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FROTA VERDE - TRF1 e TRF6

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Nome do Projeto: Frota Verde

Tribunais/Laboratórios participantes :

• TRF6 (iluMinas)
• TRF1 (LabJF1)
• JFBA (LABahia)

Gestor do Projeto:

• Vânila Cardoso André de Moraes - Juíza Auxiliar da Presidência do TRF6
• Maria Cândida Carvalho Monteiro de Almeida - Juíza Federal Consultora do LabTRF1
• Clara da Mota Santos Pimenta Alves - Juíza Auxiliar da Presidência do TRF1

Gerente do Projeto:

• José Fernando Barros e Silva
• Liliana Kelsch Sarmento
• Silene Soares Lemos
• Adriana Saraiva Ferreira

Justificativa: A Resolução CNJ nº 400/2021 exige modelos de gestão sustentáveis no Poder Judiciário. Atualmente, os dados de combustíveis são coletados manualmente, gerando inconsistências. Este projeto visa automatizar a coleta de dados, garantindo precisão e transparência, alinhando-se aos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS) e aos macrodesafios nacionais do CNJ.

Objetivo Específico: Desenvolver uma ferramenta colaborativa entre TRF6, TRF1 e SJBA para automatizar a coleta de dados de combustíveis, tornando-a mais confiável e transparente.

1. Conhecendo as etapas 

11.1 Realizar Oficina de Design Thinking junto aos Laboratórios de Inovação 

Foram gerados relatórios pelo sistema Ticket Log e Prime Benefícios compilados em planilha de Excel para servir de base no Power BI. ODS Trabalhados no Projeto:

• ODS 12: Assegurar padrões de produção e de consumo sustentáveis.
• ODS 13: Tomar medidas urgentes para combater a mudança climática e seus impactos.

Indicadores do Projeto:

• Percentual das entregas executadas.

Metas:

• Coletar dados de forma 100% eletrônica até dezembro de 2024.
• Apresentar dados através de um painel de BI.

Escopo:

• Realização de oficinas de design thinking.
• Reuniões de discussão do projeto.
• Solicitação e recebimento de planilhas de dados de combustíveis.
• Orientação às unidades de transporte.
• Construção de ferramenta para tratar os dados.
• Coleta mensal dos dados via PDF ou aplicativo.
• Elaboração de painel de BI.
• Avaliação dos resultados e satisfação dos envolvidos.

Restrições:

• Sem integração com sistemas internos atuais.
• Não criação de IA Generativa.

Premissa:

• Possibilidade de expandir o projeto para outros indicadores da Resolução CNJ 400/2021.

Riscos e Ações Mitigatórias:

• Baixa adesão ao uso da ferramenta: campanhas de conscientização.
• Inconsistências nos dados enviados pela empresa: tratativas com a empresa.
• Problemas no desenvolvimento da ferramenta: colaboração entre equipes.
• Dificuldades na confecção dos painéis de dados: alinhamento com equipe técnica experiente.

Cronograma Macro:

• Início: 21/03/2024
• Término: 12/12/2024
• Custos Estimados: Sem custos

Aspectos Técnicos: Utilização das ferramentas Microsoft (PowerBI e PowerApps), com coordenação técnica pela equipe do NUCGE da JFBA, em colaboração com TRF1 e TRF6.

Demandas Legais: O projeto atende às Resoluções CNJ 325/2020 e CNJ 400/2021 (alterada pela Resolução CNJ 550/2024)

Compilado do Relatório Final:

Alinhamento Estratégico:

TRF1 

Macrodesafios 

1. Aprimorar e estrutura e os processos de trabalho; 
2. Eficiência no uso dos recursos e redução de desperdício; 
3. Gestão orçamentária e de planejamento; 
4. Monitoramento e transparência. 

 Objetivos Estratégicos: 

1. Aprimorar a estrutura e os processos de trabalho; 
2. Elevar a qualidade dos serviços prestados; 
3. Incentivar a inovação; 
4. Promover a adoção de práticas sustentáveis nas iniciativas e nos processos de trabalho; 

 TRF6 

Macrodesafios: 

1. Fortalecimento da relação institucional da Justiça Federal com a sociedade  
2. Promoção da Sustentabilidade 
3. Aperfeiçoamento da gestão administrativa e da governança judiciária  

Objetivos Estratégicos:  

1. Estabelecer mecanismos mínimos de gestão operacional; 
2. Incentivar a aproximação e melhorar a comunicação com a sociedade;  
3. Estabelecer parcerias interinstitucionais visando aumentar a qualidade dos serviços prestados. 
4. Aprimorar o controle interno e a transparência dos processos administrativos; 
5. Promover a sustentabilidade ambiental, econômica e social; 
6. Agilizar os trâmites administrativos. 

Objetivo: 

Desenvolver de forma colaborativa entre o TRF6, TRF1 e SJBA, uma ferramenta que automatize a coleta de dados de combustíveis, bem como o torne mais confiável e transparente. 

Custos 

O projeto se desenvolveu sem custos, utilizando-se mão de obra dos servidores, terceirizados e estagiários das unidades envolvidas. Inclusive, para o desenvolvimento da ferramenta foi utilizado o sistema disponível pela Microsoft Power BI, já incluso na licença dos dois órgãos. 

Metodologia 

O projeto foi conduzido utilizando a abordagem do Design Thinking, permitindo uma compreensão profunda do problema por meio da empatia com os usuários e a colaboração entre as partes envolvidas.  

Durante o processo de ideação, foram geradas diversas soluções criativas, seguidas da identificação e priorização daquelas com maior potencial de impacto. O protótipo foi construído e será submetido a testes, com o objetivo de validar sua eficácia junto à equipe dedicada, promovendo ajustes e refinamentos conforme necessário. 

Para o acompanhamento do desenvolvimento do projeto foram realizados encontros quinzenais com intuito de verificar as entregas, priorizações e repasses de orientações e as etapas do projeto. 

Resultados Previstos 

Desenvolver ferramenta que automatize a coleta de dados de combustível 

Principais etapas 

1. Contato com a área de Segurança e Transporte 
2. Realização da oficina de Design Thinking 
3. Intercâmbio de Informações para extração dos dados 
4. Entrega da ferramenta 

Conhecendo as etapas 

•  Realizar Oficina de Design Thinking junto aos Laboratórios de Inovação;

Nos dias 21 e 22/03/2024, das 13h às 16h, foi realizada a oficina com o tema: Necessidade de melhorias no processo de trabalho da coleta dos dados de consumo de combustível, informações exigidas pelo CNJ para preenchimento do PLS-JUD. Participaram os servidores envolvidos do TRF6, área de transporte, sustentabilidade e do IluMinas, também integrantes das mesmas áreas do TRF1 e da Seção Judiciária da Bahia. 

• Reuniões para discussões sobre o projeto;

Durante o desenvolvimento do protótipo foram realizadas reuniões quinzenais, para adequações e acertos com as planilhas enviadas pelo setor de transporte e para a construção da ferramenta. 

• Orientação junto as unidades de transporte sobre os dados necessários apresentados no relatório da empresa (mensal, correção das inconsistências dos dados de combustível) e disponibilização em formato PDF ou EXCEL;

Foram realizadas diversas reuniões entre as equipes envolvidas, principalmente com a unidade de transporte, para solicitar junto a empresa contratada um sistema de controle que não permita o cadastro de uma quilometragem menor que a anteriormente informada para o veículo. Isso resolve o problema de registro de “quilometragem negativa” nos relatórios de combustível.

• Tratativas junto a empresa contratada/setor de transporte para o correto fornecimento dos dados;

O correto fornecimento dos dados é um dos aspectos mais importante do projeto, pois são eles que alimentarão o painel e o sistema do PLS-Jud, portanto, foi ajustado junto ao setor de transporte a necessidade da correção/exatidão na coleta dos dados, tratativa essa que foi realizada com a empresa contratada para possibilitar os ajustes necessário nos relatórios. Na Seção Judiciária da Bahia, conseguiu-se acesso ao sistema da contratada para a extração direta dos dados que alimentam o painel. 

• Criação de ferramenta para controle e monitoramento dos indicadores de combustível;

Durante essa etapa houve diversas discussões e foi sugerido o desenvolvimento de um aplicativo para registro paralelo do consumo e quilometragem dos veículos pelos servidores da JF, para uma comparação com os dados extraídos do sistema da empresa contratada. Desse modo, qualquer incorreção nos dados do sistema seria prontamente identificada.

• Coleta dos dados através da leitura de PDF ou EXCEL dos relatórios ou de aplicativo (mensal);

Foram gerados relatórios pelo sistema Ticket Log e Prime Benefícios compilados em planilha de Excel para servir de base no Power BI. 

• Elaboração de painel de BI para apresentação pública dos dados (com regras de atribuição de preenchimento e prazo); 

Como o SJBA já possuía um Dashboard de Sustentabilidade, o TRF1 e o TRF6 demonstraram interesse em desenvolver seu próprio painel, foi decidido, após algumas reuniões, que cada Tribunal criaria seu próprio painel de BI de forma independente. Em ambos os Tribunais, foram desenvolvidos painéis que consolidam os principais indicadores relacionados ao abastecimento de veículos. Eles permitem o acompanhamento detalhado do consumo de combustível, custos envolvidos, informações dos veículos e registros como o responsável pelo abastecimento, data, valor, quilometragem, entre outros dados relevantes. 

Imagem 1: Página Inicial/SJBA                                                Imagem 2: Página sobre combustíveis/TRF6                               Imagem 3: Página Inicial/Capa TRF6 - Versão Público Externo      Imagens 4 e 5: Páginas sobre combustíveis e controle/TRF1

• Análise dos resultados para a sociedade; e

O projeto Frota Verde apresenta benefícios significativos para a sociedade ao promover práticas sustentáveis e inovadoras no âmbito do Poder Judiciário. Com o uso de tecnologia para automatizar a coleta e análise de dados de consumo de combustíveis, o projeto reduz inconsistências e erros, colabora com o bem-estar dos servidores retirando-os dessa atividade repetitiva, aumenta a transparência e melhora a eficiência na gestão de recursos públicos. Além disso, alinhado aos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável da Agenda 2030, como os ODS 12 e 13, contribui para a mitigação de impactos ambientais por meio do controle e da otimização do uso de combustíveis e da integração de sistemas, fortalecendo a governança ambiental e social. Esses avanços reforçam a relação institucional com a sociedade e demonstram o compromisso com a responsabilidade ambiental e a melhoria contínua dos serviços prestados. 

• Apresentação dos resultados obtidos com a implementação do projeto. 

A apresentação dos resultados obtidos com a implementação do projeto em Power BI para a sociedade seria estruturada da seguinte maneira: 

1. Consumo racional: Medidas para promover o consumo racional de combustíveis serão implementadas através do monitoramento constante de gastos por quilometragem. 
2. Aumento da eficiência: O tempo gasto na coleta de dados foi reduzido, liberando recursos humanos para outras tarefas com mais dedicação, tempo e qualidade. 
3. Transparência aprimorada: Com os dados sendo coletados e disponibilizados de maneira mais estruturada, a transparência para a sociedade melhorará, permitindo um acesso mais fácil e compreensível às informações sobre as práticas de sustentabilidade dos tribunais e da seccional. 
4. Redução de custos: A eficiência na gestão dos dados de combustíveis possibilitará uma melhor negociação com fornecedores, podendo resultar em economia de custos. 
5. Sustentabilidade: A análise detalhada e o controle eficiente do consumo de combustíveis irá contribuir para as práticas de gestão ambiental, alinhando-se com os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável 12 (Assegurar padrões de produção e de consumo sustentáveis) e 13 (Tomar medidas urgentes para combater a mudança climática e seus impactos) da Agenda 2030. 

 LINK DE ACESSO AOS PAINÉIS:

No TRF6, o painel encontra-se disponível no portal na parte de Estatística, e pode ser acessado por meio do link Microsoft Power BI.

No TRF1, o painel encontra-se disponível no portal do tribunal, na seção de Painéis Públicos e pode ser acessado pelo link: Painel de Controle de Combustíveis - TRF1. Já na SJBA, o painel pode ser consultado através do link Controle de Abastecimento de Veículos. 

• E-mail do laboratório: NULAB@trf1.jus.br