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Protocolo Inteligente

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O projeto Protocolo Inteligente é uma iniciativa do Tribunal Regional do Trabalho da 5ª Região (TRT5) destinada a modernizar e padronizar o sistema de protocolo para documentos físicos ainda recebidos pelo TRT5, superando limitações impostas por equipamentos obsoletos e fluxos de trabalho ineficientes. A solução proposta inclui a utilização do Sistema Proad para registro e rastreabilidade, a construção de um robô para integração automática com o PJe e a atualização de normativos para reduzir a entrada de documentos físicos e incentivar os usuários a migrarem para meios eletrônicos.

 Justificativa

Embora o TRT5 tenha avançado na digitalização e no uso de sistemas eletrônicos, ainda existe um volume significativo de documentos físicos recebidos, que resulta em riscos, como perda de documentos importantes, fluxos de trabalho ineficientes e dificuldades tecnológicas devido à dependência de equipamentos obsoletos. Para atender às demandas institucionais e normativas, é essencial modernizar o protocolo, reduzir a entrada de documentos físicos e direcionar os usuários para soluções digitais, alinhando-se às metas de modernização e sustentabilidade.

Objetivo

Automatizar, modernizar e padronizar o sistema de protocolo de documentos físicos ainda recebidos pelo TRT5, promovendo a transição para um modelo eletrônico, com maior segurança, eficiência e rastreabilidade.

 Metodologia

A oficina seguiu a abordagem de Design Thinking e foi estruturada em três etapas distribuídas ao longo de três dias. Ferramentas visuais, como canvas, foram utilizadas para organizar ideias e engajar os participantes, garantindo um processo colaborativo e eficiente.

Primeiro Dia – Empatia e Definição do Problema

• Uso do canvas “Persona” para identificar características, necessidades e dificuldades dos usuários finais do protocolo.
• Aplicação do canvas “Dor” para mapear as partes envolvidas, impactos das dificuldades e pontos críticos do processo, permitindo uma visão clara do problema.

Segundo Dia – Ideação

• Uso do canvas “Solução” para organizar, priorizar e avaliar ideias viáveis e alinhadas ao contexto identificado.

Terceiro Dia – Prototipagem e Planejamento

• Detalhamento das etapas do processo de trabalho proposto, com mapeamento do fluxo do processo.
• Identificação do uso de sistemas de informação e definição das ações necessárias para viabilizar a solução.

Etapas de Desenvolvimento 

Alinhamento com os ODS

• ODS 8 - Trabalho Decente e Crescimento Econômico: Melhoria das condições de trabalho, eliminando tarefas repetitivas e aumentando a produtividade.
• ODS 9 - Indústria, Inovação e Infraestrutura: Aplicação de soluções tecnológicas inovadoras para modernizar processos internos.

Entregas 

As entregas previstas no projeto incluem: 

• Fluxo de trabalho documentado e mapeado.
• Robô integrado ao PJe para registro automático de documentos.
• Normativo atualizado para reduzir a entrada de documentos físicos e incentivar soluções digitais.
• Manual de procedimentos atualizado para orientar servidores e usuários.

Benefícios esperados

• Reduzir custos orçamentários e operacionais através do uso de solução existente evitando novos investimentos e eliminando a necessidade de aquisição de impressoras de protocolo;
• Aumentar a segurança e eficiência do processo, reduzindo o risco de erros e perda de documentos;
• Padronizar o processo de trabalho estabelecendo forma única de envio dos documentos para as unidades administrativas e judiciárias;
• Otimizar o trabalho das unidades judiciárias ao automatizar o processo de carga de documentos no PJe.
• Atualização de normativos para direcionar os usuários a soluções eletrônicas.

• E-mail do laboratório: liods-trt5@trt5.jus.br