Alex - Consultor virtual em aplicativos de mensagens instantâneas para acesso fácil à informação processual

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A Ponte Digital para uma Justiça Mais Humana 

Neste projeto, busca-se erguer uma ponte digital entre o cidadão e o Poder Judiciário, conectando-os por meio da familiaridade e praticidade de aplicativos de mensagens instantâneas.  

Imagine: a complexidade dos processos judiciais, transformada em linguagem clara, resumida e disponível diretamente na palma da mão.  

Este consultor virtual inteligente, não é apenas uma ferramenta, mas um promotor da justiça em tempo real. O acesso aos andamentos processuais deixa de ser um labirinto burocrático e se converte numa experiência rápida, intuitiva e transparente, colocando o cidadão no centro da informação e do processo decisório.  

A tecnologia, aliada à simplicidade, democratiza o acesso à justiça e, finalmente, concretiza um Judiciário mais próximo do cidadão, traduzindo-se num sistema mais humano e responsivo, que prioriza, acima de tudo, a satisfação da demanda da sociedade, mostrando que a atenção aos cidadãos é a base do projeto que é construído para o seu benefício direto. 

Os Pilares de um Projeto Transformador: 

O cerne deste projeto inovador e audacioso repousa sobre quatro pilares inabaláveis:  

   1. Acesso para todos, garantindo uma comunicação transparente, acessível e desimpedida de barreiras linguísticas, fazendo com que a população não tenha obstáculos em acessar os seus dados, independentemente de seu nível de conhecimento no ramo; 

   2. Justiça transparente, onde o acompanhamento processual simplificado gera confiança e fortalece a relação cidadão-Judiciário, transmitindo a ideia da democratização de dados do processo judicial; 

   3. Mais tempo para o Judiciário, ao liberar a demanda por informações básicas por meio da automatização das consultas e, por conseguinte, disponibilizando mais tempo para que se foque nas demais atividades de rotina do poder judiciário, sem perdas de tempo e atrasos nos demais serviços essenciais;

   4. Inovação a serviço do cidadão, utilizando a familiar tecnologia dos aplicativos de mensagem para revolucionar positivamente a relação entre a justiça e o cidadão, aproximando, desta forma, as pessoas com as tecnologias do presente para atingir o resultado de modernização da comunicação e acesso aos serviços disponíveis para os brasileiros.

Humanizando a Justiça: A Sinfonia do Design Thinking 

Em meio à intrincada sinfonia do universo jurídico, frequentemente dominado por jargões impenetráveis e processos burocráticos que podem parecer labirínticos e angustiantes para o cidadão comum, a busca pela clareza e eficiência tornou-se uma necessidade primordial e imperativa.  

O objetivo, através desta metodologia revolucionária de Design Thinking, é tornar este sistema burocrático mais próximo de todas as classes da sociedade, em que é essencial que o Judiciário tenha uma responsabilidade de garantir o acesso dos seus dados por todos aqueles que forem solicitados.  

Essa metodologia, orientada pela satisfação dos usuários do Judiciário, não busca apenas entregar uma nova tecnologia, mas sim propõe mudanças profundas e duradouras na construção de pontes inabaláveis entre as partes do processo e o próprio Judiciário. 

Para compreender profundamente as complexas necessidades de usuários do tribunal — advogados, partes e servidores —, vai-se além de simples pesquisas, mergulhando em um processo de Imersão Profunda e objetiva, a fim de tornar cada solução do produto a mais apropriada possível.  

Os Mapas de Empatia, com suas narrativas multifacetadas e descrições detalhadas, forneceram o roteiro completo e integral do que se vivencia a nível social no Judiciário, tecendo o ponto chave para que cada parte do sistema consiga encontrar o melhor ponto em que os problemas são esclarecidos, mostrando com detalhes as necessidades e preocupações reais e tangíveis para nós, que somos seus agentes e promotores do bem-estar social através das tecnologias modernas de comunicação. 

Em sucessivas sessões de brainstorming, mentes brilhantes se uniram numa orquestração sinfônica de ideias, transcendendo os limites estabelecidos e ousando conceber soluções inovadoras para os complexos desafios do Judiciário. As sessões colaborativas se tornaram fontes ininterruptas de potencial para melhorias, onde diferentes perspectivas convergiam em sinergia, culminando na estruturação abrangente e impactante. O esforço coletivo proporcionou insights valiosos para a inovação, superando em muito o potencial do esforço individual. A experiência foi enriquecedora em termos de organização e integração entre mentes brilhantes que trabalham juntas pela justiça. 

Com a construção minuciosa de Personas, que não se resumem à simples classificação de indivíduos, mas revelam profundamente a realidade de pessoas específicas que fazem parte de todas as instâncias do Judiciário, não meros arquétipos e modelos, mas portadores de expectativas, frustrações e sonhos de um ideal mais justo; o esforço fez com que possamos nos colocar nos seus lugares. A identificação se concretizou no ato de compreensão das necessidades daqueles que nós estamos representando com a máxima seriedade. A busca de informações reais sobre a população nos levou à utilização da metodologia proposta para facilitar a construção do aplicativo. 

Para mapear a trajetória do usuário até à justiça final e garantir sua satisfação plena com todos os processos jurídicos, a Jornada do Usuário emergiu como uma ferramenta crucial na construção desse produto. A modelagem precisa da experiência do cidadão – do primeiro contato até a solução do problema – iluminou os pontos cruciais onde melhor poderíamos simplificar sua interação com o Judiciário, dando oportunidades reais de reduzir fricções e a frustração com a complexidade do sistema jurídico, demonstrando também a preocupação do tribunal com todas as necessidades do povo.  

O sucesso do projeto é fundamentado num profundo estudo daquilo que se pretende melhorar, o foco naquilo que se almeja realizar, que visa otimizar o processo de atendimento aos usuários com melhoria contínua das tecnologias disponíveis. 

Ao entrarmos na etapa da Prototipagem, produzimos protótipos de documentos e guias de orientação jurídica simplificada para testar e analisar profundamente os seus usos e aplicações. Esses ensaios preliminares e constantes permitiram-nos obter feedback sobre nossas iniciativas e construir protótipos testados e validados, sempre buscando a interação com o público-alvo, melhorando o produto continuamente até sua aplicação no meio social.  

O sucesso se baseia numa profunda aprendizagem com o erro como agente formador da experiência que precisa ser integrada ao processo de melhorias contínuas que nunca cessarão. Com este sistema de prototipagem, o usuário será melhor compreendido e atendendo as suas necessidades específicas, com foco no problema proposto. 

Por meio de minuciosos Testes de Usabilidade, nos permitimos que a realidade nos molde. Observamos, atentamente, os nossos sucessos e os nossos fracassos. No meio desta constante troca, o aprendizado contínuo é consolidado em todos os níveis de criação.  

Os testes com o feedback dos usuários, permitiram ajustar com extrema precisão os problemas e pontos mais relevantes para construir uma experiência mais intuitiva, mostrando a preocupação em aprimorar tudo, utilizando toda a informação adquirida para moldar as criações, garantindo, assim, maior probabilidade de que os ajustes sejam plenamente apropriados aos problemas existentes na estrutura atual. Através desta metodologia, cada problema apresentado será melhor compreendido e corrigido, tornando o projeto ainda melhor e atendendo os mais diversos perfis de usuários do Judiciário. 

Na fase do Feedback e da Iteração, refinamos o modelo iterativamente para garantir sua performance com o máximo de ajustes para que se concretize o melhor resultado esperado. Esse ciclo virtuoso foi crucial para a concepção de uma linguagem eficiente, capaz de transmitir os principais objetivos do projeto de forma adequada, sempre atualizada em prol dos objetivos apresentados. Este projeto demonstra grande maturidade no conhecimento do seu tema principal, utilizando todas as ferramentas para aprimorar o modelo e atendendo com o máximo de eficácia as necessidades daqueles que dele fazem parte. 

O 5W2H 

O Que? (What?) 

Um consultor virtual inteligente, acessível por aplicativos de mensagens populares (como WhatsApp e Telegram), conectado diretamente aos sistemas de processos judiciais. Ele funciona como um assistente pessoal, fornecendo informações precisas e relevantes sobre o andamento dos processos, em especial o último movimento, utilizando a linguagem do dia a dia para melhor entendimento de todos os cidadãos brasileiros, que podem usar e extrair conhecimento com a tecnologia disponível e atual. Este assistente garante acessibilidade em todos os seus meios e métodos para aqueles que o acessarem. 

Funcionalidades Principais: 

• Consulta Fácil: Acesso instantâneo ao último andamento processual.
• Informação Detalhada e Clara: Acesso a todos os eventos importantes do processo (datas, decisões, etc.), traduzidos numa linguagem acessível, clara e objetiva, tornando a linguagem do Judiciário a linguagem de todos.
• Resumos Inteligentes: Sínteses concisas dos pontos-chave de cada movimentação processual, desvendando o “juridiquês” e transformando informações complexas em conteúdos facilmente compreensíveis.
• Notificações Personalizadas: Avisos diretos e contextualizados para o usuário (audiências, prazos, etc.), tornando a gestão do processo mais eficaz, eficiente e mais acessível para aqueles que forem usuários do serviço proposto. 

Por Que? (Why?) 

Necessidades: 

• Dificuldade de entendimento da linguagem jurídica. 

• Necessidade de informações claras e acessíveis sobre processos judiciais. 

• Modernização da comunicação entre o Judiciário e a sociedade, usando canais de acesso digital que as pessoas já conhecem e usam no seu dia a dia, aproximando, portanto, o Judiciário ao público consumidor final. 

Benefícios Esperados: 

• Para o Cidadão: Maior autonomia, controle do andamento do processo, acesso simplificado, maior agilidade, informação disponível a qualquer momento, menor burocracia. 

• Para o Judiciário: Otimização do tempo e uso dos recursos, melhoria do atendimento, aumento da transparência e eficiência. 

Onde? (Where?) 

Aplicativos de mensagens populares (WhatsApp, Telegram, etc.), integrado com os sistemas de processos judiciais. 

Quando? (When?) 

Fase 1 (3 meses): Planejamento detalhado e criação da primeira versão do consultor virtual com as funções principais: mostrar o último andamento e avisar sobre audiências/perícias (se a integração for possível). Testes internos com a equipe.   

Fase 2 (4 meses): Apresentação para a alta gestão. Análise para adicionar mais funções ao consultor. Testes com servidores do Judiciário e cidadãos para coletar opiniões e fazer melhorias. 

 
Fase 3 (Implementação): Lançamento oficial do consultor para todos os cidadãos. Acompanhamento constante para garantir que tudo funcione bem e para adicionar novas funcionalidades no futuro. 

Cronograma 

 Quem? (Who?) 

Equipe Proponente: TRT17 

Gestores do Projeto: Coordenador Dr. Alvino Marchiori, Laboratorista Fábio Machado Corrêa 

Desenvolvedores (Backend): SEANE TRT17 

Frontend (QR-CODE) : SEDES  

Divulgação: CCOM 

Equipe Parceira:  Tribunal de Justiça do Espírito Santo – TJES 

Gestores do Projeto: Coordenador Dr. Eduardo, Laboratorista Daniela Salviato 

Integração Sistema de processos: STI - TJES 

Como? (How?) 

Desenvolvimento ágil: Métodos ágeis e iterativos para garantir adaptações rápidas e ajustes constantes baseados em feedback do público consumidor do produto final. 

Desenvolvimento contínuo: Criação e testes de novas funcionalidades, com o objetivo de garantir aprimoramentos constantes que visem o aperfeiçoamento do sistema e atendam ao padrão de qualidade de acordo com o mercado, de forma inovadora. 

Foco no cidadão: Priorizando a experiência do usuário para criar um consultor amigável, eficiente, fácil e que funcione corretamente sem obstáculos tecnológicos ou burocráticos para quaisquer pessoas. 

Integração segura e confiável com os sistemas do Judiciário. 

Possibilidade de escalabilidade (atendimento a muitos usuários). 

Quanto? (How much?) 

Investimento: Utilizando o custo de utilização da plataforma do aplicativo Whatsapp para estimativa de custos. 

O preço estimado por cada janela de consulta é R$0,18. 
Uma “janela de consulta” compreende o período de 24 horas desde o início da interação com um usuário. 

Benefícios  

Para o Cidadão: 

• Informação Fácil: Acesso simples e rápido ao andamento do seu processo. 

• Linguagem do Dia a Dia: Entendimento do que acontece no processo sem precisar ser advogado. 

• Usuário no Controle: Acompanhamento de processos de onde estiver e quando quiser. 

• Menos Complicação: Idas desnecessárias à vara e ao fórum e ligações demoradas serão evitadas. 

• Informação na Hora Certa: Acesso às novidades do processo de forma ágil. 

• Disponível Sempre: Consulta ao processo a qualquer hora do dia ou da noite, todos os dias da semana. 

Para o Judiciário:  

• Servidores com Mais Tempo: Otimização do tempo da equipe para tarefas mais complexas. 

• Menos Filas e Ligações: Redução da demanda por atendimento presencial e telefônico. 

• Comunicação Moderna: Uma nova forma de se conectar com a sociedade, usando a tecnologia que as pessoas já utilizam. 

• Imagem Positiva: Um Judiciário mais transparente, acessível e moderno. 

• Justiça para Todos: Maior transparência e facilidade de acesso à informação. 

• Processos Mais Eficientes: Contribuição para uma gestão processual mais ágil. 

Resultados Esperados: Um Futuro Mais Justo e Acessível 

A implementação deste projeto revolucionário, que transforma a comunicação com os cidadãos para o modelo de consultor virtual, está alinhada diretamente com a Meta 9 do CNJ ("Fortalecer a relação com a sociedade") e o ODS 16 da ONU ("Paz, Justiça e Instituições Eficazes") que são baseadas nas necessidades sociais atuais, priorizando sempre a inclusão e o bem-estar da sociedade.  

Por meio da agilidade, da transparência de informação em tempo real e a simplificação de informações complexas, este projeto garante a modernização da comunicação jurídica, estando em constante transformação, buscando constantemente novas soluções que beneficiem o cidadão. 

Este projeto, inovador e estratégico, demonstra o compromisso da união de forças entre o TRT17 e o TJES em prol da busca de soluções inovadoras para melhorias constantes no setor judiciário.  

Este modelo tecnológico se apresenta com um sistema acessível e inclusivo a fim de atender todos que buscarem este serviço de grande relevância social. A melhoria de serviços disponíveis se mostra crucial no combate às diversas necessidades sociais. 

Conclusão: Um Compromisso com a Transparência e a Eficiência 

Em resumo, esta iniciativa visionária representa um avanço extraordinário para o sistema judicial brasileiro, reforçando a transparência, a acessibilidade e a eficiência na entrega da justiça, em consonância com o espírito progressivo do nosso país.  

O projeto é um farol de modernização na comunicação do Poder Judiciário com a sociedade, um ponto chave em nossos projetos e uma visão inovadora.  

Através da sinergia entre tecnologia de ponta e a priorização dos princípios humanistas, este projeto concretiza a visão da justiça como uma força catalisadora de desenvolvimento social e sustentável. Ao integrar um design inovador, com o avanço tecnológico e a visão cidadã, este projeto conquista, por fim, o sucesso em diversas instâncias de trabalho. 

  

 A Oficina de Design Thinking

1. Introdução

O objetivo da Oficina de Linguagem simples foi identificar novas oportunidades de melhoria das comunicações internas e externas do Tribunal utilizando linguagem acessível ao maior público possível.

Na oficina, foi seguida a estrutura padrão do framework Design Thinking, tendo como base o duplo diamante.

Imagem: O duplo diamante ( https://pt.linkedin.com/pulse/o-conceito-de-duplo-diamante-do-design-thinking-juliana )

No framework são realizadas as fases de convergência e divergência do duplo diamante, a saber: 

• Imersão Profunda (Empatia) 

• Fase de Definição (Identificação e Análise do Problema) 

• Ideação (Liberdade de ideias) 

• Implementação 

• Testes 

• Prototipagem 

Participaram da oficina servidores, magistrados, estagiários e terceirizados do TRT17, servidores do TRF2, alunos da Faculdade de Direito de Vitória (FDV) e usuários do sistema judiciário, como advogados e jurisdicionados da justiça do trabalho. Divididos em 5 grupos, com diferentes valores e vivências, iniciou-se a explicação das ferramentas que foram utilizadas. 

Foi utilizado o framework do Design Thinking para coletarmos, de forma mais abrangente e diversificada, as ideias mais pertinentes ao tema e, através desta coleta, desenvolver uma solução inovadora.

Antes do início, os participantes foram encorajados a utilizar a ferramenta de check-in, para que fossem alinhadas as expectativas.

 A Imersão Profunda

A oficina foi iniciada na Fase de Imersão, com os professores da Faculdade de Direito de Vitória (FDV) Elaine da Fonseca Knikkink, professora de Comunicação e Linguagens, e o professor Sirval Martins Jr, da disciplina de Comunicação Jurídica e Acesso à Justiça, e o Juiz do Trabalho do TRT17, Dr. Carlos Medeiros. A diversidade de palestrantes possibilitou que, nesta fase, fossem expostos vários pontos de vista diferentes, ampliando os horizontes dos participantes e abrindo portas para melhores soluções.

Nas palestras de imersão, os professores trouxeram à tona questões importantes, como o “Preciosismo da profissão de direito” que se manifesta através do “Juridiquês” e jargões; a dificuldade de entendimento dos termos jurídicos pelo cidadão comum; a compreensão da linguagem como forma de acesso à justiça; a importância da empatia e do direito primordial de acesso à justiça e, sobretudo, em como a Linguagem Simples pode tornar a justiça mais acessível e inclusiva.

Foram também apresentadas as ferramentas para criação de textos em linguagem simples: como realizar o diagnóstico do documento, conhecer o público-alvo, organizar as ideias em ordem lógica e a simplificação, como usar a ordem direta das orações e palavras mais comuns e usuais, sempre atentando para a apresentação visual do texto, utilizando ícones e até emoji, que são pequenos desenhos ou símbolos que podemos usar em nossas mensagens para mostrar emoções, ideias ou deixar a conversa mais leve e divertida. O “dever de casa” da fase de imersão foi realizar entrevistas em profundidade com os usuários e, se possível, shadowing, acompanhando os usuários em suas atividades diárias, enquanto jurisdicionados, observar e anotar comportamentos.

Fotos - Da esquerda para direita: Prof. Sirval, Dr. Carlos, Profa. Elaine.

A imersão permitiu ter uma ideal do real contexto em que o problema está inserido, além de indicar oportunidades por meio da visualização de lacunas.

Em seguida, foi realizado o exercício de empatia e de escuta ativa onde os participantes deveriam escutar a história pessoal de um colega do grupo e apresentá-lo com a maior riqueza de detalhes que conseguir. Esta dinâmica tem como objetivo incentivar a prática de escuta ativa e aumentar o alcance da empatia.

2. Fase de Identificação e Análise do Problema

A próxima foi a Fase de Definição onde foi encontrado o Problema Central.

Foram analisados os dados coletados na fase de imersão e identificados padrões e insights para alcançar esse objetivo.

Uma importante ferramenta utilizada foi a criação de Personas para humanizar o processo e criar um vínculo de empatia entre o grupo e o público-alvo da solução.

Identificou-se que um dos principais problemas enfrentados pelos jurisdicionados é a dificuldade de entendimento dos termos em “juridiquês” contidos em seus processos, contribuindo para a desconfiança no sistema judiciário bem como a sensação de não ter a quem recorrer, causando desistência do trabalhador em buscar seus direitos em casos futuros.

Neste momento, tendo como referências os problemas identificados, foi definida, como ponto de partida, a frase movedora do Design Thinking, “Como podemos tornar documentos e comunicações do TRT17 mais fáceis de entender para qualquer cidadão”.

Portanto, definiu-se como prioridade, melhorar a clareza e acessibilidade das comunicações do TRT, impactando positivamente a satisfação dos usuários e aumentando a efetividade e qualidade do serviço prestado além da imagem do Tribunal.

• Métodos Utilizados: Os participantes utilizaram entrevistas com usuários nos corredores das varas do trabalho, observações diretas do processo de atendimento e tiveram a oportunidade de criar Personas para entender as necessidades e frustrações dos usuários. Foi criado, também, nesta fase, o mapa de empatia, aprofundando, ainda mais, o contexto em que estão inseridas as personas e ajudando compreender melhor as dores e necessidades dos usuários. Uma das personas criadas e contextualizadas durante esta fase foi o João Silva, 55 anos, pedreiro, ensino fundamental incompleto, casado, com filhos e morador do interior do estado do Espírito Santo.
• Resultados: A análise revelou que os principais gargalos estavam na falta de clareza nas informações fornecidas e, muitas vezes, na falta de conhecimento da linguagem simples pela pessoa que prestava o atendimento.

Análise e síntese dos dados

Iniciou-se a próxima fase com uma explicação sobre as próximas fases da oficina, como é importante poder voltar nas fases anteriores e realizar modificações, caso seja necessário, e da importância de o Laboratório de Inovação experimentar, errar bastante e de forma rápida e, principalmente, aprender com os erros e melhorar a cada iteração, economizando tempo e investimentos a longo prazo.

 Nesta atividade, utilizando o artefato de Alinhamento de Conhecimentos, os participantes dos grupos fizeram um alinhamento dos seus conhecimentos, o já sabem sobre o problema, o que aprenderam durante a imersão profunda e nas entrevistas com o público. Foram instruídos a utilizar apenas uma ideia por postite e não comentarem, ainda, sobre o que está sendo escrito.

Após todos terem escritos seus pensamentos, o grupo pôs-se a discutir as informações e chegar a um alinhamento de conhecimentos. A ideia por trás da utilização do postite é a flexibilidade e a possibilidade de trocá-lo de lugar sempre que for necessário ou que uma ideia se adequar melhor em outro tema.

Encerrou-se, então, no primeiro dia de oficina, a primeira etapa do duplo diamante, composta por fases de divergência e convergência, onde foi definida a noção do problema através de pesquisa.

Todos os artefatos criados durante as tarefas foram fixados nas paredes para fácil visualização e consulta. Em seguida, os grupos puderam observar as ideias de todos os outros e se, possível, gerar novas ideias através de benchmarking.

Encontrando a Empatia

O próximo exercício da oficina foi o Mapa da Empatia. Os participantes, munidos do conhecimento adquirido nas fases de imersão e alinhamento de conhecimentos, colocaram-se no lugar das pessoas mais afetadas pelas dificuldades de comunicação devido à ausência de linguagem simples.

Nesta atividade ambiciosa, os oficineiros tentaram entender o usuário para o qual estava sendo criada a solução, seja o comportamento no ambiente em que vive ou trabalha, suas aspirações, sentimentos, ações, preocupações, seus influenciadores, comportamentos, desafios, frustrações, medos, necessidades e conquistas.

Principais dados do Mapa da empatia:

O que o usuário...

• Pensa e sente sobre o problema abordado?
• Ouve sobre o problema que está passando?
• Vê sendo feito sobre o assunto?
• Fala aos outros sobre sua dificuldade e o que ele faz para amenizar as dificuldades?
• Tem como principais dores e incômodos sobre o problema?
• Tem de necessidades básicas?

 Fotos: Esquerda: Benchmarking, direita: Mapa de empatia

O primeiro dia de oficina terminou com o “dever de casa” na forma de um formulário de pesquisa, utilizando uma ferramenta como o Google Forms ou MS Forms, no qual os usuários entrevistados devem ler uma sentença real proferida por um juiz do trabalho do TRT17 e explicar o que entendeu. Esta ferramenta complementou a fase de imersão e os resultados das pesquisas enriqueceram as personas e facilitaram o entendimento de suas dificuldades.

Realizado no dia 02/08/2024, já com o problema definido, o segundo dia da oficina explorando a segunda parte do duplo diamante, composta por novas etapas de divergência e convergência.

Foto: Presidente do TRT-17, Daniele Santa Catarina e o presidente do TRF-2, Guilherme Calmon (à direita), prestigiaram o primeiro dia da oficina.

3. Geração e Seleção de Alternativas de Solução: Ideação

O segundo dia da oficina iniciou-se com a apresentação do resultado do “dever de casa” no qual os participantes criaram formulários para serem respondidos por usuários do sistema judiciário.

Um dos grupos criou um formulário para comprovar a importância do uso da linguagem simples, o formulário foi respondido por, aproximadamente, 50 professores da FDV na reunião de início de semestre da faculdade. Outro grupo utilizou um formulário para nivelar, dentro da 6ª vara de trabalho de Vitória do TRT17, o entendimento adequado da linguagem simples.

Um destaque muito interessante foi uma entrevista, por videoconferência, com o presidente do Sindicato dos Trabalhadores Rurais de Alegre/ES, o senhor Jorge, que exemplificou como o acesso à justiça é prejudicado pela falta de entendimento pelo cidadão comum.

Depois, foram reapresentadas as Personas para o alinhamento do contexto com o atual estágio da atividade.

Após a retrospectiva do primeiro dia da oficina, iniciou-se o “quebra-gelo” do dia. Utilizando-se de um jogo chamado Dixit, criado por Jean-Louis Roubira e publicado pela editora Libellud.

Na atividade, cada um dos participantes recebeu uma carta com uma ilustração. Uma história foi criada e cada um contribuiu com o desenrolar da trama contando um trecho que complementasse o tema principal tendo como inspiração a carta recebida. Esta contação da história, de forma coletiva, aproveitou-se das vivências e pontos de vista único de cada um, já que a experiências e valores pessoais permitiram que a história tomasse rumos inesperados, enriquecendo o enredo e trazendo à tona a criatividade.

O objetivo principal da dinâmica foi demonstrar a dificuldade de usar a criatividade quando precisamos utilizar o raciocínio lógico e a razão.

Utilizando o contexto do Dixit, foi reapresentado, como se fosse uma carta do jogo, o “Como podemos tornar documentos e comunicações do TRT17 mais fáceis de entender para qualquer cidadão?”.

Em seguida, foi iniciada a fase de ideação, um novo momento individual e de divergência, na qual os participantes foram convidados a utilizar a imaginação para pensar no problema apresentado e encontrar soluções.

Os participantes são instruídos a anotar todas as ideias, sem filtros ou preconceitos, utilizando a imaginação da mesma forma que utilizaram durante o jogo do dixit, o artefato utilizado neste estágio foi o de “Ideação e Clusterização”. Neste artefato o que conta é a quantidade, nenhuma ideia deve ser descartada. Esta fase é, também, chamada de brainstorming.

Imagens: Exemplos dos artefatos de clusterização utilizados na oficina de Linguagem Simples

Depois de preenchidos os artefatos de clusterização, os grupos utilizaram a Matriz de Priorização de Ideias.

Neste momento, os participantes dos grupos tiveram que organizar e atribuir notas (Alta, Média e Baixa) para as ideias de acordo com critérios pré-definidos: Desejabilidade, Possibilidade, Viabilidade, Complexidade e Novidade. As notas foram dadas, individualmente, para cada uma das ideias apresentadas. Ao final, as ideias com as notas mais altas passaram para a próxima fase.

Imagens: Exemplos das Matrizes de priorização de ideias utilizados na oficina de Linguagem Simples

Após a completude dos artefatos foram apresentadas as ideias mais votadas.

O Primeiro grupo a apresentar a ideia definiu como a melhor ideia, publicizar a ferramenta de consulta simplificada de processos já existe no TRT17 através do portal: https://www.trt17.jus.br/

O segundo grupo teve como ideia mais votada uma plataforma de feedback para que o usuário possa informar quais palavras eles não entenderam em algum documento do Tribunal. Estas palavras serviriam de insumos para a criação de um dicionário de Linguagem Simples mais abrangente e inclusivo, fomentando a expansão do Guia de Linguagem Simples já existente.

A ideia seguinte foi a de conscientização e sensibilização da magistratura para utilização da Linguagem Simples através de apresentação de protótipos com infográficos, imagens e fluxogramas, além de entrevistas com os jurisdicionados para melhor ilustrar as dificuldades.

A próxima ideia, foi a da criação de um setor estruturado e bem capacitado para atendimento, linguagem simples, para o cidadão que procurar informações no Tribunal. Salientando a importância da parceria com a OAB e com a ouvidoria do Tribunal.

O quinto, e último, grupo, sugeriu uma ideia complementar à anterior, na qual seria criado um balcão de atendimento, em linguagem simples, para o cidadão colher as informações que necessitasse.

O segundo dia finalizou com a informação que no próximo encontro seria a materialização das ideias, através da prototipação e o pitch de apresentação da solução.

4. Prototipagem e Pitch

O terceiro, e último, dia de oficina, realizado no dia 09/08/20024, iniciou-se, como o dia anterior, com o retrospecto do que havia sido feito até o momento.

Foi reforçada, mais uma vez, a grande importância da empatia e a necessidade de manter o foco no usuário.

Partiu-se, então, para a fase de prototipagem, utilizando o artefato Proposta de Solução. Os participantes foram instruídos a revisar as ideias selecionadas na fase de ideação para localizar possíveis pontos de refinamento e aprimoramento. Lembrados de que nada está “escrito na pedra”, todas as ideias poderiam ser adaptadas e melhoradas, inclusive, foi encorajado que o fizessem.

O artefato cria um caminho claro para a concretização do protótipo ou MVP (Minimum Viable Product) estipulando características como o nome, o funcionamento e a forma a qual o usuário interage com o produto.

Exemplos dos artefatos ”Proposta de Solução” apresentados pelos grupos participantes

Após a completude dos artefatos pelos grupos, foi iniciada uma sessão de pitches, onde os grupos apresentaram, em 1 minuto ou menos, o protótipo criado e como a solução seria benéfica para o usuário e como alcançaria a frase motivadora da oficina de Linguagem Simples: Como podemos tornar documentos e comunicações do TRT17 mais fáceis de entender para qualquer cidadão.

Durante os pitches os colegas de oficina tiveram a oportunidade de conhecer melhor as soluções dos outros grupos e, como em todo o processo, puderam aprimorar suas próprias ideias, tornando a solução mais focada no usuário e mais completa.

5. Datas

A oficina de Design Thinking foi realizada em 3 encontros com carga horária total de 12 horas.

O primeiro dia foi 5 de julho de 2024, os demais, nos dias 2 e 9 de agosto de 2024.

6. Participantes

7. Conclusão

A Oficina de Linguagem Simples utilizando Design Thinking foi um sucesso em identificar novas oportunidades de melhoria das comunicações internas e externas do Tribunal, tornando-as mais acessíveis e inclusivas para o maior público possível.

Ao longo dos três dias de oficina, os participantes utilizaram ferramentas e metodologias inovadoras, como o Design Thinking, para coletar dados, analisar problemas e desenvolver soluções criativas.

A oficina permitiu que os participantes se colocassem no lugar dos usuários e entendessem suas necessidades e frustrações, resultando em soluções mais focadas e eficazes.

As ideias apresentadas pelos grupos foram inovadoras e abrangentes, desde a publicização de ferramentas de consulta simplificada já existentes até a criação de um setor estruturado para atendimento em linguagem simples.

O protótipo selecionado para tornar-se uma solução oficial, o consultor inteligente de processos eletrônicos "Alex", é um exemplo concreto de como a linguagem simples pode ser utilizada para tornar a justiça mais acessível e inclusiva. A solução já está em fase de desenvolvimento e, certamente, terá um impacto positivo na satisfação dos usuários e na imagem do Tribunal.

A oficina também demonstrou a importância da colaboração e da cocriação entre diferentes atores, incluindo servidores, magistrados, estagiários, terceirizados e usuários do sistema judiciário. Essa abordagem inovadora e participativa é fundamental para o desenvolvimento de soluções eficazes e sustentáveis.

Em resumo, a Oficina de Linguagem Simples utilizando Design Thinking foi um sucesso em promover a inovação e a colaboração no Tribunal, e esperamos que suas lições e resultados sejam aplicados em outras áreas do judiciário.

Imagem: Criação de uma das participantes da Oficina.

6. Anexos

Imagens da oficina

Sobre o nome Alex:

• "Alex" é uma forma abreviada de nomes como "Alexander", que significa "Defensor do Povo", em Grego.
• "Alex" é um nome curto, com apenas duas sílabas, o que o torna fácil e simples de pronunciar e lembrar.
• É um nome bastante utilizado em diversas culturas e idiomas, o que pode ser uma vantagem para um consultor virtual que pode interagir com pessoas de diferentes origens.
  
• Embora originalmente derivado de nomes de gênero específico, "Alex" é frequentemente usado como um nome unissex, o que pode ser visto como uma vantagem em termos de inclusão.
• A simplicidade e a popularidade do nome transmitem uma sensação de acessibilidade e confiabilidade.
• A presença de "lex" dentro de "Alex" é uma vantagem significativa no contexto de um consultor de processos jurídicos, pois remete diretamente à palavra, em Latim, para "lei".
• Em um ambiente de mensagens, onde a comunicação precisa ser rápida e clara, um nome curto e fácil de entender como "Alex" é ideal.

• E-mail do laboratório: inovacao@trt17.jus.br
• E-mail do laboratório: li2@tjes.jus.br