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Sei!+

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A extensão SEI!+ surge como uma solução inovadora para aprimorar a gestão de processos no Sistema Eletrônico de Informações (SEI), impulsionando a eficiência, a precisão e a produtividade. Através de uma série de funcionalidades inteligentes, a ferramenta garante um fluxo de trabalho otimizado, minimiza erros e retrabalho, e contribui significativamente para o aumento dos indicadores de desempenho dos setores envolvidos. O Sei!+ apresenta ao usuário fluxos de processo e sugestões de fluxo para assegurar que o processo no Sei! atenda a um mapeamento prévio e realize todas as atividades e seja tramitado para os setores corretos de acordo com o mapeamento do processo. A aplicação fornece ainda alertas sobre processos parados e atividades realizadas incorretamente.

A implementação da extensão SEI!+ envolve o uso de tecnologia para tornar a administração pública mais moderna, eficiente e inovadora. A ferramenta contribui diretamente para o aprimoramento da gestão administrativa e governança institucional ao otimizar os processos internos de gestão de processos de aquisição e contratação, melhoria da comunicação interna e organização das atividades administrativas, promovendo melhoria na infraestrutura digital do setor público. Melhora a transparência, a governança e sustentabilidade dentro da justiça federal, ajudando a reduzir erros e retrabalho, a melhorar o controle processual e a tomada de decisões, e a impulsionar os indicadores de desempenho dos setores.

Justificativa

Analisando os dados de processos do SEI, identificamos alguns pontos que levaram ao desenvolvimento da ferramenta. São eles:

• Diferentes fluxos processuais;
• Falta de padronização dos processos;
• Erros de tramitação;
• Dúvidas referentes aos fluxos de atividades;
• Processos parados por tempo prolongado;

Objetivo

O Sei!+ é uma ferramenta inovadora que impulsiona a eficiência operacional e a precisão no gerenciamento de processos administrativos no Sistema Sei!. Através de funcionalidades inteligentes, a ferramenta otimiza o fluxo de trabalho, reduz retrabalho e erros, e aprimora os indicadores de desempenho.

Possui também funcionalidades estratégicas incluem alertas personalizados, validação inteligente de tramitação e confirmação de conclusão de etapas. Isso garante acompanhamento preciso, evita desvios, assegura a conclusão de cada fase e a qualidade do resultado final.

O Sei!+ reduz custos, otimiza tempo e recursos, aumenta a produtividade e a qualidade dos processos, e torna a gestão mais eficaz e proativa. A ferramenta oferece maior controle sobre o andamento dos processos, permitindo decisões estratégicas assertivas e ações preventivas para o cumprimento de prazos e metas.

Escopo

A extensão Sei!+ implementou no sistema Sei! workflows de processos, dotados de 4 (quatro) estruturas em cascata (Gabaritos, Marcos, Atividades e Checklists) possibilitando que os servidores/usuários saibam qual a ação a ser realizada, quais as tarefas a serem cumpridas e para qual unidade administrativa o processo deverá ser tramitado, promovendo uma redução significativa do tempo de processamento e otimização do fluxo de trabalho. Esses workflows são criados dentro de própria ferramenta por usuário habilitado e capacitado para tal, fornecendo prazos ideais de tramitação para cada Marco cadastrado que são comparados com os prazos reais de tramitação dos processos, permitindo o gerenciamento dos prazos gerais/por setor/por gabarito/por marco, dando uma visão cirúrgica para a Direção de onde se encontram os gargalos processuais.

Etapas do desenvolvimento:

1. Levantamento dos requisitos das áreas participantes: o time de requisitos conduziu uma análise detalhada dos procedimentos, identificando fluxos e gargalos.
2. Análise dos procedimentos: de posse dos levantamentos realizados, foram definidos junto à coordenação do projeto e a direção da Secretaria Administrativa quais os procedimentos que seriam classificados como principais, em função da sua utilização e do seu impacto nos processos administrativos.
3. Mapeamento dos procedimentos: mapeamento dos procedimentos classificados como principais estruturando-os em gabaritos (fluxo) e marcos (atividades que marcariam a tramitação entre setores no fluxo do gabarito. Atualmente, o Sei!+, através da plataforma AVIA,  permite que os próprios usuários realizem essa configuração por meio da funcionalidade de criação de gabaritos, que parametriza os procedimentos de forma ágil e padronizada.
4. Desenvolvimento da Extensão Sei!+: O Sei!+ foi desenvolvido como uma extensão que integra funcionalidades adicionais ao sistema Sei!, resolvendo problemas operacionais e otimizando fluxos de trabalho. Construído com JavaScript e React, o Sei!+ oferece uma interface moderna, intuitiva e responsiva, além de acompanhar e gerenciar processos em tempo real.
5. Monitoramento, Definição de Prazos, Integração de APIs e Notificações Automatizadas: Com um backend desenvolvido em Flask e banco de dados PostgreSQL, o Sei!+ realiza o monitoramento dos processos, define prazos e identifica atrasos. Ele se comunica com a API do próprio sistema Sei para obter informações adicionais sobre processos, além de integrar-se ao sistema AVIA para controle de gabaritos e análises detalhadas. O AVIA, desenvolvido em Java com Spring Boot no backend e AngularJS no frontend, está diretamente conectado ao Sei+ e oferece funcionalidades como:
6. Inserção das colunas “Gabaritos” e “Prazos” na tela de Controle de Processos do Sei! permitindo ao usuário a visualização do gabarito ao qual o processo está vinculado e o prazo máximo para realização do marco (atividade) atual;
7. Identificação e alerta de processos parados e em atraso, através da configuração de serviço automático de e-mail para enviar os avisos de atraso para os usuários, exercendo uma ação pedagógica na priorização dos processos parte do usuário, evitando que os processos “durmam” nas respectivas telas de Controle de Processos do Sei!;
8. Alerta ao usuário nas realizações de tramitações fora da ordem definida no gabarito (fluxo), permitindo que o usuário retifique ou prossiga a tramitação para a unidade escolhida, exercendo uma ação pedagógica para a eficiência das tramitações;
9. Acesso direto à área de login e senha da plataforma AVIA;
10. Interface Amigável e Responsiva: O Sei!+ foi projetado para oferecer uma experiência de usuário acessível e eficiente, adaptando-se a diferentes dispositivos e contextos de uso.

 Entregas:

• Visualização Abrangente com Gráficos de Processos Parados: Ao acessar o sistema, os usuários que possuem a extensão Sei!+ instalada em seu computador são recebidos por um painel visual intuitivo que apresenta um gráfico detalhado dos processos parados, categorizados por setor. Essa visão abrangente e imediata facilita a identificação de gargalos e permite uma tomada de decisão mais ágil e assertiva, direcionando esforços para os pontos críticos que impactam a produtividade:

• Tela de Controle de Processos Aprimorada: A tabela inicial do sistema é enriquecida com colunas valiosas que fornecem informações essenciais sobre cada processo. O gabarito do processo, quando disponível, é indicado, juntamente com o marco atual e o prazo para conclusão da atividade em curso. Essa visão completa e detalhada do status processual permite aos usuários um acompanhamento mais preciso e um gerenciamento mais eficaz dos fluxos de trabalho:

• Validação de Tramitação entre Setores: Para garantir a padronização e a fluidez dos processos, o Sei!+ implementa um sistema de validação inteligente. Ao enviar um processo para um novo setor, o sistema verifica se o setor selecionado corresponde ao responsável pelo próximo marco do gabarito (quando disponível). Caso haja divergência, o usuário é alertado e orientado a direcionar o processo para o setor correto, evitando retrabalho e otimizando o tempo de todos os envolvidos;

• Confirmação de Conclusões de Marcos: A efetividade do controle processual é aprimorada com a funcionalidade de confirmação de marcos. Ao enviar um processo para o setor responsável pelo próximo marco do gabarito (quando disponível), o usuário é solicitado a confirmar se a etapa anterior foi de fato concluída. Essa validação garante que os marcos sejam registrados com precisão e que o andamento do processo seja acompanhado de forma confiável, assegurando a qualidade final do trabalho:

 Dashboards de:

• • Ganho Potencial Geral (Custo Real – Custo Ideal), por Gabarito e por Setor:
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  • Comparativos de Prazos Médios Real x Ideal Geral, por Gabarito e por Setor:

Obs.: os dois gráficos acima ainda estão em análise. 

• Marcos não registrados Geral e por Setor:

Atores envolvidos

Alinhamento estratégico

A ferramenta Sei!+ está alinhada:

1. Com a Estratégia Nacional do Poder Judiciário e da Justiça Federal nos seguintes eixos:
   1. Promover transformação digital, governança e soluções corporativas de TI, com foco na inovação, segurança e gestão de dados;
   2. Aprimorar a gestão administrativa e a governança institucional;
   3. Aprimorar a gestão do conhecimento organizacional;
   4. Incentivar a inovação institucional como forma de prover novas soluções que otimizem os resultados organizacionais.

 Com a Meta 9 do CNJ - Estimular a inovação no Poder Judiciário

2. Com os objetivos de Desenvolvimento Sustentável da Agenda 2030 da ONU:
   1. ODS 9: Construir infraestruturas resilientes;
   2. ODS 16: Promover sociedades pacíficas e inclusivas.

Projeto inovador

O Sei!+ surge como uma solução inovadora para aprimorar a gestão de processos no Sistema Eletrônico de Informações (SEI), impulsionando a eficiência, a precisão e a produtividade. Através de uma série de funcionalidades inteligentes, a ferramenta garante um fluxo de trabalho otimizado, minimiza erros e retrabalho, e contribui significativamente para o aumento dos indicadores de desempenho dos setores envolvidos.

Vale ressaltar que a ferramenta recebeu o Selo JUDICIÁRIO INOVADOR no 1º Prêmio de Inovação do Poder Judiciário promovido pelo CNJ em 2024 e o Selo JF5 em Rede promovido pelo TRF5 no início de 2025.

MANUAL DE UTILIZAÇÃO - SEI!+

https://drive.google.com/file/d/1I0udVvaIPVS0REe44jqeLzOqNlce7YwD/view?usp=sharing 

• E-mail do laboratório: inovacao@jfal.jus.br