Oficina sobre padronização de mandados do Poder Judiciário do Rio Grande do Norte baseado em Direito Visual e linguagem simples (Oficina de Design Thinking)
Oficina sobre padronização de mandados do Poder Judiciário do Rio Grande do Norte baseado em Direito Visual e linguagem simples (Oficina de Design Thinking)
No último dia 23/10/2023, o PotiLab, em colaboração com a Comissão de Padronização de Documentos do PJRN, realizou oficina para a testagem de protótipos de mandados cíveis que foram elaborados pela referida comissão. Baseada na abordagem do Design Thinking, foram desenvolvidas estações com objetivos específicos, envolvendo magistrados, servidores, oficiais de justiça e a sociedade civil (cidadãos que não conhecem o mundo jurídico).
1. Objetivos da oficina
- Objetivo geral: a partir da abordagem do design thinking, testar e experimentar modelos de mandados que serão utilizados pelas unidades judiciais de competência cível no PJe
- Objetivos específicos: a) simular o cumprimento dos mandados cíveis para avaliar se os modelos facilitam ou dificultam a atividade do oficial de justiça; b) revisar a linguagem dos mandados para verificar se as palavras, termos e elementos gráficos são facilmente compreensíveis; c) operar com os modelos de mandados no PJe; d) analisar se os modelos de mandados atendem os requisitos legais.
2. Situação-problema
Apesar de comporem uma mesma instituição, as unidades judiciais do Poder Judiciário produzem documentos que não possuem uma padronização e que, por vezes, não são compreendidos pela população. Não é incomum uma instituição duvidar da validade de um documento judicial ou um cidadão deixar de entender o que o Judiciário comunica a ele. Assim, a uniformização dos documentos oficiais do PJRN, além de favorecer a padronização, poderá: a) gerar maior segurança jurídica perante órgãos, empresas ou instituições; b) facilitará a compreensão dos documentos judiciais pela sociedade civil; c) aumentará a eficiência na confecção e execução dos mandados pelo corpo de servidores do PJRN.
3. Identificação dos participantes (público-alvo)
Para participar da oficina Foram identificados servidores, magistrados e cidadãos envolvidos na execução e cumprimento dos mandados. Um dos critérios adotados foi incluir pessoas com diferentes níveis de experiência e conhecimento sobre o assunto para garantir pluralidade e diversidade.
- Sociedade civil: 08 (oito) pessoas
- Oficiais de justiça: 06 (seis) pessoas
- Servidores: 06 (seis) servidores
- Magistrados: 06 (seis) magistrados
- Suporte do PJe: 02 (dois) técnicos
- Total (mínimo): 28 (vinte e oito) pessoas
4. Preparação do material e recursos
Todo o ambiente do laboratório de inovação foi organizado para acomodar os participantes em quatros estações de trabalho que funcionaram simultaneamente. Serviram de material de apoio para a oficina, incluindo amostras de mandados atualmente utilizados, os 17 modelos propostos e instrumentos para registrar as avaliações, sugestões e entrevistas.
5. Programação da Oficina
Introdução (20min)
A oficina iniciou com a apresentação do contexto e a importância da padronização dos mandados. Explicou-se como a padronização pode melhorar a eficiência, a qualidade e a comunicação entre os envolvidos no processo judicial.
Atividades simultâneas (08:50 – 10:00 / coffee break de 10min / 10:10 – 11:30)
Os participantes se dividiram em quatro estações que receberam os nomes "O Teatro da Vida Real", "É comigo?", "A fábrica" e "Time de Legal Ops". Foram validados aspectos como a adequação dos mandados para a atividade do OJ, a linguagem simples, a elaboração dos mandados no PJe, a legalidade e os elementos visuais. A seguir a descrição das atividades realizadas em cada estação de trabalho.
“Teatro da vida real”
Atividade: encenar a execução de mandados que exigem a ação dos oficiais de justiças. A encenação deverá ser avaliada por jurados que farão entrevista a partir de formulário dirigido.
Participantes: 06 OJs; 02 (dois) magistrados; 03 (três) da sociedade civil.
Visão do OJ
- Como você se sentiu ao cumprir o mandado?
- Você conseguiu compreender facilmente o objetivo do mandado?
- O mandado possuía todas as informações necessárias para comunicar e explicar ao destinatário?
- Você tomou mais tempo para cumprir o mandado do que tomaria se tivesse utilizado outro modelo?
- O que lhe chamou mais atenção no mandado?
- Você alteraria algum ponto do mandado?
Visão do cidadão
- Como você se sentiu?
- Você compreendeu qual o objetivo do mandado?
- Todas as informações que desejaria receber lhe foram passadas pelo OJ?
- As informações que considera úteis estavam no mandado?
- Teve alguma palavra ou expressão que você não compreendeu?
- O que você alteraria no mandado ou na abordagem?
Mesa do “É comigo?”
Atividade: quatro pessoas da sociedade civil deverão ler os modelos de mandados. A leitura deverá ser realizada individualmente. Cada uma das pessoas deverá anotar na mesa de vidro as palavras/termos, cujo significado não conhecia. Após a leitura individual, todos os participantes deverão compartilhar as suas observações. Nesse momento, as pessoas envolvidas poderão colaborar para tentar esclarecer o significado das palavras difíceis. Igualmente, os participantes poderão sugerir palavras mais fáceis de compreender. Os observadores deverão acompanhar a atividade e anotar/registrar as palavras e termos difíceis.
Participantes: 05 (cinco) da sociedade civil; 01 (um) magistrado
“A fábrica”
Atividade: os servidores deverão utilizar o PJe em ambiente de treinamento para tentar elaborar expedientes a partir dos modelos. Em sua atividade, os servidores deverão: a) avaliar a facilidade de elaborar os documentos; b) identificar se há variáveis que poderiam ser utilizadas para facilitar o preenchimento automático dos mandados; c) sugerir modificação nos mandados e no fluxo de preparação. Os técnicos do PJe deverão acompanhar a atividade para: a) oferecer suporte sobre a correta utilização do PJe; b) analisar a viabilidade técnica das sugestões indicadas. Os facilitadores deverão registrar as observações feitas, especialmente as correções e melhorias que poderão ser realizadas nos modelos de mandados.
Participantes: 04 (quatro) servidores; 02 (dois) técnicos
Time do “Legal Ops”
Atividade: os participantes deverão analisar os modelos e comparar com os mandados que atualmente utilizam. Deverão identificar as diferenças e verificar se os modelos propostos cumprem os requisitos legais. Poderão também avaliar os modelos sob o ponto de vista operacional (os mandados são mais fáceis de cumprir?) e visual (os mandados são inteligíveis?). As observações deverão ser registradas e apresentadas aos facilitadores do grupo.
Participantes: 02 (dois) OJs; 02 (dois) servidores; 03 (três) magistrados
6. Fechamento (11:30 – 12:00)
Todos os instrumentos e registros deverão ser coletados pelos facilitadores que se incumbirão de organizá-los, podendo planilhar os registros ou construir mapas de calor.
7. Iteração do processo de Design Thinking
Com os testes proporcionados pela oficina, deverá ser agendada reunião com o Grupo de Trabalho de Padronização dos Documentos para apresentar os resultados, permitindo que a equipe possa, se necessário, redefinir, idealizar e prototipar os modelos de mandados, buscando, de forma colaborativa, a melhoria dos documentos que serão implementados e entregues às unidades judiciais. É preciso recordar que a abordagem de design thinking tem por característica ser iterativo, o que significa dizer que suas etapas não são estanques e linearmente progressivas. Sempre será possível voltar a algum passo (definição do problema, ideação ou prototipagem), buscando colaborativamente a melhoria do processo em momento de divergência e convergência (“duplo diamante”).
Figura 1 - Participantes durantes as atividades da Oficina.
- E-mail do laboratório: potilab@tjrn.jus.br