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Imersão em Design Thinking promove revisão de estratégias no InovaJusMT

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Em resposta aos desafios enfrentados pelo Laboratório de Inovação do Tribunal de Justiça de Mato Grosso (InovaJusMT), uma imersão em Design Thinking foi realizada em busca de soluções criativas e eficazes para fomentar a cultura de inovação no Poder Judiciário do Estado. A atividade ocorreu no dia 28 de junho de 2024, reunindo servidores de alguns órgãos públicos no InovaJusMT, em Cuiabá-MT.

Contexto e Desafios

Em janeiro de 2024, o InovaJusMT definiu a promoção da cultura de inovação como uma prioridade para o ano. No entanto, restrições orçamentárias inviabilizaram a realização de capacitações planejadas para servidores, importantes para a formação de laboratoristas e a continuidade de projetos inovadores. Além disso, o excesso de ideias anteriormente apresentadas e a falta de definição clara do escopo do laboratório estavam prejudicando o progresso.

Diante desse cenário, o laboratório reuniu sete servidores públicos que fazem parte da Rede InovaGovMT para organizar uma imersão em Design Thinking, sendo que todos possuem experiência em laboratórios de inovação. Entre eles estavam representantes da SEPLAG-MT e do próprio TJMT.

A Imersão

Inicialmente, um Mapa de Empatia foi rodado para identificar as principais dores e desejos dos servidores do laboratório. Os participantes reconheceram que, apesar de o InovaJusMT ter entregado vários produtos de inovação no último ano (13 projetos concluídos), a falta de um escopo definido e o excesso de burocracia estavam limitando seu impacto.

Os desejos identificados incluíam a redução do esforço necessário para alcançar um maior impacto e a transformação do laboratório em um verdadeiro centro de soluções públicas. Em seguida, o grupo trabalhou com o Project Model Canvas para redefinir a identidade, diretrizes e objetivos do InovaJusMT, buscando uma atuação mais estratégica e direcionada.

Resultados e Propostas

O grupo concluiu que era necessário revisar a normativa que regulamenta o InovaJusMT, atualmente definida pela Portaria TJMT/Pres. n. 274/2022. A proposta inclui a revogação da Portaria para evitar a sobreposição de competências entre o Laboratório de Inovação e o Núcleo de Sustentabilidade, além de especificar claramente o escopo de atuação do laboratório.

A proposta de solução envolve definir o escopo do laboratório, que deve focar na melhoria dos processos de trabalho, análise e proposição de novas tecnologias, e fomentar a cultura da inovação por meio de capacitações e comunicação. Além disso, foi estabelecido um "não escopo" para evitar que o laboratório receba demandas fora de sua competência, como o desenvolvimento de sistemas e a revisão de normas de recursos humanos.

O presente projeto iniciou-se em 11/06/2024 e está em andamento no CIA 0042400-12.2024.8.11.0000, cujo relatório segue abaixo:

RELATÓRIO DA IMERSÃO EM DESIGN THINKING

1. Problema

No início de 2024, dentre as iniciativas em andamento no Laboratório de Inovação – InovaJusMT, a equipe destacou a proposta de “fomentar a cultura da inovação” como projeto prioritário, devendo ser executado e concluído até o final do ano.

Assim, surgiram várias ideias para a questão, desde a capacitação de servidores e a formação de laboratoristas, até a revisão do formulário para remessa de sugestões no portal do TJMT, bem como a veiculação de campanha publicitária.

Ocorre que, por restrições orçamentárias, não foi possível contratar a capacitação dos servidores e, consequentemente, a formação dos laboratoristas não foi realizada. Além disso, a simples revisão do formulário de sugestões não traria o resultado esperado, pois a tempestade de ideias ocasionada pela Jornada da Inovação (2022) prejudicou os trabalhos do laboratório, pois há 23 projetos em andamento. Igualmente, as atividades do laboratório recebem ampla cobertura pela comunicação institucional e uma campanha publicitária, isoladamente, não seria capaz de fomentar a inovação no TJMT.

Assim, o InovaJusMT solicitou apoio à Rede InovaGovMT, da qual o TJMT faz parte, para realizar uma imersão em Design Thinking, com o objetivo de buscar ideias e soluções para fomentar a cultura da inovação no Poder Judiciário do Estado de Mato Grosso.

2. Plano de ação: Design Thinking

A imersão em Design Thinking foi realizada no Laboratório de Inovação InovaJusMT, no dia 28/6/2024, das 14h às 18h. Participaram 7 servidores de diversos órgãos públicos, todos com experiência em laboratórios de inovação, quais sejam:

• Alessandra Goncalves de Oliveira – Sistema Central de Inovação em Práticas Públicas – Sinova da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão - SEPLAG-MT
• Angélica de Andrade Monteiro Costa – Sistema Central de Inovação em Práticas Públicas – Sinova da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão - SEPLAG-MT
• Eduarda Perdigão Coura – Assessora Des. Luiz Octávio Oliveira Saboia Ribeiro - TJMT
• Janaína dos Santos Taques – Laboratório de Inovação do TJMT – InovaJusMT
• Josiane Regina Dalmagro – Laboratório de Inovação do TJMT – InovaJusMT
• Nestor José Comachio Junior – Laboratório de Inovação do TJMT – InovaJusMT
• Pablo Marquesi – Laboratório de Inovação do TJMT – InovaJusMT

3. Oficina de Desing Thinking

TEMA: Fomentar a cultura da inovação no Poder Judiciário do Estado de Mato Grosso.

A oficina ocorreu da seguinte forma e duração:

1) Rodar mapa de empatia: 1h30min.

2) Pitch para apresentação dos problemas: 15min.

3) Rodar Canva Project Model: 1h30min.

4) Pitch para apresentação das soluções em respostas aos problemas: 15min.

5) Encerramento.

3.1 Mapa de Empatia

Ao rodar o mapa de empatia, o grupo identificou que a persona corresponde aos servidores do laboratório, pois o fomento da cultura de inovação é atividade do InovaJusMT. Assim, o ponto de vista dos usuários do sistema de justiça (público externo) e magistrados/servidores (público interno) não contribuiria para a solução do problema e, portanto, essa análise foi desconsiderada. Deve-se ressaltar que esses posicionamentos foram debatidos e a equipe concluiu que o problema é interno (do laboratório) e não externo.

Desse modo, após avaliar as atividades do laboratório, constatou-se que houve estímulo à inovação em determinados momentos, mas a falta de laboratoristas e o excesso de projetos, somados às inúmeras ideias inviáveis, prejudicou a continuidade das iniciativas de fomento.

Apesar de entregar diversos produtos de inovação no último ano e promover a integração entre os departamentos do tribunal, as atividades do laboratório consistem, principalmente, em executar os projetos da alta administração do TJMT, tendo atendido poucas demandas originadas dos servidores.

Resultado do mapa de empatia:

Dores – Ausência de definição do escopo e não escopo do laboratório, desconhecimento da unidade de inovação pelo público alvo, canal de comunicação inadequado, falta de divulgação dos projetos e produtos concluídos, excesso de burocracia e ausência de métodos ágeis.

Desejos – Menos esforço e maior impacto, tornar-se o setor de soluções públicas.

3.2 Canvas

Ao rodar o Canva Project Model, o grupo propôs substituir o painel por um adequado à abordagem estratégica do laboratório de inovação, analisando identidade, diretrizes, escopo de atuação e objetivos, seguindo o resultado do Mapa de Empatia.

Para tanto, adotou-se o seguinte modelo, obtido na caixa de ferramentas criada pela rede Conexão Inovação Pública (versão 4.0):

Assim, ante a substituição do painel, o Canvas foi elaborado manualmente para aprimorar o Laboratório de Inovação InovaJusMT, cuja estrutura foi criada há um ano aproximadamente. O grupo identificou o escopo e não escopo de atuação do laboratório, bem como o relacionamento com outros setores e as diretrizes para se atingir os objetivos:

Dessa análise, verificou-se que o InovaJusMT tem por meta entregar 10 produtos de inovação por ano, além de fomentar a cultura de inovação com ações de publicidade, capacitações e eventos. Contudo, a falta de definição do escopo de atuação do laboratório prejudica as atividades, uma vez que a unidade recebe demandas que não são de sua competência, além de a tempestade de ideias surtir efeito contrário, pois, em sua grande maioria, as sugestões não tratam de inovação. Assim, as atividades do laboratório correspondem, principalmente, em atender às demandas da alta administração, na qual há inúmeros projetos represados.

Assim, a proposta de solução consiste na revisão da normativa que regulamenta o InovaJusMT.

Para isso, a Portaria TJMT/Pres. n. 274/2022, que unificou o Núcleo de Inovação e o Laboratório de Inovação, deve ser revogada, pois trata a finalidade e competências de forma genérica, sem especificação, inclusive sobrepondo-se às competências do Núcleo de Sustentabilidade.

O escopo de atuação deve ser claro e específico, consistindo em:

• Melhoria dos processos de trabalho, tanto da área fim (1º e 2º graus) quanto da área meio (administrativa);
• Analisar e propor o uso de novas tecnologias e/ou aprimoramento de sistemas, com a apresentação de protótipos ou MVP, bem como testar ferramentas disponíveis no mercado;
• Instituir critérios para análise das ideias apresentadas, bem como regras para colaboração e atuação dos laboratoristas;
• Fomentar a cultura da inovação por meio de capacitações e comunicação social.

Igualmente, o não escopo do Laboratório deve ser definido, qual seja:

• Não desenvolve sistemas (competência do DSA/CTI);
• Não simplifica documentos de outros setores (oferece capacitação por meio da Escola dos Servidores e/ou Esmagis);
• Não revisa normas de recursos humanos ou plano de carreiras (competência da CGP);
• Não executa as capacitações (competência da Escola dos Servidores e/ou Esmagis);
• Não executa todas as ideias apresentadas.

4. Relatório final das Soluções

O grupo de trabalho sugeriu a revisão da normativa que regulamenta o InovaJusMT, devendo a competência do laboratório ser definida de forma clara e objetiva.

A alteração proposta é relativamente simples, pois se trata de portaria da Presidência do TJMT, à qual o departamento está diretamente subordinado, nos termos do art. 9º da Lei n. 12.175/2023.

Essa revisão trará mais organização e ganho de produtividade ao Laboratório, inclusive retificando a sobreposição de atribuições do Núcleo de Sustentabilidade, além de conferir maior visibilidade às atividades do InovaJusMT.

Assim, por se tratar de um projeto que envolve alteração legislativa, a equipe do Laboratório de Inovação submete a análise da proposta à Juíza Coordenadora para apreciação.

Cuiabá-MT, 16 de julho de 2024.

Nestor José Comachio Junior

Gestor de Projetos de Inovação

Matrícula 20683

• E-mail do laboratório: inovacao@tjmt.jus.br