Protótipo: METODOLOGIA ESTRUTURADA ORIENTADA À MELHORIA DE PROCESSOS
Evidência de processo de empatia: Survey
PROTÓTIPO
FRAMEWORK DE MELHORIA CONTÍNUA
METODOLOGIA ESTRUTURADA PARA MELHORIA DE PROCESSOS DE ENTREGA
Apresentação
Metodologia híbrida, desenvolvida no formato de checklist, integrando as ferramentas e metodologias Survey, Hackdays, Entrega Baseada em Resultados/Entrega Incremental e PDCA. Este framework foi idealizado para viabilizar o planejamento, execução, monitoramento e gestão de entregas em diversos processos, incluindo no planejamento das Eleições.
A este respeito, frisa-se que o desenvolvimento da solução seguiu concomitantemente com o Planejamento Integrado das Eleições 2024, o que possibilitou produzir e testar os resultados da integração das ferramentas e metodologias aplicáveis, de forma direta, em uma abordagem em que as equipes podem testar, iterar e ajustar rapidamente, acelerando o tempo de implementação, resultando em um novo framework de forma simultânea ao Planejamento das Eleições.
Segue o primeiro protótipo estruturado no formato de lista de checagem:
1. Fase de levantamento prévio de dados de estratégicos (problemas sob a ótica da Gestão)
Definição de Objetivos:
- Reunir-se com a gestão para definição da demanda. (ou verificar a demanda registrada em processo administrativo).
- Estabelecer objetivos específicos para o processo em nível de gestão.
- Definir o escopo das entregas e atividades envolvidas.
2. Fase de coleta de dados operacionais (problemas sob a ótica da Execução)
Planejamento:
- Elaborar questionário estruturado para coleta de informações em nível operacional.
- Definir plataforma eletrônica para distribuição do questionário.
Execução:
- Distribuir questionário aos envolvidos no processo.
- Coletar e compilar dados de forma organizada.
Análise de Dados:
- Realizar análise estatística e qualitativa dos resultados obtidos na pesquisa.
3. Fase de reuniões transversais (avaliação-problema-solução)
Planejamento:
- Convidar todos os colaboradores da organização para a avaliação do projeto paradigma.
- Estabelecer parâmetros tangíveis para o evento avaliativo.
Execução:
- Agendar evento com antecedência razoável que permita a participação de parte substancial dos envolvidos.
- Realizar evento dentro de período definido (ex.: 1-2 dias).
- Utilizar técnicas de brainstorming e prototipagem rápida para gerar ideias e soluções.
Resultado:
- Documentar resultados e ideias geradas durante o evento.
- Selecionar soluções mais viáveis para implementação.
4. Fase entrega baseada em resultados ou entrega incremental
Definição de Marcos (Milestones):
- Dividir projeto em entregas incrementais baseadas em resultados específicos.
Planejamento de Ciclos de Entrega:
- Estabelecer cronogramas para cada marco de entrega.
- Determinar métricas de sucesso para cada entrega.
Execução e Acompanhamento:
- Implementar soluções ou melhorias identificadas nos Hackdays.
- Monitorar progresso e realizar ajustes, conforme necessário, durante ciclos de entrega.
5. Verificação de oportunidades de melhoria
Planejamento:
- Identificar, no processo, as áreas específicas para aplicação do ciclo PDCA.
Implementação:
- Executar melhorias planejadas com base em resultados dos marcos de entrega.
Verificação:
- Avaliar resultados das implementações e comparar com metas estabelecidas.
Ação:
- Implementar ajustes e melhorias com base em resultados da verificação.
6. Integração e ajustes contínuos
Revisão Regular:
- Agendar revisões regulares para avaliar progresso do projeto e eficácia da metodologia aplicada.
Feedback e Melhoria Contínua:
- Incorporar feedback contínuo de partes interessadas e ajustar framework conforme necessário para melhorar desempenho e eficiência dos processos.
APÊNDICE AO PROTÓTIPO
Benefícios da Metodologia Estruturada em formato de checklist
Estrutura Clara e Organizada: Fornecer um guia passo a passo para gerenciar diferentes processos de forma sistemática.
Integração de Metodologias Diversas: Incorporar várias ferramentas e abordagens para promover criatividade, inovação e eficiência.
Facilidade de Uso: Ser acessível para equipe com diferentes níveis de experiência em gerenciamento de projetos.
Replicabilidade: A mesma metodologia pode ser replicada em diferentes processos e em diferentes instituições.
Esta Metodologia Estruturada, no formato de checklist, oferece uma estrutura flexível e adaptável para gerenciar diversos processos, incluindo o planejamento, execução, monitoramento e gestão de entregas. Ela permite a aplicação integrada de outras metodologias para alcançar resultados significativos e sustentáveis ao longo do tempo.
Metodologia inédita
Para destacar o ineditismo da metodologia proposta, é importante salientar alguns pontos específicos que a tornam única e diferenciada:
Integração de Metodologias Diversas: A metodologia proposta combina diferentes abordagens e ferramentas como Survey, Hackdays, Entrega Baseada em Resultados/Entrega Incremental e PDCA. Poucos frameworks conseguem integrar tão profundamente essas metodologias variadas em um processo contínuo e estruturado.
Adaptação Flexível: A metodologia é projetada para ser flexível e adaptável a diferentes contextos e tipos de projetos e instituições. Ela não apenas oferece um roteiro claro de passos a seguir (no formato de checklist), mas também permite ajustes conforme as necessidades específicas de cada processo ou organização.
Foco em Melhoria Contínua: O aspecto central da metodologia é a melhoria contínua, através da aplicação iterativa do PDCA e da incorporação de feedback contínuo, somente possível com um processo de monitoramento robusto. Isso não apenas facilita a resolução de problemas e a otimização de processos, mas também promove um ambiente de aprendizado organizacional constante.
Aplicação Específica ao Planejamento Eleitoral: Embora seja uma metodologia geral para gestão de processos e entregas, o foco específico no planejamento, execução, monitoramento e gestão das entregas do processo eleitoral traz uma aplicação prática e relevante. Isso a torna particularmente valiosa para contextos onde há demandas específicas e prazos definidos, como no ambiente eleitoral.
Facilidade de Implementação: A metodologia é estruturada de forma a ser facilmente compreendida e utilizada por equipes com diferentes níveis de experiência em gerenciamento de projetos. Isso aumenta sua acessibilidade e potencial para ser adotada efetivamente em diversas organizações e setores.
Assim, o ineditismo desta metodologia reside na sua capacidade de integrar metodologias diversas de forma híbrida e flexível, focando na melhoria contínua e adaptabilidade aos desafios específicos do planejamento eleitoral e outros processos organizacionais.
Em caso de anuência, o protótipo seguirá para a avaliação de implementação e análise de adequação de formato.
- E-mail do laboratório: labin@tre-to.jus.br