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IntegraDocs-Protocolo de Documentos Físicos

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O projeto IntegraDocs-Protocolo de Documentos Físicos é uma iniciativa do Tribunal Regional do Trabalho da 5ª Região (TRT5) destinada a modernizar e padronizar o sistema de protocolo para documentos físicos ainda recebidos pelo TRT5, superando limitações impostas por equipamentos obsoletos e fluxos de trabalho ineficientes. A solução proposta inclui a utilização do Sistema Proad para registro e rastreabilidade, a construção de um robô para integração automática com o PJe e a atualização de normativos para reduzir a entrada de documentos físicos e incentivar os usuários a migrarem para meios eletrônicos.

Justificativa

Embora o TRT5 tenha avançado na digitalização e no uso de sistemas eletrônicos, ainda existe um volume significativo de documentos físicos recebidos, que resulta em riscos, como perda de documentos importantes, fluxos de trabalho ineficientes e dificuldades tecnológicas devido à dependência de equipamentos obsoletos. Para atender às demandas institucionais e normativas, é essencial modernizar o protocolo, reduzir a entrada de documentos físicos e direcionar os usuários para soluções digitais, alinhando-se às metas de modernização e sustentabilidade.

Objetivo

 Automatizar, modernizar e padronizar o sistema de protocolo de documentos físicos ainda recebidos pelo TRT5, promovendo a transição para um modelo eletrônico, com maior segurança, eficiência e rastreabilidade.

Metodologia

A oficina seguiu a abordagem de Design Thinking e foi estruturada em três etapas distribuídas ao longo de três dias. Ferramentas visuais, como canvas, foram utilizadas para organizar ideias e engajar os participantes, garantindo um processo colaborativo e eficiente.

Primeiro Dia – Empatia e Definição do Problema

• Uso do canvas “Persona” para identificar características, necessidades e dificuldades dos usuários finais do protocolo.
• Aplicação do canvas “Dor” para mapear as partes envolvidas, impactos das dificuldades e pontos críticos do processo, permitindo uma visão clara do problema.

Segundo Dia – Ideação

• Uso do canvas “Solução” para organizar, priorizar e avaliar ideias viáveis e alinhadas ao contexto identificado.

Terceiro Dia – Prototipagem e Planejamento

• Detalhamento das etapas do processo de trabalho proposto, com mapeamento do fluxo do processo.
• Identificação do uso de sistemas de informação e definição das ações necessárias para viabilizar a solução.

Participantes:

• Aldemaro Sena Gomes Júnior - Liods-TRT5
• André Luis Nunes Muniz - Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicações (Setic)
• Carlos Sandro de Costa Souza - Setic
• Claudia Cristina Ferreira Jorge- Coordenadoria de Programas Institucionais (CPI)
• Claudio Rocha Leal - Coordenadoria de Atendimento ao Pùblica (Capub)
• Gabriel da Silveira Silva Friederick - Secretaria de Organização e Métodos/ Vara de Candeias
• Juliana Ferreira Campos - Secretaria de Coordenação Judiciária de 1ª Instância (SCJ1)
• Luci Maria dos Santos - CPI
• Marcelo Pacheco de Cerqueira - 23ª Vara do Trabalho (Comissão de diretores de Vara do Trabalho)
• Mateus Santos Marinho - Setic
• Monica Cristina  Ramos Bastos - CPI
• Nilma Carla Cunha Nogueira - Capub
• Silene Bahia Caldas -Coordenadoria de Gestão Documental e Memória

Etapas de Desenvolvimento 

Alinhamento Estratégico:

• Planejamento Estratégico Institucional
  • Objetivo Estratégico: Promover a integridade e a transparência em relação aos atos de gestão praticados.
• Objetivos do Desenvolvimento Sustentável (ODS):
  
  • ODS 8 - Trabalho Decente e Crescimento Econômico: Melhoria das condições de trabalho, eliminando tarefas repetitivas e aumentando a produtividade.
  • ODS 9 - Indústria, Inovação e Infraestrutura: Aplicação de soluções tecnológicas inovadoras para modernizar processos internos.

Entregas: 

As entregas previstas no projeto incluem: 

• Fluxo de trabalho documentado e mapeado.
• Robô integrado ao PJe(Sistema de Processo Eletrônico da JT) para registro automático de documentos.
• Normativo atualizado para reduzir a entrada de documentos físicos e incentivar soluções digitais.
• Manual de procedimentos atualizado para orientar servidores e usuários.

Resultados esperados:

• Reduzir custos orçamentários e operacionais através do uso de solução existente evitando novos investimentos e eliminando a necessidade de aquisição de impressoras de protocolo;
• Aumentar a segurança e eficiência do processo, reduzindo o risco de erros e perda de documentos;
• Padronizar o processo de trabalho estabelecendo forma única de envio dos documentos para as unidades administrativas e judiciárias;
• Otimizar o trabalho das unidades judiciárias ao automatizar o processo de carga de documentos no PJe.
• Atualização de normativos para direcionar os usuários a soluções eletrônicas.

Lições Aprendidas:

a) Participação dos envolvidos no processo

Na fase final do projeto, após a conclusão de diversas etapas, constatamos  a importâncial da participação de todos os envolvidos no processo. A contribuição e a riqueza de detalhes foram cruciais, e cada participante desempenhou um papel relevante e essencial para o sucesso da iniciativa.

b) Nomenclatura dos projetos

Durante a concepção do projeto, foi atribuído um nome que já era utilizado por outro órgão público, o que gerou risco de confusão institucional e dificuldades na diferenciação e comunicação da iniciativa. Houve a necessidade de redefinnir/comlementar o nome e revisar materiais de divulgação. Por conta disso, doravante, antes de nomear projetos, ações ou programas, iremos realizar pesquisa prévia em bases públicas (como sites de tribunais, órgãos federais, CNJ, etc.) para verificar a existência de nomes similares ou idênticos já utilizados por outras instituições. 

• E-mail do laboratório: liods-trt5@trt5.jus.br