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Rumo ao 2 de Julho

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O Projeto Rumo ao 2 de Julho é uma iniciativa estratégica do Tribunal Regional do Trabalho da 5ª Região (TRT5) que visa promover uma comunicação eficiente e participativa sobre a mudança para a nova sede do TRT5, incentivando o engajamento dos servidores, a integração das equipes e a adaptação ao novo ambiente, de maneira a contribuir para a continuidade das atividades institucionais.

A iniciativa foi concebida a partir de uma oficina de inovação, promovida pelo Laboratório de Inovação, Inteligência e Objetivos do Desenvolvimento Sustentável do TRT5 (Liods-TRT5) que permitiu identificar e propor soluções para os principais desafios relacionados à mudança.

Justificativa

A mudança para a nova sede do Tribunal Regional do Trabalho da 5ª Região (TRT5), no Complexo 2 de Julho, busca centralizar as atividades do Tribunal em um único local após 20 anos, promovendo eficiência administrativa, redução de custos e maior integração entre magistrados, servidores e o público. A estimativa é que a unificação elimine gastos com aluguéis, transporte e manutenção de estruturas dispersas, gerando uma economia expressiva para o tribunal.

Além dos benefícios administrativos e financeiros, a mudança traz desafios que vão além da reorganização física das unidades.  A adaptação de magistrados, servidores, colaboradores e usuários ao novo ambiente, a garantia da continuidade das atividades institucionais e a necessidade de uma comunicação eficiente em todas as etapas são aspectos que demandam planejamento e ações coordenadas.

O projeto Rumo ao 2 de Julho foi concebido para atender a essas necessidades, com foco em uma comunicação clara, acessível e participativa. A iniciativa busca engajar servidores e colaboradores, promovendo um sentimento de pertencimento e colaboração, contribuindo para minimizar possíveis impactos da transição.

Ao priorizar o bem-estar das equipes e o envolvimento ativo de todos os participantes, o projeto reforça o compromisso do TRT5 com a modernização, a valorização das pessoas e a excelência no atendimento à sociedade. 

Objetivo

Promover uma comunicação eficiente e participativa sobre a mudança para a nova sede do TRT5, incentivando o engajamento dos servidores, a integração das equipes e a adaptação ao novo ambiente, de maneira a contribuir para a continuidade das atividades institucionais.

Metodologia

Para a concepção do projeto, foram adotadas abordagens modernas e centradas no usuário, como o Design Thinking e a Resolução Criativa de Desafios, que permitiram identificar, analisar e propor soluções para os principais desafios relacionados à mudança para a nova sede.

A Resolução Criativa de Desafios  é uma abordagem inovadora que promove o pensamento criativo e colaborativo por meio do método do "duplo diamante". Essa metodologia integra o brainstorming e os pensamentos divergente e convergente em um processo estruturado.

• Divergência: inicialmente, os participantes foram estimulados a registrar os principais problemas ou itens de atenção relacionados à mudança para a nova sede, aplicando o modelo de pensamento divergente para explorar amplamente as questões.

• Convergência: em seguida, foi utilizado o pensamento convergente, agrupando as ideias em categorias por similaridade, permitindo a formação de categorias temáticas e a construção de um entendimento coletivo sobre os principais desafios.

Como resultado, três áreas temáticas prioritárias foram definidas:

• Adaptação e bem-estar das pessoas
• Comunicação e engajamento
• Logística e continuidade das operações

Os participantes foram organizados em grupos de trabalho para aprofundar e atuar sobre cada uma dessas frentes.

A partir do agrupamento temático, foi aplicada a metodologia Design Thinking, que guiou os grupos por cinco fases estruturadas:

• Empatia:

Utilização de canvas para construção de personas e mapeamento das percepções, sentimentos e necessidades dos usuários impactados pela mudança.

• Imersão:

Aplicação do Mapa de Diagnóstico da Mudança (Parte 1 – Perceber o Problema e Parte 2 – Decompor o Problema), permitindo uma análise aprofundada dos desafios, identificação de atores envolvidos, seus objetivos e os obstáculos enfrentados.

• Ideação:

Geração e categorização de ideias com base nos problemas levantados, priorizando soluções viáveis técnica e orçamentariamente, utilizando canvas estruturado com elementos como proposta de valor, recursos-chave, canais, restrições e próximos passos.

• Prototipagem:

Desenvolvimento de modelos representativos das soluções (protótipos), incluindo simulações visuais, fluxos operacionais e apresentações criativas.

• Teste(validação):

A validação das soluções ocorreu por meio de uma estratégia de validação cruzada entre grupos. Cada grupo apresentou sua proposta a dois representantes de outros grupos temáticos, garantindo uma análise externa e colaborativa das ideias. Essa dinâmica permitiu que as soluções fossem testadas sob novas perspectivas, ampliando o senso crítico, refinando os protótipos e fortalecendo a viabilidade das propostas apresentadas.

Para facilitar a colaboração e a organização das ideias, foram utilizados recursos visuais, como: quadros de planejamento visual (Canvas),  para apoio à criação de personas, diagnóstico, ideação e planejamento;  post-its,, quadros e murais colaborativos para organização das ideias de forma prática e acessível;  atividades em grupo conduzidas com dinâmicas presenciais e facilitadores para estimular o engajamento ativo.

Esses recursos ajudaram os grupos a estruturar informações, categorizar problemas e propor soluções de forma visual e intuitiva.

Como resultado, os grupos desenvolveram soluções  viáveis, específicas para cada área temática, contribuindo para uma transição eficiente, colaborativa e centrada nas pessoas.

Participantes:

• Adriana Araujo Ramos
• Adriana Manta da Silva
• Aldemaro Sena Gomes Junior
• Amauri da Costa Bastos
• Ana Gabriela Borges de Barros
• André Luis Nunes Muniz
• Antonio Carlos Mata
• Claudia Cristina Ferreira Jorge
• Diego Pugliesi
• Fábio Cardoso Araripe
• Firmo Ferreira Leal Neto
• Gilmara Rodrigues Santos
• Luana Lima Caires de Sousa
• Luci Maria dos Santos
• Luciana Maria Machado de Mendonça Pinto Aguiar
• Lucinda Maria Sapucaia da Silva
• Marcelo Edington de Magalhães
• Marcelo Pacheco de Cerqueira
• Mônica Cristina Ramos Bastos
• Nilma Carla Cunha Nogueira
• Patricia Vital Lacerda
• Raphael Souza de Oliveira
• Sandro Micucci Santos
• Simone Dulce Fontes da Fonseca
• Tarcísio José Filgueiras dos Reis
• Tathiana da Conceição Simões
  

Etapas de Desenvolvimento e Cronograma

Entregas (Resultados Esperados)

 As entregas previstas no projeto incluem:

• Hotsite Centralizado www.trt5.jus.br/novasede
• Materiais de Comunicação: https://www.trt5.jus.br/noticias/mudanca-para-nova-sede-altera-funcionamento-forum-comercio-partir-55https://www.trt5.jus.br/noticias/trt-ba-anuncia-mudanca-1o-grau-para-nova-sede-paralela-partir-306https://www.trt5.jus.br/noticias/trt-ba-lanca-site-para-apresentar-sua-nova-sede
• Visitas à Nova Sede

          https://liods.trt5.jus.br/liods/_noticias/171362

          https://liods.trt5.jus.br/liods/_noticias/170503 

• Rede de Comunicação - criado grupo no Google Chat
• Rede de Apoio
• Eventos de Integração
• Reuniões e Oficinashttps://novasede.trt5.jus.br/noticias/presidente-discute-mudanca-para-nova-sede-com-representantes-area-judiciaria
• Mobilização de Voluntários
• Implementação do serviço na nova sede para orientar visitantes e servidores.

 Lições Aprendidas

A principal lição aprendida com o projeto Rumo ao 2 de Julho foi a constatação de que a ausência ou a demora na comunicação oficial abre espaço para a propagação da chamada "rádio corredor" – informações informais e, muitas vezes, distorcidas, que geram insegurança, resistência e ruídos no processo de mudança.

A experiência reforça que, em processos de transição organizacional, comunicar bem não é apenas informar: é cuidar das pessoas, prevenir resistências e promover confiança.

• E-mail do laboratório: liods-trt5@trt5.jus.br