Redesenhando a Justiça: Facilitação Visual e Linguagem Simples para Serviços Públicos Eficientes.
1. IDENTIFICAÇÃO
PROJETO: Redesenhando a Justiça: Facilitação Visual e Linguagem Simples para Serviços Públicos Eficientes.
SETOR RESPONSÁVEL: Inovassol Centro de Inovação
PERÍODO DE REALIZAÇÃO: 11/10/2023 a 16/12/2023
TAG: Premio2024
2. INTRODUÇÃO
5.O projeto "Redesenhando a Justiça: Facilitação Visual e Linguagem Simples para Serviços Públicos Eficientes" foi estruturado com o objetivo de capacitar servidores envolvidos nas atividades preparatórias da implantação do Inovassol Centro de Inovação, onde são desenvolvidas as ações do Programa de Linguagem Simples do Poder Judiciário do Tocantins - SimplesTOC.
A Portaria Conjunta nº 16/2023, publicada em 16 de dezembro de 2023, institucionalizou o programa, que visa tornar a comunicação do Poder Judiciário mais clara, acessível e compreensível para todos os cidadãos, utilizando técnicas de Linguagem Simples e facilitação visual.
O projeto está alinhado aos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS):
ODS 4 -Educação de qualidade: assegurar a educação inclusiva, equitativa e de qualidade, e promover oportunidades de aprendizagem ao longo da vida para todos.
ODS 10-Redução das desigualdades: reduzir as desigualdades dentro dos países e entre eles.
ODS 16 - Paz, justiça e instituições eficazes: promover sociedades pacíficas e inclusivas para o desenvolvimento sustentável, proporcionar o acesso à justiça para todos e construir instituições eficazes, responsáveis e inclusivas em todos os níveis.
ODS 17 - Parcerias e meios de implementação: fortalecer os meios de implementação e revitalizar a parceria global para o desenvolvimento sustentável.
3. OBJETIVO GERAL
Capacitar servidores do Poder Judiciário do Tocantins para a implementação eficaz do Programa SimplesTOC, utilizando técnicas de facilitação visual e Linguagem Simples, com o intuito de aprimorar as atividades judiciais e administrativas, resultando em uma comunicação mais clara, acessível e eficiente tanto para os usuários do sistema de justiça quanto para as estruturas internas de comunicação.
4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Desenvolver instituições eficazes, responsáveis e transparentes em todos os níveis.
Garantir a tomada de decisão responsiva, inclusiva, participativa e representativa em todos os níveis.
Assegurar o acesso público à informação e proteger as liberdades fundamentais, em conformidade com a legislação nacional e os acordos internacionais.
Promover e fazer cumprir leis e políticas não discriminatórias para o desenvolvimento sustentável.
Sensibilizar servidores para a importância de uma comunicação acessível e transparente, destacando o papel central da facilitação visual no Programa SimplesTOC.
Melhorar o relacionamento do setor público com a sociedade por meio de uma comunicação clara, objetiva e acessível, utilizando técnicas de facilitação visual para promover maior transparência e inclusão.
Introduzir técnicas de facilitação visual em processos judiciais e administrativos para simplificar informações complexas e aumentar a compreensão por parte dos usuários do sistema de justiça.
Capacitar servidores em técnicas de comunicação visual e escrita, com foco na clareza, concisão e eficácia da mensagem, enfatizando a utilização de elementos visuais para facilitar a compreensão.
Apresentar aos servidores as possibilidades de aprimoramento das atividades judiciais e administrativas do Poder Judiciário, para que sejam eficientes e centradas nas necessidades de comunicação dos usuários, com especial atenção à integração de elementos visuais.
Analisar e redesenhar os fluxos de comunicação interna do Poder Judiciário para garantir que sejam eficientes e alinhados com os pilares da Linguagem Simples, incorporando a facilitação visual como uma ferramenta essencial.
Aplicar a ferramenta de facilitação visual a casos concretos do Tribunal de Justiça do Estado do Tocantins, através do exercício denominado “Ateliê de Dados”, promovendo a prática e a consolidação dos conhecimentos adquiridos, e demonstrando o impacto positivo da visualização na comunicação jurídica.
5. PROCESSO DE COCRIAÇÃO E METODOLOGIA
5.1. Abordagem Metodológica: A implementação do projeto seguiu a abordagem do Design Thinking, que envolve cinco etapas: Empatia, Definição, Ideação, Protótipo e Teste. Essa metodologia foi aplicada de maneira estruturada para garantir a participação ativa e representativa dos atores impactados, tratando-se de uma resposta estratégica e inovadora para enfrentar os desafios complexos e multifacetados presentes no contexto jurídico-administrativo do Poder Judiciário.
5.2. Etapas do Processo de Cocriação:
5.2.1. Empatia:
Objetivo: Compreender profundamente as necessidades dos servidores e usuários do sistema judiciário.
Ações:
Entrevistas e observações dos participantes durante as oficinas realizadas na Escola Superior da Magistratura Tocantinense - ESMAT, em 30/10/23, 31/10/23 e 1º/11/23.
Mapas de Empatia: Após ministrado o conteúdo teórico/sensibilização pelo palestrante, os servidores participantes, com perfis bem diferentes um dos outros, atuaram como usuários do sistema judiciário para identificar suas dificuldades e necessidades em relação à comunicação de documentos. Visualização das dores, necessidades e desejos dos diferentes grupos envolvidos.
5.2.2. Definição:
Objetivo: Definir claramente os problemas de compreensão do documento a serem resolvidos.
Ações:
Análise dos dados coletados na fase de empatia para identificar padrões e insights.
Definição do problema central como a complexidade e inacessibilidade dos documentos judiciais e administrativos.
5.2.3. Ideação:
Objetivo: Gerar o maior número possível de ideias para resolver o problema definido.
Ações:
Sessões de brainstorming com equipes multidisciplinares para gerar ideias inovadoras voltadas a facilitar a compreensão do documento a qualquer pessoa.
Seleção das melhores ideias com base em critérios como viabilidade, impacto e simplicidade.
5.2.4. Protótipo:
Objetivo: Criar protótipos das soluções selecionadas.
Ações:
Desenvolvimento de cinco protótipos de documento utilizando linguagem simples e elementos visuais.
Criação de ferramentas de apoio para a criação de documentos de fácil compreensão.
5.2.5. Teste:
Objetivo: Testar os protótipos com os usuários finais e coletar feedback.
Ações:
Testes com servidores do sistema judiciário (com perfis e níveis de conhecimento jurídico diversos) para avaliar a eficácia dos protótipos, já que eles mesmos representam parte significativa do público-alvo da portaria.
Coleta de feedback e iterações nos protótipos para melhorá-los continuamente.
5.3. Oficinas de Cocriação:
Realização de três dias de oficinas na ESMAT:
Participação dos atores identificados (INOVASSOL, PRESIDÊNCIA, DIRETORIA-GERAL; DIRETORIAS SETORIAIS - DIADM, DTINF, CECOM, DIGEP - CORREGEDORIA - ASPLAN e ASCOM- ESCOLA SUPERIOR DA MAGISTRATURA, COORDENADORIA DE GESTÃO ESTRATÉGICA) para, após receberem conteúdo teórico, discutir e desenvolver a versão simplificada de uma portaria (receberam a versão padrão da minuta que, posteriormente, institucionalizou o Programa SimplesTOC).
Divisão dos participantes em cinco grupos, com a testagem sendo feita ao propor que um representante de cada grupo apresentasse sua percepção do projeto do outro grupo.
5.4. Consolidação das Melhores Iniciativas:
Ações:
Consolidação das melhores iniciativas pelo facilitador Rafael Rodrigues, Sidan Orafa, especialista, e pela servidora que propôs o programa SimplesTOC, adaptado de pesquisa de mestrado em andamento.
Apresentação do projeto à Presidência do Poder Judiciário do Estado do Tocantins junto com a minuta padrão, que constou do anexo único da portaria publicada em 16/12/2023.
6. RESULTADOS
Desenvolvimento da versão simplificada da Portaria Conjunta Nº 16/2023 por meio de ferramentas e técnicas de facilitação comunicacional, abrangendo o público interno e externo.
Melhoria da comunicação interna e externa, facilitando a compreensão de políticas, procedimentos e decisões judiciais.
Capacitação dos servidores com técnicas de facilitação gráfica e visual, permitindo-lhes replicar o aprendizado nos processos de trabalho.
7. PRODUTO - Anexo Único da Portaria Conjunta 16/2023 -TJTO:
Versão Simplificada da Portaria Conjunta nº 16, de 16 de dezembro de 2023, que criou o Programa SimplesTOC no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Tocantins. Insere-se no Planejamento Estratégico Institucional 2021-2026 do Tribunal de Justiça do Estado do Tocantins (TJTO), aprovado pela Resolução nº 47, de 11 de dezembro de 2020, e na Meta 7 do Plano de Gestão do TJTO Biênio 2023/2025, com a finalidade de aprimorar a comunicação com a sociedade usando técnicas como a linguagem simples e a facilitação visual:
8. PRÓXIMOS PASSOS
Implementação: A implementação das diretrizes e ferramentas desenvolvidas ocorreu com a publicação do anexo único da portaria em 16/12/2023. Desde então, documentos como o Plano de Logística Sustentável (PLS) simplificado têm sido produzidos adotando a técnica de Linguagem Simples.
Monitoramento e Avaliação: A eficácia das soluções implementadas está sendo monitorada e avaliada continuamente no âmbito do programa SimplesTOC (processo SEI nº 23.0.000004872-0). Ajustes estão sendo feitos conforme a necessidade, para garantir a eficácia das ferramentas e técnicas desenvolvidas.
Expansão: A expansão do programa está sendo explorada por meio da rede SimplesTOC (minuta do termo de cooperação em anexo), com projetos cadastrados na plataforma RenovaJud:
Um SimplesTOC no EAD TJDFT+Simples;
Desvendando o Plano de Logística Sustentável.
9. CONCLUSÃO
O uso da abordagem do Design Thinking permitiu uma participação ativa e representativa dos atores impactados, resultando em soluções cocriadas que atendem às necessidades reais dos usuários.
O Programa SimplesTOC, com sua versão simplificada da portaria e ferramentas associadas (facilitação comunicacional proporcionada por este projeto), está pronto para transformar a comunicação no Poder Judiciário do Estado do Tocantins, tornando-a mais clara, acessível e inclusiva. A sensibilização e capacitação dos servidores são fundamentais para o sucesso dessa transformação, e cada servidor tem um papel crucial na implementação e manutenção dessas novas práticas.
9.1 Atendimento aos Critérios do Prêmio CNJ de Qualidade (Portaria CNJ nº 353/2024)
Critérios Atendidos:
Design Thinking: Utilização da abordagem do Design Thinking, comprovando a representatividade no design da solução mediante participação dos atores impactados.
Ferramentas e Técnicas Inovadoras: Desenvolvimento de protótipos de documento utilizando linguagem simples e elementos visuais.
Capacitação e Implementação: Capacitação dos servidores e implementação das diretrizes e ferramentas desenvolvidas.
Monitoramento e Avaliação: Monitoramento contínuo da eficácia das soluções implementadas e ajustes conforme necessário.
Expansão e Replicabilidade: Exploração da expansão do programa por meio da Rede Estadual de Linguagem Simples - SimplesTOC, com projetos cadastrados na plataforma RenovaJud.
10. EVIDÊNCIAS
10.1 Participantes da Oficina “Facilitação Gráfica e Visual para Redesenho de Serviços Públicos”:
10.2 Registros da oficina com a abordagem do Design Thinking:
https://drive.google.com/drive/folders/1-II-SRwfhviZjegaNC46kDDUe3zr02FU