão de documentos judiciais, reforçando a confiança pública no Judiciário.
- Adesão às práticas indicadas na Agenda 2030 da ONU, contribuindo para um mundo mais inclusivo e sustentável.
- Contribuir com os esforços do Conselho Nacional de Justiça com vistas a estabelecer práticas e soluções inovadoras no Poder Judiciário.
- Colaborar com a preservação da memória institucional do TRE-SP.
- Disseminar Boas Práticas de Gestão e Preservação Arquivística:
- O TRE-SP assume o desafio de auxiliar na consolidação de boas práticas para gestão e preservação digital no Brasil, impulsionando o avanço tecnológico e organizacional da Justiça Eleitoral.
- Colaborar com a disseminação e aperfeiçoamento da inovação e do conhecimento técnico nas áreas de gestão documental e preservação digital.
- E-mail do laboratório: seinova@tre-sp.jus.br