Projeto: IntegrAção
Projeto Integração
1. Unidade demandante: Corregedoria Regional
2. Desafio:
"Como podemos tornar a comunicação e o fluxo de informações sobre o funcionamento das Secretarias Conjuntas mais claros e acessíveis para todos os atores internos do Tribunal, reduzindo retrabalho e conflitos operacionais?"
3. Justificativa:
As Secretarias Conjuntas unificam a estrutura organizacional e de pessoal das secretarias das unidades judiciárias de primeiro grau, mantendo separados os gabinetes dos juízes de primeiro grau, titulares e substitutos (Provimento GP-CR Nº 007/2022). São responsáveis pela tramitação dos processos de mais de uma Vara do Trabalho.
A nova estrutura organizacional ainda é pouco compreendida por outras áreas do Tribunal, especialmente nas unidades administrativas e de segundo grau. Esse desconhecimento e a ausência de uma estrutura eficiente e padronizada de comunicação pode ocasionar retrabalhos ou encaminhamentos incorretos de processos, provocando atrasos desnecessários e dificuldade no cumprimento de algumas tarefas.
Há também dificuldades identificadas no que se refere às adaptações dos espaços físicos para assimilar a nova estrutura organizacional das Secretarias Conjuntas.
Iniciativas de comunicação anteriores, como a emissão de portarias, não foram suficientes para atingir o público interno de maneira eficaz. O projeto visa corrigir essa situação, adotando a abordagem do design thinking para criação de uma proposta que viabilize o entendimento e a sinergia de trabalho entre as unidades impactadas com a mudança.
O Projeto IntegrAção visa enfrentar esse desafio por meio de oficinas colaborativas fundamentadas na abordagem do Design Thinking, permitindo que os próprios atores impactados cocriem soluções práticas e eficientes para facilitar a comunicação e a compreensão desse novo modelo de trabalho.
4. Objetivos:
- Promover um espaço de compreensão mais clara do desafio e das interfaces trazidas pelos representantes das unidades impactadas com o novo modelo de trabalho das Secretarias Conjuntas.
- Criar, de forma colaborativa, uma solução estruturada para melhorar a disseminação e a organização das informações sobre o funcionamento das Secretarias Conjuntas
- Desenvolver e validar um protótipo, que sirva como base para implementação de soluções futuras, alinhadas às necessidades dos envolvidos.
5. Fora do Escopo:
- Regulamentação ou reestruturação de informações na intranet da Corregedoria Regional.
- Avaliação ou ajustes na estrutura organizacional do modelo de Secretarias Conjuntas.
6. Alinhamento Estratégico
- Fortalecer a comunicação e as parcerias institucionais.
- Fortalecer a Governança e a Gestão Estratégica
Macrodesafio do Poder Judiciário:
- Agilidade e Produtividade na Prestação Jurisdicional
- Aperfeiçoamento da Gestão Administrativa e da Governança Judiciária
7. Metodologia
O projeto adotou o Design Thinking como abordagem, contemplando as seguintes etapas:
Imersão – Levantamento e compreensão do problema a partir das perspectivas dos envolvidos.
Definição – identificação das principais dificuldades enfrentadas e priorização dos desafios.
Ideação – Desenvolvimento de ideias e propostas de soluções com a participação ativa do grupo.
Prototipação – Construção de um protótipo, que poderá ser testado antes de uma implementação definitiva.
Testes e Validação – Ajustes finais no protótipo para garantir sua aplicabilidade e viabilidade.
8. Data das oficinas: 10 de março, 12 e 14 de março de 2025.
9. Solução prototipada: A partir da priorização de ideias dois grandes eixos revelaram-se necessários para responder ao desafio:
1. A criação de um painel com informações claras relacionadas ao modelo das Secretarias Conjuntas, para acesso por aqueles que necessitam de informações específicas. O painel deverá contemplar:
- Gráfico da estrutura das Secretarias Conjuntas;
- Links para regulamentações relacionadas às Secretarias Conjuntas;
- Detalhamento das áreas e respectivos responsáveis;
- Quadro comparativo (antes e depois);
- Quadro de novidades;
- Vídeos e cartilhas.
2. realização de atividades práticas, genericamente denominadas pelo grupo de “dinâmicas”. As “dinâmicas” contemplam palestras, oficinas, visitas guiadas, encontros setorizados, cartilhas e vídeos informativos curtos que podem ser hospedados no painel.
São, portanto, propostas complementares que podem oferecer uma abordagem mais ampla para o tratamento do desafio. Trata-se de um conjunto de ações que podem ser testadas e, caso validadas pelos usuários, implementadas em etapas.
10. Próximos passos: testes com usuários
- E-mail do laboratório: co.labora15@trt15.jus.br