Projeto: IntegrAção
Projeto Integração
- Surgimento da Demanda
Projeto IntegrAção surgiu de uma demanda da Corregedoria Regional do TRT-15 ao Laboratório de Inovação (Co.Labora 15) para enfrentar entraves comunicacionais na implantação do Projeto Especializa & Equaliza. Foram constatadas dificuldades significativas de compreensão sobre o novo modelo de Secretarias Conjuntas, tanto por parte das unidades administrativas quanto dos gabinetes do segundo grau. A falta de entendimento gerava encaminhamentos equivocados, retrabalho, aumento no prazo de tramitação processual e baixa adesão ao novo modelo. Portarias e comunicados anteriores não se mostraram eficazes para difundir as informações e sanar as dúvidas.
- Desafio
"Como podemos tornar a comunicação e o fluxo de informações sobre o funcionamento das Secretarias Conjuntas mais claros e acessíveis para todos os atores internos do Tribunal, reduzindo retrabalho e conflitos operacionais?"
- Objetivos do Projeto
- Desenvolver um modelo eficaz de disseminação e organização de informações sobre as Secretarias Conjuntas;
- Fomentar o entendimento dos servidores e magistrados sobre a nova estrutura organizacional e procedimentos;
- Eliminar ruídos de comunicação, evitando retrabalho e equívocos operacionais;
- Criar soluções colaborativas que atendam às necessidades dos diferentes setores do Tribunal;
- Desenvolver e validar protótipos que possam ser implementados de forma institucional.
- Metodologia Aplicada: Design Thinking
A abordagem escolhida foi o Design Thinking, por permitir uma escuta qualificada e um processo colaborativo de cocriação entre os diversos atores envolvidos. O método foi aplicado nas seguintes etapas:
Fase 1 – Imersão: Compreensão profunda do desafio, utilizando dinâmicas como mapa de atores, persona e mapa de empatia.
- Entrevistas com demandantes (Corregedoria), unidades administrativas, gabinetes e setores envolvidos;
- Mapeamento de dificuldades e necessidades com base em relatos reais de situações de comunicação ineficaz;
- Identificação de lacunas de conhecimento e pontos críticos.
Fase 2 – Definição: Levantamento e compreensão do problema a partir das perspectivas dos envolvidos.
- Consolidação do problema-chave: "Como comunicar efetivamente as razões e os benefícios do Projeto Especializa & Equaliza, de forma que cada setor identifique seu papel e compreenda as mudanças implementadas?"
Fase 3 – Ideação: Desenvolvimento de ideias e propostas de soluções com a participação ativa do grupo.
- Realização de oficinas nos dias 10, 12 e 14 de março de 2025, por meio de dinâmicas e atividades com representantes de diversas áreas, para uma compreensão ampliada do modelo;
- Exploração de possibilidades comunicacionais, canais, formatos e ferramentas;
- Levantamento de propostas coletivas com foco na resolutividade.