Aplicativo e Painel do PAC e CAC
A implantação do PAC - Plano Anual de Contratações - na SJBA iniciou-se com o levantamento das necessidades junto às unidades demandantes por meio de planilhas Excell. Porém, diante da dificuldade de gerenciar tantas informações pelo Excell, o NUCOM, unidade responsável por conduzir o PAC, solicitou auxílio ao Nucge para que fosse disponibilizado um instrumento que promovesse respostas objetivas, facilidade de análise dos insumos e, por fim, apresentação das informações de maneira clara e interativa.
Em janeiro de 2021, o Nucge teve a ideia de requerer a demanda por meio de formulários, consolidá-las em planilhas Ecell e utilizar o Power BI para apresentar o resultado do PAC através de um dashboard. Com base nessa experiência exitosa, o Nucge passou a desenvolver um aplicativo para a coleta das demandas utilizando o Power Apps. A principal diferença em reaalçao às planilhas está no ambiente utilizado para preenchimento dos dados, que no aplicativo é bem mais amigável e não exige o controle de versões nem transferências de arquivos.
Os dados inseridos no aplicativo são registrados em listas no SharePoint, base dedados para os painéis de BI, utilizados para acompanhamento e análises. Neste mesmo painel, na página referente ao CAC, são disponibilizadas as informações referentes ao estágio dos processos de aquisição, atualizados constantemente pelos servidores.
Como o aplicativo tem uma interface bem amigável, o seu preenchimento pelos servidores foi logo assimilado. Através dele, é possível inserir uma demanda de aquisição, consultar as demandas já inseridas, conferir o status da demanda (se foi deferida ou não), além de atualizar o estágio do processo de aquisição. As demandas apresentadas intempestivamente passam por um fluxo de aprovação criado com o Power Automate.
A facilidade de obter as informações e fazer as análises através do Painel de BI, também favoreceu a aceitação do novo processo de trabalho por todas as unidades envolvidas. O compartilhamento das informações pelo painel fez com que os servidores da área administrativa ficassem cada vez mais familiarizados com os processos de aquisição da SJBA.
Foram criados painéis de BI para os PAC e CAC desde 2022, disponibilizados na nossa Intranet, na página Sistemas de Apoio ao Administrativo.
Por meio do painel, o Comitê Seccional de Gestão das Contratações, formado por servidores das diversas áreas administrativas envolvidas, faz a análise das demandas inseridas e avalia o seu deferimento.
- E-mail do laboratório: labahia@trf1.jus.br