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METODOLOGIA ESTRUTURADA ORIENTADA À MELHORIA DE PROCESSOS

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METODOLOGIA ESTRUTURADA ORIENTADA À MELHORIA DE PROCESSOS

FRAMEWORK DE MELHORIA CONTÍNUA

Registrado no processo SEI TRE-TO nº 0009270-11.2024.6.27.8000

1. DADOS DO PROJETO

TÍTULO: METODOLOGIA ESTRUTURADA

TEMA: Metodologia Estruturada para melhoria de processos organizacionais, orientada ao Planejamento Integrado de Eleições 2024

RESPONSÁVEL TRE-TO: Juiz-Membro do TRE-TO, Alexsander Ogawa, Coordenador do Laboratório de Inovação do TRE-TO

GESTORES DO PROJETO: Laboratório de Inovação do TRE-TO / COSEL

UNIDADE RESPONSÁVEL: COSEL/STI/TRE-TO

PERÍODO DE REALIZAÇÃO: março/2023 a janeiro/2025

2. VISÃO GERAL DO PROJETO

A iniciativa visa modernizar e otimizar os processos de planejamento, entregas e gestão, por meio de metodologia estruturada (híbrida) ou de integração de um conjunto de ferramentas preexistentes e já conhecidas, com o objetivo de promover maior eficiência operacional e rápida adaptação a mudanças. Isto significa implementar práticas inovadoras para melhorar a coordenação entre equipes, aumentar a transparência e a rastreabilidade das entregas, e garantir revisões contínuas e ajustes imediatos, resultando em processos de trabalho dinâmicos e responsivos. A testagem da solução apresentada é direcionada ao Planejamento Integrado das Eleições 2024.

3. ALINHAMENTO ESTRATÉGICO

O projeto está alinhado à Estratégia Nacional do Poder Judiciário 2021-2026, com foco nos macrodesafios de aperfeiçoamento da gestão administrativa, governança judiciária e sustentabilidade. Também está em conformidade com o Planejamento Estratégico Institucional 2021-2026 do TRE-TO, especialmente nos objetivos que visam aperfeiçoar a gestão do processo eleitoral, os mecanismos de governança e de gestão de pessoas.

4. JUSTIFICATIVA

Esta iniciativa pretende identificar, organizar e otimizar as técnicas, ferramentas e filosofias utilizadas nos processos de planejamento, entregas, monitoramento e gestão, consolidando-as em um framework específico para melhoria de processos e de fomento à cultura de inovação que contribui significativamente a gestão de pessoas, aumenta o engajamento e a motivação das equipes, promove a sustentabilidade e assegura processos eleitorais claros e precisos. A metodologia apropriada permite uma alocação financeira mais eficaz, reduzindo desperdícios e otimizando recursos, e responde rapidamente a mudanças, garantindo estabilidade e precisão.

O planejamento das eleições é um processo de suma importância, e para que sua execução seja realizada com efetividade, garantindo a otimização de recursos humanos, financeiros, materiais e de tempo, nas eleições de 2024. Inovando, esse planejamento foi realizado com novas técnicas, nova abordagem, novas ferramentas e uma nova filosofia durante o processo de planejamento, dando origem a um framework específico, prototipado e refinado durante o processo de planejamento das eleições. 

5. OBJETIVOS

Integrar metodologias aplicáveis aos processos de trabalho e aplicar a solução nos processos de planejamento, entregas de monitoramento e de gestão e, com a mesma solução, melhorar a eficiência operacional e a gestão de pessoas, aumentar a transparência e promover a sustentabilidade e, ao final, verificar resultados com base nos indicadores do SGQ.

6. BENEFÍCIOS DO PROJETO À SOCIEDADE

Implementar a Metodologia Estruturada no planejamento das eleições promove maior transparência, eficiência e sustentabilidade, beneficiando eleitores e aumentando a confiança no processo eleitoral. 

A metodologia permite ajustes rápidos, garantindo um processo eleitoral célere e confiável, e contribui para um ambiente mais sustentável ao otimizar recursos e reduzir desperdícios, que resulta em entrega de serviços com maior qualidade ao cliente final. 

Além disso, pode ser utilizada em outros processos de planejamento, entrega e gestão e, ainda, pode ser replicada em outros TREs e outras instituições de outras esferas, ampliando seu impacto positivo.

7. OBJETIVOS DE DESENVOLVIMENTO SUSTENTÁVEL

ODS 17: Parcerias e meios de implementação - O projeto fortalece a implementação e revitaliza a parceria global para o desenvolvimento sustentável, promovendo processos mais eficientes, transparentes e inclusivos.

8. PRODUTOS

Consolidação do framework específico (em documento ou formato mais adequado);

Relatórios de requisitos das partes interessadas;

Planejamento Integrado das Eleições 2024;

Relatório avaliativo dos resultados.

9. DESENVOLVIMENTO

A abordagem Design Thinking foi usada para resolver o problema de fomentar a apresentação de soluções ou protótipos para planejar os processos e procedimentos de forma mais simples e centrada nas necessidades dos clientes diretos e indiretos. O desenvolvimento do projeto passou pelas seguintes etapas:

9.1. EMPATIA

A primeira etapa consistiu em ouvir a Gestão do TRE-TO, em 2023, sobre o interesse em inovar metodologicamente o planejamento, execução e gestão de entrega de produtos e serviços, validando a solução pelo Planejamento Integrado das Eleições 2024.

Em seguida, foram identificadas as necessidades, expectativas e obstáculos dos servidores das Zonas Eleitorais e da Secretaria, utilizando reuniões transversais e a metodologia Survey (questionários eletrônicos) para captar impressões sobre dificuldades em processos anteriores.

Nessas reuniões, uma dinâmica similar a Hackathons ou Design Sprints foi usada para estimular a inovação e a criatividade dos participantes. A interação de diferentes perfis de usuários ajudou a compreender suas necessidades específicas, orientando o desenvolvimento de soluções mais eficazes.

9.2. DEFINIÇÃO DO PROBLEMA

A análise dos dados coletados revelou necessidades e problemas específicos dos envolvidos, resumidos em um relatório de definição do problema. Os principais desafios identificados foram:

Implementar uma solução metodológica para melhoria de processos;

Tornar o planejamento integrado das eleições mais ágil e eficiente;

Garantir que o planejamento promova a sustentabilidade;

Assegurar a melhor gestão de recursos e pessoas com uma metodologia unificada.

9.3. IDEAÇÃO

Os participantes compartilharam ideias criativas e exploraram soluções para os desafios, aproveitando a diversidade de perspectivas e, a partir de metodologias preexistentes, foram identificados e adaptados os quatro modelos mais apropriados para fomentar a solução:

Pesquisa de levantamento (Survey): Coleta de informações por meio de questionários estruturados, distribuídos eletronicamente;

Hackathon/Design Sprints: Reuniões dinâmicas e competitivas para estimular criatividade e inovação em um tempo limitado, com resultados tangíveis;

Entrega Baseada em Resultados/Entrega Incremental: Foco na definição e entrega de resultados específicos dentro de um prazo determinado, com ajustes contínuos;

PDCA (Plan-Do-Check-Act): Revisão contínua dos processos de entrega para identificar e corrigir gargalos, desperdícios e ineficiências.

9.4. PROTOTIPAGEM

O protótipo foi desenvolvido combinando técnicas e ferramentas das metodologias selecionadas:

Pesquisa de levantamento: Utilização de questionários eletrônicos estruturados para obter dados dos servidores;

Hackathon: Reuniões transversais focadas em estimular a criatividade e inovação com tempo limitado;

Entrega Baseada em Resultados: Planejamento orientado a entregas, garantindo resultados mensuráveis e ajustes contínuos;

PDCA: Identificação e correção contínua de áreas de melhoria para assegurar qualidade e eficiência.

O protótipo resultante é um framework específico, denominado Metodologia Estruturada, que consiste em integrar as metodologias tradicionais aplicáveis e que possui flexibilidade para adaptações baseadas no feedback dos usuários e lições aprendidas durante o processo de teste e avaliação. Essa flexibilidade permite sua aplicação em diversos processos de planejamento, entrega e gestão em diferentes instituições.

9.5. TESTES

O protótipo será submetido a três fases de testes:

I - Avaliação inicial da eficácia, usabilidade e capacidade de atender às necessidades do Planejamento Integrado das Eleições 2024.

II - Teste em campo por monitoramento das entregas resultantes do Planejamento, através de gráficos em painéis de acompanhamento.

III - Verificação dos resultados com base nos indicadores do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ).

9.6. IMPLEMENTAÇÃO

Após os testes, o protótipo será apresentado à Gestão do TRE-TO para anuência da implementação em nível regional, podendo utilizar ferramentas desenvolvidas ou geridas pela Secretaria de Tecnologia da Informação do TRE-TO, garantindo usabilidade e adaptação à realidade da instituição.

9.7. AVALIAÇÃO E MELHORIA

Após a implementação, haverá monitoramento constante e avaliações periódicas para coletar feedback dos usuários. Essas avaliações permitirão identificar sucessos e pontos de melhoria, assegurando que as soluções permaneçam alinhadas com as necessidades e expectativas.

10. CLIENTES DO PROJETO

Gestores, servidores da Secretaria e dos Cartórios Eleitorais envolvidos no Planejamento Integrado das Eleições.

11. PLANO GERAL, CRONOGRAMA E RISCOS DO PROJETO

Período de Execução:

O projeto será executado de março/2023 a janeiro/2025

11.1 CRONOGRAMA PARA APRESENTAÇÃO DA SOLUÇÃO (METODOLOGIA ESTRUTURADA)

11.2 CRONOGRAMA PARA PLANEJAMENTO DAS ELEIÇÕES COM APLICAÇÃO DA METODOLOGIA ESTRUTURADA 

11.2. RISCOS DO PROJETO

12. EQUIPE DE DESENVOLVIMENTO

12.1. MEMBROS DO LABORATÓRIO DE INOVAÇÃO DO TRE-TO (LAB-IN)

Alexsander Ogawa da Silva Ribeiro;

Dourival Alves dos Reis Filho;

Eduardo Koelln;

Adelson Ramos de Meira; e

Liziane Venâncio Queiroz.

12.2. CÉLULA DE VOLUNTARIADO DO LAB-IN

Olga Barroso de Sousa;

Guilherme Aires Loureiro;

Paula Nayanne Bezerra Barbosa dos Santos;

Haleks Marques Silva; e

Valdenir Borges Junior.

12.3. GRUPO DE TRABALHO - PLANEJAMENTO DAS ELEIÇÕES

Edgar Carvalho Molas;

Felipe Silva Fialho;

Lívia de Souza Bessa; e

Viviane Teixeira de Castro

13. CUSTO/ORÇAMENTO

Não se aplica, visto que será utilizada equipe própria e parcerias, sem custos diretos para a administração.

     14. EVIDÊNCIAS

CONVITE Planejamento integrado das Eleições 2024.

TRE-TO reúne servidores para aperfeiçoar a prestação jurisdicional

TRE-TO reúne servidores para apresentar e discutir planejamento integrados das eleições

TRE-TO encerra nova etapa de avaliação e planejamento de eleições

Presidente do TRE-TO apresenta aos membros da Corte o Planejamento das Eleições Municipais de 2024

• E-mail do laboratório: labin@tre-to.jus.br